【基礎から解説】業務管理の内容とは？導入効果や進めるときのポイントをご紹介

「業務管理ってどういうもの？」
「業務管理をしなければならないの？」
「業務管理するメリットって何かあるの？」
このように、業務管理について疑問がある方も多いのではないでしょうか。

この記事では業務管理とは何なのか、業務管理を進めるときに気をつけたいポイントなどを紹介しています。記事を読むことで、業務管理についての基本的な情報を把握し、業務管理を適切に進めていけるでしょう。

業務管理することのメリットや、業務管理におすすめのツールも紹介しています。メリットを知った上で、業務管理を進めるかどうか検討できるでしょう。業務管理を進める際に、自社に合ったツールを見つけることも可能になります。

業務管理について詳しく知りたい方や、業務管理のツールの導入を検討している方は、ぜひこちらの記事をチェックしてみてください。

「業務管理」とは業務状況を適切に管理すること

「業務管理」とは、日々の業務がスムーズに進むように内容やフローなどを把握し、最適化できるようコントロールしていくことです。

業務管理することで誰がどのような業務を行っているのかが可視化されるため、業務をどう進めているのか、いつ業務が終了するのか、といった進捗状況を管理しやすくなるでしょう。

また業務が可視化されることで、業務が滞ったり人員が不足したりしている業務があった場合、すぐに把握できるようになります。早めの対処が可能になるでしょう。

業務管理をする6つのメリット

業務管理では、たとえば社員の勤務状況や健康、人間関係、今取り掛かっているタスクがあればタスクの管理などを行います。他にも顧客とのコミュニケーションやマーケティング、経営なども含まれるため、業務管理の内容は多岐にわたるでしょう。

このような業務管理を行うことで、業務をスムーズに進めたり顧客への対応を向上させたり、適切な社内管理を行えるようになるメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく紹介しているため、参考にしてみてください。

案件管理でプロジェクトの進行状況が分かる

案件管理では、自社への注文や問い合わせを把握し、プロジェクトの進行状況を管理します。

案件管理を行うことにより、営業担当者がどのような業務を行っているのか、次に取り組む業務は何なのかを把握しやすくなるでしょう。営業の状況を知ることで、将来どれだけの売上が上がるのか、売上予測に役立てることも可能です。

案件を1人で担当するのではなく、社内で共有するため、社員全員が適切に動けるようになるでしょう。

顧客管理でカスタマーサービスの向上につながる

顧客管理においては、顧客と話し合ったプロジェクトの内容や、顧客にどのような資料を提供しているのか、どのような顧客かといった情報を管理します。

顧客の情報を自社内で共有することにより、全ての社員が、プロジェクトに対して適切に対応できるようになるでしょう。

また今後の営業に役立てたり、フォローの必要がでた場合も適切なフォローが可能になったりします。顧客へのカスタマーサービスが向上するでしょう。

タスク管理で業務を客観的に分析できる

業務管理のタスク管理では、社員それぞれにどのようなタスクが割り振られているのかを管理します。

社員のタスク管理をすることで、タスクを誰が担当しているのか、どのような進捗状況になっているのかといった情報を、自社内で共有できるでしょう。

それぞれの業務について可視化されるため、業務内容を客観的に分析したり、遅れがあればサポートしたりするといった対応をとれるようにもなります。

時間管理で「いつまでに何をやるのか」が明確になる

時間管理とは、社員が業務に対してどれだけの時間をかけているのかを把握し管理することです。

時間管理することにより、プロジェクト遂行にかかる時間を把握したり、社員がそれぞれの業務にどれだけの時間をかけているのかが分かるようになるでしょう。

どの業務にどれだけの時間がかかるのか、プロジェクトを期間内に終えるには何をいつまでに終えなければならないのかが分かりやすくなります。進捗状況を把握し、期限までに間に合わせられるよう、適切に業務を進めていけるでしょう。

社員の勤怠・健康管理で社員を守る

業務管理には、社員の管理も含まれます。社員の勤怠状況はどうなっているのかチェックしたり、健康問題はないのかといったヒアリングを行ったりして、健康管理をしていきましょう。

