「働き方改革」と言えば、企業は何をするイメージがあるでしょうか。
残業の削減をイメージする人は多いのではないでしょうか。残業をなくす為に、ノー残業デーの日を週に1回作ったり、場合によっては残業できないようにパソコンを使えないようにしている企業もあります。
もちろん、「残業をなくす」という面で言えば、効果はあると思いますが、実際残業を強制的になくして仕事も減っていくわけではありません。
残業出来ない分、たまった仕事は、土日の休みに出勤したり、家で仕事をしたり、または朝早起きして対応したりと余計に仕事の疲れ、ストレスが増大してしまう可能性もあります。
そうなると社員のモチベーションは低下し、せっかくはじめた「働き方改革」の取り組みが、かえって悪い方向にいってしまいます。
本来のステップはこちらのようなステップが理想です。
- 仕事を効率化する
- 早く仕事が終わる環境になる
- 残業が減る
これなら、売上も落とさず、社員のモチベーションも今まで以上に保つことが可能です。モチベーションがアップすれば、更に売上アップも望めます。
このようなステップで残業を減らしていくためにも仕事の効率化は必須になっています。
業務改善についてはこちらで詳しく解説しています。
目次
業務効率化の為に何をする
では実際に仕事を効率化するには何をすれば、いいのでしょうか。
よく言われるのが仕事の無駄を無くす！です。
無駄がなくれば、その時間を別の事に活用できます。
今回は効率化するために、どのような無駄を無くしていくかご紹介していきます。
仕事の無駄とは？
毎日忙しく仕事をしていて、無駄な仕事はないと言う人も多いのではないでしょうか。
確かに本当に無駄と分かっていれば、それをわざわざ行っていないでしょう。ですので無駄を探すのは以外に難しいことになります。
今回ここで考えたい無駄は、本当に意味のない無駄だけではなく、業務を整理していく中で、排除してもさほど事業自体に影響が少ないものを無駄と考えていきたいと思います。
また仕事自体ではなく、その仕事にかかっている作業工程で削減しても仕事の質に影響が少ないものも無駄として考えます。システム化等で、その作業自体も無くす事ができますのでそういったシステム化することでなくせる作業も無駄と考えていきます。
例えば会議の前に、様々な情報を収集しているような作業があったとします。これもタイムリーに集計できる仕組みがあれば、その作業が無くすことが出来ます。
今回の記事の無駄とは
無駄 ＝ 業務改善（システム化）することで削減できるもの
と考えます。
ここから社内の無駄をなくしていく仕組みづくりをご紹介いたします。
無駄を無くすメリット
無駄を無くすメリットはいろいろあります。いくつかご紹介します。
仕事の効率化
これは無駄がなくなる分、その仕事は更にスピーディーに完了することができるようになります。仕事の効率化が出来れば、新たな事にチャレンジもできるようになりますし、残業削減も出来るようになってきます。
無駄を無くす最大のメリットは仕事の効率化を実現し、新たなチャレンジができる環境を作っていく事だと思います。
人を増やせばいいのかもしれませんが、それにはコストがかかります。
業務を効率化し今のメンバーで対応できる環境ができれば企業にとっても大っきなメリットになります。
社員のモチベーションの向上
仕事が効率化して、残業が減ってくる環境ができると社員のモチベーションも向上しやすい環境になはなっていきます。
社員のモチベーションが向上すれば、企業にとっても大きなメリットです。モチベーションが高い人材が増えてくれば、企業は更なる事業拡大が見込めるようになります。
社員の為にも、無駄を無くし業務改善することは重要になります。
コストダウンにつながる
無駄を無くすことで、そこにかかっているコストダウンも可能です。例えば作業に時間がかかっていてその作業を無くすことができれば、そこにかっかた時間分の人件費はカットできます。
無駄を無くす事を考えるのであれば、時間をコストと認識して考える必要があります。
無駄を無くして、2人でやっていた作業が1人で出来るようになると1人の人材のリソースを他の仕事に回すことも可能です。
無駄を無くす失敗
無駄と思ってなんでも無くせばいいというものではありません。無駄と思っていても実は無駄ではなかったこともあります。
よく無駄の代名詞で言われる「会議」
会議は本当に無駄なのでしょうか？
「無駄な会議はやらない！」
「短縮する！」
と経営者が言って、今まで1時間かけてやっていた会議を、30分に短縮したとします。
本当に無駄な会議なら良いのですが、単純に30分にして本来相談したいような事や、じっくり議論したいようなことも、30分を意識してしまうと結論を急いてしまうようなことも出てきて大事な判断を間違って判断してしまうこともあります。
本当に議論しないといけないような内容は時間は関係ありません。
