様々な企業にある紙。
契約書、見積書、カタログ、提案資料など、皆様どのような管理をしてるでしょうか。
以前はスペースの問題等もあり電子化を進めている企業が多い傾向がありましたが、今は「働き方改革」など業務の見直しを行い効率化を行うために、電子化を検討する企業も増えてきています。
多くの企業にまだまだある紙、どのように電子化を進めていくべきか？進め方のポイントについてご紹介します。
e-文書法
e-文書法は従来法律で、紙での保存が義務付けられている文書を電子データで保存することを容認する法律です。帳簿や請求書、領収書など今まで紙が当たり前だったものを電子化し業務を効率化していくことで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としています。
しかし、e-文書法をでは文書によりすべてを満たす必要はないですが、下記のような要件があり、少しe-文書法を目的に電子化する場合はハードルが高くなり、まだまだ企業に浸透できてない状況だと思います。
- 見読性
- 完全性
- 機密性
- 検索性
今回はこういったe-文書で定める文書ではなく、企業に混在する様々な紙書類の電子化の方法についてご紹介します。
電子化とは？
ざまざま紙文書を電子データで管理していく事になります。今ある紙データを電子化するケースもありますが、今は紙で行っている物をパソコンやスマートフォンなどから入力して管理するような仕組み作りも電子化です。
例えば社内の申請を記入はエクセルやワードを利用して記入するが、実際の申請は印刷して、紙でまわすような運用も、申請から決裁までの流れをシステム化していくことは、電子化になります。
電子化のメリット
では電子化する事でどのようなメリットがあるのでしょうか？電子化をすることで様々な業務の効率化を実現することが可能です。「働き方改革」などでまず一番に取り組む内容の一つに業務の効率化があると思いますが、電子化は業務効率化を行う上で効果の大きい取り組みです。
ではどのような面で効率化ができるのでしょうか。
検索が楽になる
紙で保管していると必要な時に探す為に保管場所に行き、一枚一枚探さないといけません。
しかし電子化しておくとパソコンから簡単にデータを探すことができるようになります。皆様もパソコンのフォルダから簡単に検索できるイメージはわかると思います。
紙を電子化することで、ちょっとしたことかもしれませんが、意外に時間のかかる探す手間を大幅に削減することが可能になります。
集計が楽になる
紙のデータを集計する場合は、一枚一枚確認して、集計するシステムやエクセルに転記しながらデータにして集計していく必要があります。
電子化により紙の入力をやめ初めから電子データで入力すると集計も自動できにされる仕組みが構築できます。
集計のためだけで、1日中時間をかけているようなことがあれば、そういった業務を大幅に効率化できます。
スペース確保が必要なくなる
紙で保管の場合は、どうしてもスペースを取ってしまいます。また資料によっては数年は保管しておく必要の書類もあり、年々スペースを占領してしまいます。企業によっては書類の保管用の部屋が複数個あるような企業もあるかと思います。
しかし電子化するとデータでの保管になるため、スペースは必要なくなります。パソコンやNAS（データ保存用のハードドライブ）の容量が許す範囲で、保管することができます。
最近はテラ単位の容量のドライブも安価に購入ができるようになっていますので、相当のデータを保存はあまりコストをかけずに行うことが出来ます。
社外からでも閲覧出来る
紙データの場合は、その紙がある場所までいかないと確認ができませんが、データで管理するとクラウドストレージなどに入れていれば、社外からでも閲覧することができます。
昔は、カタログや提案資料をカバンに詰めて訪問していた営業も今はタブレットなどで、簡単に様々な資料を持ちあることも可能になります。
このように社外から閲覧できるような環境を作ることで、今まで以上に便利に業務を進めることも可能になります。
簡単にバックアップ出来る
万が一に備え、複製を作っておく必要がある場合も、紙はコピーする手間、スペースが必要になります。
電子化できていれば、バックアップは簡単にできます。またデータセンターなどにバックアップデータを保存することもできますので、震災などの万が一の事態にも対策が可能になります。
このように事業継続の観点からも電子化は有効です。
入力が楽になる
紙で運用している場合、毎回手で入力する必要が出てきます。日付、会社名、電話番号など毎回入力するような項目も毎回手書きで書く必要があります。
電子化していれば、コピーが簡単にできますので、一度データ化していればあとはコピーしながら入力することが可能になります。
毎回紙で手書きしている業務があれば、一つ一つは大した時間ではなくても、たまっていけば膨大の時間をかけていることになります。
このような入力の手間も効率化していくことが可能です。
セキュリティが強化される
紙だと盗難や紛失リスクは高かったが、電子化するとデータやフォルダ単位に閲覧ようのパスワードを設定ができます。
また誰がいつデータを持ち出したかなどのログ管理もできるので、問題があった際に追跡ができる環境も構築できます。
リスクが0（ゼロ）になるわけではないのですが、紙での運用と比較すると電子化することでリスクを軽減していくことが可能です。
電子化のデメリット・課題
