SFAは営業活動をサポートするためのツールです。従来の営業活動に限界を感じている企業や、SFAを導入したものの使いこなせていない企業も少なくないでしょう。この記事では、企業の経営者や営業マネージャーに向けて、SFAのメリットやSFA導入時の心得などを解説します。SFAとCRMの違いについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
SFAとCRMの基本
SFAとCRMは、いずれも顧客情報管理ができるシステムです。ただし、ツールの目的はそれぞれ異なっています。ここでは、SFAとCRMの特徴を解説します。
SFAとCRMの活用目的
SFAは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略であり、日本語で表現すると「営業支援システム」となります。
一方、CRMは「Customer Relationship Managementt(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)」の略で、日本語では「顧客関係管理」と表現できます。SFAは営業支援を目的としているのに対し、CRMの目的は経営支援です。
SFAとCRMの共通機能は「顧客管理」
SFAとCRMは活用の目的がそれぞれ異なるものの、顧客管理の機能は共通しています。顧客管理の機能で管理できる内容をまとめると、以下のとおりです。
- 企業名
- 担当者の氏名
- 担当者の連絡先
- 担当者の部署
- 担当者の役職
- 企業所在地
SFA特有の機能と活用のメリット
ここでは、SFAならではの機能とともに活用するメリットを解説します。SFAが普及した背景にも触れるため、参考にしてください。
SFA特有の機能
SFAにはCRMと共通している顧客管理以外にも、さまざまな機能があります。案件管理、予実管理、スケジュール管理、レポート管理などが利用可能です。案件管理では、それぞれの案件についてのToDo管理やタスク管理などができます。
また、予実管理では、売上予測や実績の可視化も簡単に行えます。SFAを利用すれば、より効率的な営業活動につなげられるでしょう。
ただし、利用できる機能は、実際に使用するSFAのサービスによっても異なります。自社が求める機能を利用できるSFAを選ぶ必要があります。
SFAを活用するメリット
SFAを活用すれば、営業活動を可視化できます。日々の取り組みをまとめて管理でき、現状を正確に把握できます。そのため、営業活動の効率化も実現可能です。データをもとに分析を行えば、確度の高い顧客にもアプローチしやすくなるでしょう。
また、SFAで営業活動の状況が明らかになれば、営業プロセスの標準化も可能です。その結果、営業部全体のスキルを底上げでき、より高い成果を出せるようになります。
SFAが普及した背景
SFAは欧米で生まれたシステムです。欧米では営業担当者の流動が激しく、個人が顧客情報を保有したまま転職してしまうケースが問題になっていました。そこでSFAを導入し、営業担当者が保有している情報を企業全体で共有できる仕組みを取り入れました。属人的な営業活動を防止できる点が評価され、日本でも普及しています。
CRM特有の機能と活用のメリット
ここでは、CRM特有の機能とともに、活用するメリットについて解説します。
CRM特有の機能
SFAと同じく、選ぶサービスによっても実際に利用できる機能はそれぞれ異なります。SFAと共通する顧客管理の機能以外には、顧客サポートやプロモーションの機能がついているサービスが多いです。顧客サポートでは、アンケートの実施やリマインドメールの配信などの機能を利用できます。
プロモーションでは、顧客にあわせて商品やサービスの宣伝が可能です。SNSと連携できるサービスも多く、さまざまな相手へ情報を届けられます。
CRMを活用するメリット
CRMは、SFA以上に顧客管理の機能が充実しています。顧客に関するあらゆる情報をまとめて管理でき、有効活用が可能です。また、企業全体で顧客のデータベースを共有できるため、顧客への対応も強化できます。
さらに、CRMはほかのシステムとも連携できます。たとえば、MA（Marketing Automation）と連携させれば、顧客情報をマーケティングに活かせるでしょう。
SFAとCRMのどちらを導入するかを判断するポイント
企業が抱える課題によって、SFAとCRMのどちらを導入すべきか異なります。ここでは、判断のポイントについて解説します。
SFA導入が向いている企業
SFAの導入が向いているのは、営業活動を改善したいと考えている企業です。たとえば、営業活動を効率化したい場合や見込み売上について正確に予測したい場合になどには、SFAの導入をおすすめします。
CRM導入が向いている企業
