スキル管理はどうして重要なの？やり方やおすすめの管理システムを3つ紹介！

「スキル管理って何？」
「スキル管理を軽視するとどうなる？」
「スキル管理に役立つ管理システムやツールが知りたい」
スキル管理を検討している人の中には、このような疑問や不安があるのではないでしょうか。

本記事では、スキル管理の基礎知識に加え、スキル管理を行うメリットや軽視することによるリスクについて紹介しています。また、スキル管理の方法や役立つ管理システム・ツールについても確認できます。

この記事を読むことでスキル管理に必要な知識や、そのメリット、管理システムごとの特徴を把握できるでしょう。また、自社に合ったスキル管理システムやツールの選択方法が分かるため、スキル管理に不安がある人もスムーズに業務を遂行できます。

これからスキル管理をしようと検討中の人は、ぜひこの記事をチェックしてみてください。

スキル管理とは何か

スキル管理とは、社員の持つスキルをひとまとめにして管理することを言います。スキル管理を実施すると、社員のスキルが可視化され、適切な人材配置や教育に生かすことが可能です。

スキル管理の対象となるスキルには、下記のように様々なものがあります。

・訓練や学習で習得する能力、または技能
・保有資格
・専門知識
・コミュニケーション能力
・ビジネスマナー

これらのスキルを「誰が持っているか」社内で正確に把握することは、企業の成長に欠かせないでしょう。

スキル管理が重要な4つの理由

スキル管理には、様々なメリットが期待できます。社員それぞれのスキルを活かしたマネジメントや不足しているスキルの「見える化」に効果を発揮し、その他、定年退職による社内スキルの喪失を防ぐこともできるでしょう。

ここからは、スキル管理が重要だとされる4つの理由を紹介します。

スキルを最大限に生かしたマネジメントができる

スキル管理を行うと、社員の得意分野やスキルレベルを的確に把握することが可能です。それにより社員のスキルを無駄にすることなく、マネジメントを実現できるでしょう。

社員が保有する資格や能力を参考に、適材適所に人材を配置したり、経営戦略を策定できたりする点は、スキル管理の大きなメリットと言えます。

組織に足りないスキルが明確になる

スキル管理を実践すると、組織内で不足しているスキルの全容が浮かび上がります。組織全体の弱みが把握できれば、社員の教育や採用活動が効果的に進められるでしょう。

また、新しいプロジェクトや部署を立ち上げる際、必要なスキルを持った社員をピックアップしやすいという利点もあります。

効率的にジョブローテーションができる

ジョブローテーションとは、社員のスキルアップを目的に行う配置転換のことを指します。スキル管理によって、社員の適性を把握することで、より効果的なジョブローテーションを検討できるでしょう。

ジョブローテーションを通じて、社員がより効率的にキャリアを磨いていくことが期待できます。

社内にあるスキルの喪失を防止できる

社内のスキルの中には、保有している人が少ない希少なものも存在します。そういったスキルを把握し、次の世代への教育を早めに実施できる点も、スキル管理のメリットのひとつでしょう。

社員の定年退職などによるスキルの喪失を防ぐため、前もって教育計画を立て、実行することが重要です。

スキルレベルに応じた公正な評価ができる

スキル管理を行う際は、スキルレベルの評価基準を明確に定めます。そうした客観的な指標を確立することで、社員のスキルレベルに応じた公平な人事評価ができるでしょう。

次に目指すべきスキルレベルが明示されることで、社員が自主的にスキルアップに取り組める状況も期待できます。

スキル管理を軽視することによるリスク

スキル管理には様々なメリットがありますが、スキル管理を軽視すれば、社内全体に悪影響を及ぼすリスクが高くなります。適切なスキル管理が行われない結果、社員の離職や会社の危機を招いてしまうこともあるでしょう。

ここからは、スキル管理を軽視し、実践しないことで起こりうるリスクについて紹介します。

適性のない業務への不満がたまる

スキル管理が行われていない企業では、人事異動は担当者の主観によって実施される可能性があります。そうすると、適性のない業務を割り当てられる社員も出てくるでしょう。

社員のスキルが活かせない人材配置を行うことは、企業の損失になるだけでなく、社員のストレスや不満につながることがあります。その結果、社員が結果を出せずに苦しみ、エンゲージメントの低下を招きかねません。

中には、適性のない業務への不満から、社員が離職を選択することもあるでしょう。

気づかない間に法律に抵触する

スキル管理では、社員が保有する資格の管理も行います。資格の中には、宅地建物取引士のように有効期限が設けられているものや、講習が義務付けられているものも少なくありません。

