【エクセル】名簿管理シートの作成手順｜活用すべき機能と注意点も

顧客の名刺やクライアントの情報など、企業が取り扱う名簿情報は数が膨大で管理に手間がかかります。顧客やクライアントとの信頼関係の維持はもちろん、スムーズに事業を進めるにも、適切な名簿管理が必須です。

名簿管理はエクセルでも対応できます。さまざまな用途で使えるエクセルは、多くの企業が名簿管理に活用しています。エクセルでの名簿管理を考えている方は、やり方や便利な機能をチェックしておきましょう。

今回は、エクセルで名簿管理シートを作る方法と活用すべき機能について解説します。便利な業務アプリ作成ツールも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

【簡単3STEP】エクセルでの名簿管理シート作成手順

エクセルでの名簿管理は特別なスキルがなくてもできます。スムーズに名簿管理シートを作成するには、手順をイメージしておくことが大切です。

まずは、管理する対象を明確にしてデータを入力していきます。必要に応じて列幅を調整しましょう。

ここでは、エクセルでの名簿管理シートの作成手順を詳しく解説します。

STEP1：管理項目の決定

管理項目は、データ管理の目的に合わせて決定します。BtoCまたはBtoBによって管理項目は異なるため、自社に必要な管理項目は何か考えましょう。

管理項目の具体例は、下記の通りです。

可視性を高めるために、入力する管理項目はある程度絞り込むことがポイントです。

STEP2：管理データの入力

管理項目が決定したら、エクセルに管理データを入力します。総務省では、データの管理や二次利用のしやすさを考慮して定めた表記方法のルールを公表しています。

（出典：総務省「統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」）

管理データの入力の主なポイントは、下記の通りです。

1つのセルに複数のデータが入っていたり文字列やスペースが使用されていたりすると、データ活用するときに上手く読み取れなくなる可能性があります。修正の手間を省くためにも、ルールを意識してデータを入力しましょう。

STEP3：列幅の調整

管理項目の決定と管理データの入力だけでも名簿管理シートとして活用できます。しかし、管理データを入力した状態は情報の羅列にすぎません。データがセル内に収まりきらず見切れていると、見づらくなりデータを読み誤る原因になります。

データを一目で把握できるようにするためにも、列幅を自動調整してデータをすべて表示させましょう。列幅は下記の手順で調整が可能です。

列幅の調整後は、正しく反映されているかどうか確認しましょう。

エクセルでの名簿管理シートがより便利になる！活用すべき機能4選

エクセルには、名簿管理が便利になる機能がいくつかあります。エクセルでの名簿管理シートをより便利に活用するためにも、活用すべき機能をマスターしておきましょう。

以下では、活用すべき機能の概要とやり方、機能を活用する上での注意点を解説します。

ウィンドウ枠の固定

ウィンドウ枠の固定は、表示しておきたい部分を常に先頭に表示させる機能です。項目名が見える状態を保てるため、知りたい情報を把握しやすくなり作業のミス軽減にもつながります。

縦や横に長くなりやすい名簿管理シートには、ウィンドウ枠の固定がおすすめです。

ウィンドウ枠を固定するには、画面上部の「表示」から「ウィンドウ枠の固定」をクリックして固定したいセルを選択します。先頭にある複数の行や列を固定したり、行と列を同時に固定したりすることも可能です。元の状態に戻したいときは、「ウィンドウ枠固定の解除」を選択しましょう。

管理シートのサイズを変更するとウィンドウ枠の固定が解除されることがあります。解除されたときは、再度設定が必要です。

テーブル機能

テーブル機能は、表の見た目を整えるための機能です。複数ある書式パターンから好みのスタイルを選択しておくことで、色の配色や濃淡の調整がしやすくなります。

また、データを追加すると自動でテーブル拡張されて書式設定が維持されるため、データの追加や修正もスムーズです。

テーブル機能を使うときは、表にカーソルを合わせて画面上部の「ホーム」から「テーブルとして書式設定」を選択します。「挿入」から「テーブルの作成」でもテーブル機能の設定が可能です。

テーブル機能では、周囲のデータも含めてテーブルとして認識されることがあるため注意が必要です。表の周りには空白行を入れて、表と表以外の部分を明確にしましょう。

フォーム機能

フォーム機能は、入力すべき項目を分かりやすく表示できる機能です。セルに対応する各項目が自動的に認識されるため、確認ミスや入力ミスを防ぐ効果が期待できます。管理するデータ数が多いほどメリットが大きい機能と言えます。

フォーム機能は初期設定では非表示になっているため、事前に設定変更をしておきましょう。まずはメニューの「オプション」から「クイックアクセスツールバー」を選択し、「フォーム」を追加します。

データの確認や入力をしたいときは、セルを選択した状態で「クイックアクセスツールバー」の「フォーム」をクリックしましょう。

フォームに表示される項目数には制限があり、32列以上の項目を入力するにはフォームを2つ以上作成しなければなりません。また、フォームから数式の修正はできないため、シートで直接修正が必要です。

データの入力規制

データの入力規制は、表記の揺れや入力ミスの防止に役立つ機能です。入力規制をすると選択肢から入力内容を選んで入力できるようになります。

データの入力規制の主な種類は、下記の通りです。

データの入力規制をするときは、規制したい項目を選択して画面上部の「データ」から「データの入力規制」を選んでクリックします。次に「元の値」に選択肢となる項目を入力します。

選択肢となる項目の入力では、「男性，女性」「はい，いいえ」のように、間にコンマを入れて区切ることがポイントです。選択肢となる項目が正しく表示されるように「空白を無視する」「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れておきましょう。

エクセルで名簿管理を行うときの注意点

エクセルは、便利な機能が豊富で使いやすいことがメリットです。一方で、名簿管理にエクセルを活用するときは、いくつか注意しなければならないポイントもあります。

エクセルで名簿管理を行うときは、下記の内容に注意しましょう。

エクセルは個人利用を目的としているため、共同作業には不向きです。エクセルでの名簿管理は、複雑すぎる設定を避けて担当者以外の人でも扱える内容にしておきましょう。

万が一に備えてファイルのバックアップを取っておくことや、情報漏洩を防ぐためにファイルにパスワードをかけておくことも大切です。

名簿管理システムの作成・導入なら「@pocket」がおすすめ！

エクセルでの名簿管理のデメリットが気になるときは、名簿管理システムの導入がおすすめです。

ただし、名簿管理システムは商品によって機能性が大きく異なるため、自社のやり方に100%適した機能が備わっているとは限りません。

まずは名簿管理システムの特徴をチェックして、メリットが大きい商品を探しましょう。

名簿管理システムの作成・導入を検討中であれば、ノンプログラミング業務アプリ作成ツールの「@pocket」がおすすめです。

「@pocket」の主な魅力は、下記の通りです。

名簿管理システム「@pocket」は、気になるエクセルの注意点をカバーしつつ、低コストで名簿管理を継続できます。

まとめ

エクセルで名簿管理シートを作成するときは、管理項目を決めて項目ごとにデータを入力します。一目で見やすくするためには、列幅の調整まで済ませることがポイントです。ウィンドウ枠の固定やテーブル機能など便利な機能を活用すると、入力ミスを防いで業務効率を上げることができます。

しかし、エクセルの名簿管理にはデメリットや注意点もあるため、上手く使いこなせない可能性があります。エクセルでの名簿管理のデメリットが気になるときは、業務アプリ作成ツールの「@pocket」を利用してみましょう。

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