「スキル表とはどういうものなのか？」
「スキル表を作ると、どんなメリット、デメリットがある？」
「スキル表はどうやって作成する？」
このように、スキル表の導入を検討している方には、多くの疑問や不安があるのではないでしょうか。
本記事では、スキル表を導入することのメリット・デメリットと併せて、スキル表の作り方をステップごとに紹介していきます。
この記事を読むことで、スキル表の導入に必要な基礎知識やメリット・デメリット、スキル表の作成方法について学ぶことができます。その知識をもとに適切な人材配置、社員のモチベーションアップなどの効果が期待できるスキル表の作成や、管理に取り組めるでしょう。
スキル表の導入を考えている方は、ぜひこの記事をご覧ください。
スキルマップ（スキル表）とは何か
スキルマップ（スキル表）とは、業務に求められるスキルを、自社がどの程度保有しているか、一覧にした表のことです。「スキルマトリックス」「力量管理表」「技能マップ」などと呼ばれることもあります。
ビジネスにおけるスキルとは「業務を進めるために求められる能力」や「業務効率化に有効な能力」のことを指します。そのため、教育や訓練によって得たスキルだけでなく、個人の特性もスキルとみなされる場合もあるでしょう。
スキルマップで管理するスキルは、業種・職種によって異なります。保有している資格や知識、ビジネスマナー、コミュニケーション能力など、会社の中で求められるスキルは様々です。
スキルマップを導入することのメリット
スキルマップを導入すると、数多くのメリットが期待できます。社員のスキルを可視化することで、効率的な人材配置や教育が実現しやすいでしょう。また、スキルマップによって評価基準を明確にすると、公正な人事評価ができるという点も大きなメリットです。
ここからは、スキルマップを導入することのメリットについて詳しく解説していきます。
社員のスキルを可視化できる
スキルは簡単に判断できるものではありません。しかし、スキルマップを導入すれば、自社の社員がどの程度のスキルを持っているかを一目で確認できます。
社員のスキルが可視化されることで、社員それぞれの得意・不得意分野が把握できるようになるでしょう。また、部署ごとに必要なスキルを洗い出すことで、業務ごとに不足しているスキルがないか確認できるメリットもあります。
効率的に配置転換ができる
社員のスキルが明確になっていると、部署ごとのバランスを考慮して、効率的な配置転換を実現できるでしょう。更には、社員のスキルを引き出せるような配置転換も検討できます。
また、求められているスキルが不足している部署に、スキルを保有する社員を配置することは、業務上のトラブル防止にもつながります。
効率的に社員教育ができる
スキルマップによって社員のスキルレベルを明確にしておけば、どのような教育が必要か分かりやすいでしょう。業務に求められるスキルと、社員の達成状況を比較することで、効率的な教育計画や研修の予定も立てられます。
また、社員にとって必要なスキルも明示されることで、具体的なキャリアプランを作成しやすくなるでしょう。
客観的指標で力量を評価できる
スキルの評価基準を明確にすることで、客観的に社員の力量を評価できるようになります。明文化された基準を設けて納得のいく評価を行えば、人事評価に対する社員の不満や不公平感も軽減できるでしょう。
また、評価を行う人にとっても、スキルマップによって明確な客観的指標を設けることで、スムーズに評価を行うことが可能です。
更には、人事評価に対する社員の理解も深まっていき、従業員エンゲージメントの向上にも期待できるでしょう。
社員のモチベーションが向上する
スキルマップを導入すると、社員に求められるスキルを社員一人一人が把握しやすくなります。それにより、社員は今後自身がどのようなスキルを伸ばしていけばいいか理解できるでしょう。
また、評価に直結するスキルが明示されることで、社員は向上心を持ってスキル習得に取り組める可能性があります。
スキルマップを導入することのデメリット
スキルマップには様々なメリットがある一方、デメリットもあります。効果が出るまでの期間や管理業務にかかる手間など、デメリットを踏まえた上で導入を検討するといいでしょう。
ここからは、スキルマップを導入するデメリットについて紹介していきます。
効果が出るまで時間がかかる
スキルマップを作成すれば、自動的に優秀な人材が育つということではありません。スキルマップを作成した後で、適切な教育や研修を実施しなければ、社員のスキルアップは難しいでしょう。
教育や研修などの成果が出るまでに時間がかかるため、中長期的な目線でスキルマップを活用することをおすすめします。
また、定期的なスキルマップの更新を怠ってしまうと、業務改善の効果が薄れてしまうため、こまめに最新の情報へ更新することも重要です。
管理業務の手間がかかる
スキルマップを作成するためには、社内で必要とされるスキルの洗い出しや、社員の保有スキルに関する情報収集が求められます。そのため、スキルマップ完成までには、長い時間と手間がかかるでしょう。
また、スキルマップ完成後も半年から1年のスパンで、スキルマップを最新の情報に更新する必要があります。特に、社内で求められるスキルの種類や社員の数が多い場合は、作成や管理の負担が大きいでしょう。
資格の中には、有効期限付きのものが一部あります。そのため、資格の管理をする場合は、有効期限も含めなければならず、より複雑になります。