社員によっては、有効期限のある資格の更新を失念してしまうこともあるでしょう。スキル管理で企業が更新時期を把握していれば、更新漏れを防ぐことができます。

業務によっては従事する際、有資格者が不在であれば法律に抵触するものもあります。資格更新のリスクヘッジのためにも、スキル管理を徹底することが望ましいでしょう。

出典： 宅地建物取引業の免許について｜国土交通省
参照：https://www.mlit.go.jp/common/001233953.pdf

スキル管理を行う方法

スキルを管理する主な方法に「スキルマップの作成」「スキル管理システムの導入」の2種類があります。それぞれの方法と、スキル管理することで生じるメリットについても紹介していきます。

スキル管理の方法を検討する際、どちらの方法が自社にあっているか選ぶ参考となるでしょう。

スキルマップを活用する

スキルマップとは、業務に必要なスキルを社員が有しているか一覧にしたものです。「技能マップ」「力量管理表」などと呼ばれることもあります。

スキルマップは、社員個人のスキルの把握だけでなく、部署ごとに不足しているスキルの確認にも役立つでしょう。スキルマップに記載するスキルは、職種や業種によって異なります。

部署に合ったテンプレートを利用すると、効率的でしょう。厚生労働省では、無料でダウンロードできるテンプレートも配布されています。

出典：キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード｜厚生労働省
参照：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/jinzaikaihatsu/ability_skill/syokunou/0000093584.html

スキル管理システムを活用する

スキル管理システムとは、社員の持つスキルを可視化し、社内で共有するシステムのことを言います。スキル管理システムでは、スキルだけでなく経歴や人事評価などのデータをひとまとめに管理できるため、スキル管理業務を効率的に進められるでしょう。

またスキル管理システムを使えば、社内で社員のスキル検索が可能となり、適切な人材配置につなげることも期待できます。更には、情報の閲覧制限を柔軟に変更できるため、必要な情報を関係者に共有しやすい点もメリットと言えるでしょう。

また、教育訓練にて使用する資料と紐づけて管理し、その内容を都度自動更新できるシステムもあるため、社員教育も効率的に進められます。

スキル管理におすすめな管理システム・ツール3選

スキル管理システムには、全般的なスキル管理に特化したシンプルなものもあれば、業界ごとに特化しているシステムもあります。スキル管理にとどまらず、人材の育成や配置転換、人事評価など幅広い業務に活用できるものもあるでしょう。

ここからは、スキル管理におすすめの管理システムやツールを紹介します。

@pocket

ノーコードでアプリ作成ができる@pocketは、最短5分で業務アプリを作れるツールです。アプリ作成に便利なテンプレートも多数用意されているため、スムーズにスキル管理ができるでしょう。

また、Excel（エクセル）からのインポートも可能で、効率的に業務を進められます。初期費用は一切かからず、月額料金はプランによって異なりますが、1ユーザーあたり300円からはじめられます。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

タレントパレット

タレントパレットは、人事に必要な機能がひとまとめになったタレントマネジメントシステムです。スキル管理だけでなく、人材育成や研修の管理、人事異動のシミュレーションや人事評価の効率化など、魅力的な機能が搭載されています。

タレントパレットの料金は、クライアントによって提案されます。無料の料金シミュレーションに社員数などを入力すると、最適なプランを提示してもらえるでしょう。

出典：タレントパレット｜株式会社プラスアルファ・コンサルティング
参照：https://www.pa-consul.co.jp/talentpalette/

カオナビ

カオナビは、スキル管理や人材育成のほか、人材情報の一元化や人事業務の効率化に役立つタレントマネジメントシステムです。社員のモチベーション分析や離職分析、エンゲージメント向上など幅広い効果が期待できるでしょう。

初期費用や月額費用は、利用人数や必要な機能によって異なるため、公式サイトから問い合わせることをおすすめします。気になる場合は、無料トライアルから始めてもいいでしょう。

出典：カオナビ｜株式会社カオナビ
参照：https://www.kaonavi.jp/

社員の長所を生かして業務効率化しよう

スキル管理は、社員が保有するスキルを会社が把握するために必要なものです。各社員の長所を明確にすることで、適材適所の人材配置や、社員自身の目標を定めることが可能でしょう。

また、スキルマップやスキル管理システムを利用し、社員のスキルを有効活用することは、業務効率化にもつながります。更には、スキル管理を徹底することで、社員の業務に対する不満を抑え、法律への抵触も未然に防げます。

ここまで紹介した内容を参考に、社員のスキルアップや業務効率化が期待できる、管理方法の導入を検討してみましょう。