CRMの導入が向いているのは、営業活動だけでなく、全社的に顧客管理の機能を活用したいと考えている企業です。たとえば、マーケティングやカスタマーサポートの質の向上を目指している場合にCRMが適しています。
SFA導入時の5つの心得
SFAを導入するときは費用や機能の豊富さだけでなく、社内への事前の周知も大切です。ここでは、SFAを導入する際の心得について解説します。
1.シンプルなシステムを選ぶべき
SFAは、自社の導入目的にあわせてなるべくシンプルなものを選びましょう。便利な機能がたくさんついていても、自社にとって必要なければ邪魔になってしまいます。まずは最低限必要な機能がついているSFAを選ぶべきです。
@pocketならテンプレートやプラグインを後からオプションとして追加できます。必要な機能が増えてもそのまま利用できます。
2.SFAの役割や目的を従業員に周知する
SFAを導入する際は、従業員にツールの役割、目的、メリットなどをしっかり周知しましょう。従業員が理解していないと、現場でSFAが活用されない恐れがあります。せっかくSFAを導入しても営業活動を改善できません。SFAはあくまでツールであるため、営業活動を改善するには従業員がきちんと使いこなす必要です。
3.SFAが定着する仕組みを作る
SFAを現場でしっかり活用してもらうには工夫が必要です。現場の従業員のニーズをしっかりヒアリングしたうえで、役立つ機能を備えているSFAを選びましょう。
また、SFAの使用を評価基準のひとつとして設定するのも効果的です。SFAの使用を義務とし、すべての従業員が必ず活用する環境を作りましょう。
4.PDCAを回し営業プロセスを改善する
SFAを使いこなして営業プロセスを改善するには、PDCAを回すことが大切です。最終的な目標を達成するためのKPIを設定したうえで、PDCAを回しましょう。SFAには営業活動に関するさまざまなデータを蓄積できるため、それらをもとにすると最終的な目標達成につながるKPIを設定しやすくなります。
5.データを分析できる人材を確保する
データの管理や蓄積だけが目的であれば、SFA以外のツールでも対応可能です。SFAを活用するなら、データを分析して自社の営業力の強化につなげましょう。顧客情報を分析して優良顧客を見極め手厚い対応をすると、成約につながる可能性を高められます。
データを分析すれば結果が出やすい手法と結果が出にくい手法も明らかになり、営業活動の改善にもつなげられます。データを有効活用するには、データ分析に長けた人材の確保が必要です。
営業活動に役立つSFAを選ぶ5つのポイント
SFAを選ぶときはどのようなポイントを確認すればいいのでしょうか。ここでは、SFAを選ぶポイントを5つ解説します。
1.システム連携・エクセルデータの読み込み可否
SFAを有効活用するためには、他のシステムとの連携やエクセルデータの読み込みなどができると便利です。営業活動以外にも、SFAのデータを活用しやすくなります。
たとえば、エクセルで顧客リストや資産管理台帳を管理している場合、エクセルデータの読み込みができるSFAなら、インポートするだけで簡単に情報を活用できます。
2.無料体験の有無
選ぶSFAによって機能や使い勝手はそれぞれ異なるため、実際に使ってみないと自社にあうかどうかわかりません。SFAの中には無料体験ができるものもあります。事前に実際に使ってみたうえで導入を検討しましょう。
3.サポート体制
SFAを導入した後は、定着するまでに試行錯誤が必要です。使っているうちに不明点が出てくる可能性もあるため、サポート体制が充実しているSFAを選ぶべきです。具体的には、導入初期のサポート、機能変更のサポート、保守、各種相談など、複数の観点からサポート体制が万全かどうか確認しておくと安心です。
4.実績
SFAを導入するときは、実績もチェックしましょう。導入実績が豊富なのは、それだけ多くの企業から信頼されている証拠です。安定的に利用でき、スムーズに社内に定着させられる可能性も高いでしょう。企業が抱えている課題に対応するスキルも高いと考えられるため、SFAの導入を成功させやすくなります。
5.費用対効果
SFAを導入すると導入費だけでなく、維持費も発生します。SFAにかかる維持費をまとめると、以下のとおりです。
- ライセンス利用料
- 導入コンサルティング費
- 保守サポート費用
- 教育メニュー費
導入費が安くても、維持費が高ければその分だけ負担が大きくなります。また、利用できる機能が多いとコストが高くなるため、自社にとって必要な機能のみを備えているSFAを選びましょう。費用対効果を考慮し、無理なく利用できるかどうか確認してください。
まとめ
SFAやCRMにはさまざまな機能があり、自社の業務を効率的かつ効果的に進めるために役立ちます。システムを導入する際は自社に必要な機能を確認し、スムーズに導入できるようにしましょう。
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