また、社員の管理には転勤や昇進歴、給料や健康の管理だけでなく、ハラスメントや人間関係、コミュニケーションなどの管理も含まれます。

経営管理で売上・利益等を適切に管理する

経営管理では、効率的な生産を行うための生産管理や、商取引の状況を可視化して把握する販売管理、事業活動に必要な資金を管理する財務管理などを行っています。

経営管理することで、今後の売上や利益がどの程度あるのかを予測し、必要があれば早いうちに資金調達やコスト削減といった対策ができるメリットがあるでしょう。

業務管理したい場合は、アプリでも可能です。業務管理アプリの「＠pocket （アットポケット）」では、簡単に業務管理の項目を構築できます。さまざまな成功事例が紹介されているため、業務管理導入の参考にもなるでしょう。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜＠pocket
参照：https://at-pocket.com/

業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）

業務管理を行うべき2つの理由

業務管理で顧客の管理やタスク管理、案件管理などを行うことで、社内で情報が共有され、それぞれの社員が適切に対応できるようになります。社員の勤怠や健康状況をチェックして、健康管理することも可能でしょう。

また業務管理することによってこれらのメリットが得られるだけでなく、自社に良い影響を与え、問題の発生を未然に防ぐことも可能です。

業務の属人化を防げるため

業務の属人化とは、その業務を知っているのが特定の社員しかいないという状況のことです。業務を1人だけに任せた場合、その業務について他の社員は何も知ることができません。ブラックボックス化し、自社でノウハウを蓄積することはできないでしょう。

1人に業務が集中することで業務が停滞したり、長時間労働になったりする可能性もあります。

業務管理によって自社の業務を可視化し、一元管理することで、情報の共有が可能になるでしょう。業務の属人化を防ぎ、ノウハウを共有し、他の社員でも適切な対応をとることが可能になります。

業務効率・生産性アップが期待できるため

大きなプロジェクトでは誰が何を担当し、どの業務にどれだけの時間をかけているのか、といった進捗状況を細かく把握するのは困難でしょう。

しかし業務管理を行うと、それぞれの業務が可視化されます。部署間の情報共有がスムーズになったり、無駄な業務があった場合は削減できるようになったりして、作業時間を短縮することが可能です。

現在の業務をさらに最適化し、社員の生産性を向上させられるでしょう。

業務管理を進めるときの3つのポイント

業務管理を進めていくために何をしていけばいいのか、気をつけていきたいポイントと合わせて紹介します。

業務管理を進めたい方はまず、業務についての知識を深め、評価していく必要があるでしょう。業務改善手法を取り入れたり、業務管理ツールを用いて業務の効率化を進めたりする必要があります。

業務の評価基準を数値・指標を用いて可視化する

業務管理を進めるために、まずは日々取り組んでいる業務を洗い出し、それぞれの業務の評価基準を決めましょう。

まずはどのような業務があるのかを業務日報や、プロジェクトタスク管理ツールなどを用いて把握します。それぞれの業務について、どの程度まで達成できれば評価するのか評価基準を決め、数値や指標を用いて可視化しましょう。

人によって評価基準を変えないように、明確な数値・指標を用いることが大切です。

PDCAサイクルを回して状況把握・改善する

PDCAサイクルを回し続けることで業務の問題点を特定したり変更したりして、フィードバックを行い、業務を改善していきましょう。PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」・「Do（実行）」・「Check（評価）」・「Action（改善）」の頭文字を取ったものです。

まずは計画を立案し、実行に移しましょう。次に実行した内容について検証を行い、もしも計画通りには行かなかった場合、なぜそうなったのか原因を分析します。検証結果を用いて、今後の改善点や対策方法を考えましょう。そしてまた、改善や対策を取り入れた計画を立案します。

このPDCAサイクルを継続して回し続けることで、業務改善していけるでしょう。

最適な業務管理ツールを活用する

業務管理を進めるときは、自社の目的に合った業務管理ツールを導入し、活用していきましょう。

業務管理の内容は多岐にわたるため、人の手で行うのは困難です。業務管理ツールを導入することで、業務を可視化し改善していくことまで、一気通貫で行えます。業務管理の煩雑な作業を途中で忘れてしまうことなく、効率的に進めていけるでしょう。

また導入後の管理の負担についても、人の手よりも業務管理ツールを使った方が楽になります。

業務管理に導入したいおすすめツール5選

業務管理を実施したいと考えていても、何を導入すればいいのか分からないということがあるでしょう。

以下では、顧客データ管理を効率化するために役立つ、おすすめのツールを5つほど紹介します。業務管理の中でも、とくに顧客管理について強化していきたいと考えている方におすすめのツールです。導入を検討してみましょう。