電子化には大きなメリットがありますが、なかなか導入が進まない企業も多いです。ここでは電子化するデメリットや導入を進めるための課題について紹介していきます。
定着するのに時間がかかる
電子化できる環境を準備しても社員が運用してくれないと意味がありません。どうしても今まで紙の運用で慣れていると、定着するのに時間がかかてしまいます。
せっかくドライブを共有できる環境を作っても会議で紙を印刷してもってくる人など、どうしても紙を捨てられない人も多いです。
慣れれば、便利になるのですが以外に慣れるまでのハードルは企業によっては高いものになり、運用定着までに時間がかかってしまうケースがあります。
導入コストがかかるケースがある
電子化するには基本パソコン等の機器が必要になります。今は多くの企業で業務でパソコンを導入していると思いますが、あまり導入されていないとどうしても導入コストはかかってきます。
また文書管理などのシステムも含めて検討する場合はそのようなシステムの導入費用も必要になります。
最近はパソコンも安くなってきていますが、コストはかかってしまい、導入に踏み切れない企業は多いです。
IT知識が必要になる
IT知識が低い社員が多い会社では、どうしても導入が進まないケースが発生します。パソコンアレルギーのような人は、どうしても電子化に最後まで抵抗してしまいます。
そのような社員がいる場合は、パソコンを使えるようにする必要があり、導入までに非常に労力がかかってしまいます。
企業によっては今後のIT化を進めるためにトップダウンでIT知識の向上を社員に普及している会社もあり、電子化のメリットは十分わかっていて行っていきたいと思っているが、社員のITスキルが原因で電子化に踏み切れない企業も多いです。
電子化を進めるステップ
電子化していくためにはステップがあります。ここでは各ステップについて紹介します。
電子化が必要な業務や紙がどれほどあるか？
現在紙で運用しているものを洗い出ししていきます。またエクセルなどで管理しているようなものもシステム化することで、大幅な効率化ができる可能性がありますのでそういったものも洗い出しておきましょう。
電子化の効果を洗い出し（現状の手間や課題の把握）
紙で運用しているリストができると、それぞれ電子化するとどのような効果がでるか整理していきます。
特に現在その運用でどれぐらい時間がかかっているか？電子化することでその時間がどれほど削減できるか？など目に見える効果も把握していきます。
また作業効率だけでなく、リスク等があれば洗い出ししておきます。
例えば、稟議書などの申請業務を紙でしているのであれば、申請途中での紛失リスクなども想定されます。そのようなリスクも電子化の効果を見極めるために洗い出ししておきましょう。
効率化・リスク軽減等の観点で、電子化の優先順位を決めていきます。
電子化の課題を洗い出し
電子化の効果が高そうな優先順位の高い内容について課題を整理していきます。課題の例として参考に下記のようなことが課題と上がるケースが多いです。
- 社員のITスキルはどうか？
- 導入する費用の課題
- 法令等の関係で電子化の難易度が高い
課題解決策を実施
ここから具体的な導入検討に入ってきます。
システム導入が必要と判断した場合は、システムの提案をしてもらうなど具体的な導入コストを洗い出していきます。
コストによっては導入の決済がとれないケースもあるので、効果とコストを整理して経営者や部門長等の判断を仰ぐ必要が出てきます。
システムを検討、導入
実際にシステム導入を行い、運用をスタートさせます。
導入してからも想定外の課題がでるケースはあるので、運用が定着するまでは運用状況を把握していき、より運用効果がでるように対策を行っていく必要があります。
電子化しておきたい社内の紙運用
「働き方改革」等で働く環境の多様化が進む中、申請業務は電子化の筆頭になってくると思います。テレワーク環境からでも申請、承認、決裁ができる仕組みを構築し、「脱ハンコ」を目指しましょう。
また申請業務の電子化は承認フローをスピーディーに進めることができるので、経営の判断スピードも向上させることもできます。
電子化に便利なツール
電子化には便利なツールがあります。クラウドサービスで導入こすとも安価なものが多いです。
クラウドストレージ
クラウド上にデータ保存できるストレージのサービスです。
インターネットがあればどこでもファイル共有が可能になります。外出の多い営業マンの資料保管としても活用できます。
テレワークなどを行う際にもこのようなサービスはとても便利です。
業務アプリ作成ツール
例えば、顧客管理や営業管理、販売管理などそれぞれ専門のシステム導入をする場合はそれなりのコストがかかってしまいます。
業務アプリ作成ツールは、ノンプログラミングで誰でもアプリが作成できます。ほんとに簡単に作成ができます。
専門システムまでの機能はもっていないですが、簡易的なものであれば自分たちで自由に業務効率化のためのシステムが構築できます。
まとめ
「働き方改革」や新型コロナウイルスの流行などの影響により、業務の効率化は多くの企業で必須になってきています。
業務の改善や効率化を考えるときにまずは、出てくるのが電子化です。電子化することで様々な業務を効率化していくことはもちろん、電子化することで様々な分析ができる環境ができ、経営戦略にも役に立つ仕組みが構築できるようになります。
今まで当たり前のように紙で運用している業務も電子化できるか？少し考えてみてもいいのではなでしょうか。