そうした管理の手間を軽減できるよう専用のシステムを導入するなど、効率的な方法の検討が求められるでしょう。
スキルマップの作り方5ステップ
スキルマップの作成には、特別な専門知識や技術は必要ありません。しかし、自社に適していないスキルマップを作成してしまうと、十分な効果を得ることは難しいでしょう。
ここからは、スキルマップの作り方を5つのステップに分けて紹介します。自社に合った効果的なスキルマップを作りたい場合は、下記の基本的なステップを意識してみてください。
1.スキルマップを作る目的を定める
スキルマップの作成前に、何故スキルマップが必要であるか、その目的を明らかにしておきましょう。導入目的によって、記載するスキルや評価基準は異なります。
スキルマップの目的が不明瞭なまま作成しても、効果的に活用できない可能性があります。また、スキルマップの作成や管理業務には手間がかかるため、不適切なスキルマップを作成すると無駄な労力を費やすことになるでしょう。
スキルマップの導入目的は、関係者にも周知することが大切です。何のためにスキルマップが必要かを理解してもらうことで、関係者からのスムーズな協力が期待できます。
2.参考にするフォーマットを決める
スキルマップの作成には手間がかかります。厚生労働省などから無料配布されているテンプレートを活用すると、スムーズにスキルマップの作成に取りかかれるでしょう。
フォーマットの種類は、多岐にわたります。業種や職種などに合わせて、自社に最適なフォーマットをインターネット上で探してみるといいでしょう。
厚生労働省から配布されているものは、事務系の職種から、警備業、ウェブ・コンテンツ制作業など、16業種のフォーマットが整備されています。また、導入・活用マニュアルも完備されているため、スキルマップの知識がなくても導入しやすいでしょう。
スキルマップは一度作成したら終わりというものでなく、定期的に更新しながら運用していくものです。
複雑で使いにくいフォーマットを採用すると、管理の負担が大きくなってしまう可能性があります。管理業務の負担を軽減できるよう、長期的に使いやすいフォーマットを参考にするのがおすすめです。
また、スキルマップの作成に特化した、スキル管理システムを導入してもいいでしょう。自社に合う形でカスタマイズしながら運用していくと効率的です。
出典：キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード｜厚生労働省
参照：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/jinzaikaihatsu/ability_skill/syokunou/0000093584.html
3.評価すべきスキルを選別する
フォーマットが定まったら、評価の対象とするスキルをピックアップしていきましょう。部署や業務によって求められるスキルは異なります。漏れがないよう、徹底的な情報収集を行うことが重要です。
マニュアルや業務フローを参考にしたり、現場の社員へのヒアリングを実施したりしながら、自社にとって必要なスキルを取捨選択していきます。また、既存のスキル評価が本当に必要であるか再考し、不要なものを削除することも大切です。
スキル項目を管理しやすいよう、まずは大きな項目で分け、その後は細分化していくといいでしょう。具体的な小項目を設定することで、より管理しやすいスキルマップが作成できます。
4.評価するスキルレベルを決める
評価するスキルの選定が完了したら、次は評価基準を決めていきます。〇や×で評価する方法もありますが、レベルによって段階的に評価するのがおすすめです。
評価方法の例は以下となります。
・レベル1：一人ではできないが補助は可能
・レベル2：指導があれば一人で実施可能
・レベル3：指導がなくても一人で実施可能
・レベル4：他者への指導可能
スキルの評価基準が定まっていると、社員のスキルレベルが明確になります。また、今後どの程度のスキルレベルを目指せばいいか、社員個人の目標が定まりやすくなる点も大きなメリットです。
5.スキルマップを作る
自社で評価するスキルや評価基準が定まったら、社員ごとの評価を記入していきます。本人の申告や上司の評価などに応じて、個々のスキルマップを作成しましょう。
個人のスキルが明確になると、社員の得意分野や今後の課題、部署ごとのバランスなどが明らかになります。それに応じて、人材の配置転換や教育などを実施していくといいでしょう。
また、本格的に運用する前に、試験的に導入してみることもおすすめです。実際に運用することで、スキルマップの問題点が浮き彫りになり、より効果的なスキルマップへ改善できるでしょう。
適切で効率的な評価を行おう
スキルマップは、社員の持つスキルを効率的に管理できるツールです。社員それぞれの能力を可視化することで、適材適所な人材配置ができます。
またスキルマップによって、評価基準が明確になると、適切で効率的な評価を行えるでしょう。それにより、社員の人事評価への不満や不公平感を軽減することも可能です。
また、次に目指すレベルが明示されることで、社員のモチベーション向上も期待できます。
スキルマップの作成・管理は手間がかかるものです。しかし、自社に合ったスキルマップを作成すれば、中長期的な視点で様々なメリットが得られることでしょう。