単純に無駄を無くす事だけを考えるのではなく、必要な時は時間をとってでも会議は必要ですのでその場に合わせた臨機応変な対応が必要になってきます。
目先の無駄の削減だけに目を向けるのではなく、事業にとってメリットがあるかどうかは意識して削減していく必要があります。
無駄を見つけるポイント
それでは社内の無駄はどのように見つけていけばいいのでしょうか。
明らかに無駄と分かるような事はすぐに見つかると思いますが、以外に無駄かもと思ってもよく考えると無くすのはためらうような事が多いと思います。
仕事や作業の洗い出し
まずは実際の業務で行ている仕事を洗い出します。会議や打ち合わせ、営業活動や事務処理など毎日行っているような業務を一度洗い出しをします。
効率化できそうなところを探す
ある程度、仕事や作業を整理できたら、効率化できそうな仕事はどれか？見ていきます。
まずは、その仕事や作業に時間がかかっていると思うようなものからピックアップしてみると良いと思います。
例えば会議が2時間ぐらい毎回あるのであれば、効率化できそうな気がします。
そのような効率化できそうな事をピックアップしていきます。
具体的な対策を考える
効率化できそうな事をピックアップしたら、今度は具体的な対策（何をするか？）を決めていきます。
例えば、会議が毎回2時間ぐらいあるような場合は、その内容はどのようなものか？その会議で参加者全員が何か報告を発表するのに30分かけていたとすると、それは報告内容を共有する環境を作ることで、別に会議の場でなくても、確認ができるようになります。
そうなると会議の30分は無駄として削減することも可能になります。
このように仕事そのものは削除できないかもしれませんが、その仕事の中でやっている作業に目を向けていくことで削減できるものを見つけていく事ができるようにいなります。
今回の例で言えば、具体的な対策は共有環境を作る事になってきます。
無駄な事がありそうな例
実際どのような無駄があるでしょうか？よくある無駄を紹介します。
長い会議
これは、上記の例でもあげましたが、会議そのものはいいのですが、内容が削減できるような事は多いと思います。
どうしても、会議で人が集まると話がそれてしまい、雑談で時間を使ってしまっているような事もあるようです。
このような場合は社内であってもWEB会議を使ってみるのもいいかもしれません。以外にWEB会議になると要点を中心とした話になり、会議の短縮ができるようになります。
紙での運用
紙を使ってしている仕事は削減できる可能性があります。紙を使っているとどうしても記入の時間やフローが回るまでの時間、後の集計などで、手間がかかっているケースが多いです。
社内で紙で行っている運用など一度洗い出すと無駄な作業も見つかるかもしれません。
単純作業
業務の中には、同じ作業の繰り返しになる単純作業と言われる作業があります。このような作業は一度作業内容を見直すと大幅に効率アップする可能性があります。
製造業では特に業務改善を率先しておこなっており、工場の中でちょっとした工夫を積み重ねて生産性を向上させています。
当たり前にやっている作業も今一度見つめなおすと改善ポイントが見つかります。
個人でもできる無駄な作業削減
今までは組織としての対応をメインに書きましたが、個人でもできる無駄削減もご紹介します。
ちょっとした事かもしれませんが、「ちりも積もれば山となる」ですので参考にしてください。
- パソコン操作のショートカットキーを覚える。
- 机の上、引き出しを整理する
- パソコンのファイルを検索しやすいよう整理しておく
- タバコを吸っているのであればやめる
などなどちょっとした工夫で今までかけていた無駄な時間を削減することができます。
効率化するための仕組み
これまで無駄の削減について紹介してきましたが、
無駄の削減 ＝ 効率化
のように無駄の削減は業務改善に非常に効果的です。
効率化の仕組みを考えるとシステム化は切っても切り離せない世の中になっています。
例えば、山の頂上に行くのに、歩いていく人と車でいく人とでは、圧倒的に車でいく人の方が早く着きます。ヘリを使うともっと早く着くことが出来ます。
歩く＝無駄
車やヘリを使う＝システム化
と考えると分かりやすいと思います。
今ビジネスはスピードが重要になっており、無駄な業務を削減し効率化することはビジネス拡大にとっても重要な事になります。
まとめ
無駄な仕事は以外にあるようでありません。
しかし実際の作業に落とし込んで考えていくと、効率化することで今まで無駄と思っていなかったことが無駄になってきます。
効率化のためには、どうしてもシステム化は必要です。今は安価にスタートできるクラウドサービスもたくさんあり、業務効率化を支援してくれます。中には無料のサービスもあります。
社内の無駄を無くすためにも、IT化については前向きに取り組んでいく必要があります。