＠pocket

「＠pocket （アットポケット）」を使えば、業務管理をアプリで行えます。

初期費用は0円となっているため、導入費用をかけず気軽に始められるでしょう。料金は1ユーザーにつき月ごとにかかります。

＠pocketには、ノーコードでアプリを作成できる、リアルタイムで集計や分析する、アクセス制限をかけられるといった多くの機能が備わっています。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜＠pocket
参照：https://at-pocket.com/

業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）

Asana

「Asana」は部門を超えてのコミュニケーションや、コラボレーションを促進させたい方におすすめの業務管理ツールです。Asanaを利用することで、部門に関係なく、社員同士が簡単に情報を共有できるでしょう。

Asanaには無料で使えるPersonalプランの他に、有料プランであるAdvancedとStarter、大企業向けのEnterpriseというプランがあります。Enterpriseは料金等が公開されていないため、利用したい場合は問い合わせる必要があるでしょう。導入費用はとくにありません。

有料のプランであっても、無料で始められる特徴があります。まずは試してみることがおすすめです。

出典：チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンライン管理｜Asana
参照：https://asana.com/ja

出典：Asana の料金| Asana
参照：https://asana.com/ja/pricing

Trello

「Trello」はチーム内での情報共有をスムーズにし、生産性を向上させてくれる業務管理ツールの1つです。

Google DriveやInVision、Slackなどを統合して、カレンダーやカードなどの繰り返し利用や、コード不要で自動化できるTrelloボードといった機能があります。複雑なプロセスをシンプルにしたい方や、すでに設計されているものを使いたい方におすすめです。

Trelloのプランは4つあり、有料のPREMIUMには無料トライアルが用意されています。FREEは無料で、STANDARDは月額を払ってすぐに利用可能です。ENTERPRISEの始め方については、窓口へ問い合わせが必要です。

初期費用はとくにありません。

出典：どこにいてもチームのプロジェクトを管理｜Trello
参照：https://trello.com/ja

Backlog

「Backlog」はシンプルで扱いやすい業務管理ツールです。直観的に扱えるようになっているため、誰でも使いやすいことが特徴でしょう。

Backlogでタスク管理やスケジュール管理ができ、それぞれの業務が可視化します。利用ユーザー数によって料金が変わる訳ではないため、どれだけの多人数で使用しても問題ありません。社員の数が多い場合や、分かりやすいツールを使いたい方におすすめです。

また、どのプランも30日間無料で始めることが可能なため、使い心地を試せます。月額あるいは年額で費用が発生しますが、年額で支払った場合は5％割引になるでしょう。初期費用は無料です。

出典：チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール｜Backlog
参照：https://backlog.com/ja/

Wrike

「Wrike」はプロジェクト管理や効果的なマーケティング、顧客満足度を高めるためにおすすめの業務管理ツールです。

WrikeはITに関する戦略的な取り組みをしたい方や、顧客に対してプロフェッショナルなサービスを提供しつつ収益を上げたい方に向いています。ユーザー認証機能があり、役割ベースでのアクセス制御が可能と、高いセキュリティも魅力でしょう。

Wrikeでは無料で使えるFREEプランから、利用には連絡が必要なPinnacleプランまで5つのプランが用意されています。有料のプランにはお得なTeamと人気の高いBusinessがあり、月額を払ってすぐに利用可能です。無料トライアルが14日間あるため、ぜひ試してみましょう。

出典：チームの仕事をオンラインでまとめて管理｜Wrike
参照：https://www.wrike.com/ja/

業務管理をして効率化を図ろう！

業務管理することには、タスク管理や社員管理、顧客管理できるようになるなどのメリットがあります。

また顧客情報やプロジェクト情報を一元管理することで、1人の社員のみが業務にあたるのではなく、他の社員も情報を得て、動けるようになることもメリットでしょう。担当者がいなくても対応可能なため、顧客へのカスタマーサービスが向上します。

ただ、一から手作業で業務管理を行っていくのは困難です。ぜひ業務管理ツールを導入し、業務最適化や生産性の向上を行っていきましょう。