【営業部門】情報共有の重要性｜共有すべき情報からおすすめツールまで

仕事をスムーズに進めるには、情報の共有が重要です。特に営業部門においては、部門内での情報共有はもちろん他部署との連携も求められます。

情報の共有が徹底できていなければ、さまざまなトラブルの原因となる場合があります。企業経営者や営業部門の管理担当者の中には、情報共有の現状に問題を感じている方もいるのではないでしょうか。

今回は、営業部門内で情報共有する重要性とメリット、スムーズに情報共有を行うポイントについて詳しく解説します。

営業部門内で情報共有をする重要性

情報共有の有無は、営業部門内の業務効率や営業効果に大きく影響します。また、営業部門内の課題や問題の改善にも効果的です。

営業部門内での情報共有が重要とされる主な理由は、下記の通りです。

顧客獲得に向けた営業スタイルは、時代の流れや顧客のニーズに合わせて変化します。以前は担当者が個々に営業するスタイルが一般的であったのに対し、昨今は情報を上手く活用して営業部門全体で売上達成を目指すスタイルに変化しています。

サービスや商品の魅力を顧客にしっかりアピールするには、営業部門内で情報共有して効率的な営業を行うことが重要です。営業部門全体の生産性が上がることは、社員が主体的に仕事に取り組むためのモチベーションアップにもつながります。

営業部門内で共有すべき3つの情報

営業部門内で共有すべき情報として、案件に関する情報や進捗情報、営業活動に役立つノウハウなどが挙げられます。営業部門内に情報共有を浸透させるためにも、何を共有すればいいのか明確に示すことが大切です。

ここでは、営業部門内で共有すべき情報について解説します。

案件・商談進捗状況

担当者が個々に対応している案件・商談進捗情報は、営業部門内での共有が必須です。

案件・商談進捗状況に関する情報の具体例は、下記の通りです。

着手している案件や商談について情報を共有しておくことで、担当者が不在でも状況を確認しやすくなります。顧客から問い合わせがあった場合でも、迅速な対応が可能です。

また、商談を進める中で感じた顧客の人柄やプレゼンへの反応を共有することで、顧客とのトラブル回避にもつながります。

顧客情報

顧客情報は、営業部門内で共有すべき情報の1つです。

営業部門内で共有しておきたい主な顧客情報は、次の通りです。

顧客情報の共有は、顧客への安定的なサービス提供に欠かせません。担当者が変わると顧客へ不安を与える場合もあるため、確実な引継ぎをするためにも顧客情報は素早く確認できる状態にしておきましょう。

成功・失敗事例

今後の案件や商談でよい結果を得るためには、成功・失敗事例を営業部門内で共有することが大切です。

「どのような金額設定やアプローチ方法で成功につながったのか」「失敗した原因は何か」など、客観的な振り返りや担当者が感じたことをしっかり共有しましょう。

他の担当者の成功例を今後の商談に活かしたり、担当者自身が気づいていない失敗の要因を見つけ出したり、成功・失敗事例を次に活かせます。

営業部門内で情報共有を行うことのメリット

営業部門内で情報共有を行う主なメリットは、下記の通りです。

営業部門内で情報共有が行われると、必要な情報を必要なタイミングで得られるようになります。自由に情報を確認できれば、担当者一人ひとりの負担軽減につながり業務効率も上がります。

また、営業活動の内容を可視化することは、属人化による不正やトラブルを防ぐためにも効果的です。情報を共有せずに担当者だけが案件や商談の内容を把握していると、ミスやトラブルに気づくのが遅くなりやすくなるため、積極的な情報共有を意識しましょう。

情報共有が活発になると、社員同士のコミュニケーションも活性化されて連帯感が生まれることも大きなメリットです。連帯感が強くなることで、営業部門全体で売上達成を目指すスタイルを実現しやすくなります。情報共有で集まった成功・失敗事例を分析して、今後の営業活動に活かしましょう。

営業部門内でスムーズに情報共有を行うためのポイント

情報共有は、呼びかけるだけでは社員に浸透しません。営業部門内でスムーズに情報共有できるように、まずは事前準備を済ませておきましょう。

営業部門内の情報共有をスムーズに行うためのポイントは、下記の3つです。

ここからは、それぞれのポイントについて具体的に解説します。

目的を明確化する

営業部門内の情報共有は、まず目的を明確化することから始めましょう。何のために情報共有をするのか目的や必要性がはっきりしていると、社員の積極性や協力性がアップします。

目的の具体例は、下記の通りです。

情報共有の目的は、企業方針や営業部門内の状況に合わせて考える必要があります。「何が足りないのか」「何を達成したいのか」を考えて目的を明確にしましょう。

ルールの策定・周知をする

情報共有の目的がはっきりしたところで、次はルールの策定をします。

営業部門内の情報共有で決めておくべきルールの一例は、次の通りです。

共有方法が難しいと面倒に感じたり後回しにしたり、情報共有がスムーズに行われない原因になります。必要な情報を手間なく共有できるように、テンプレートを活用するなどやり方や内容をシンプルにすることがポイントです。

情報共有のルールが決まったら、適切に情報共有が行われるように社員に内容を周知しましょう。

情報共有ツールを有効に活用する

情報共有ツールは、ビジネスシーンで使われることが多いコミュニケーションツールです。チャットやファイル共有、スケジュール管理など、情報共有に役立つ機能が備わっています。

情報共有ツールを活用する主なメリットは、下記の通りです。

情報共有ツールを使うと、情報共有にかかる手間と時間を大幅に減らせるだけでなく、リアルタイムで情報を共有したり閲覧したりすることが可能となります。

「@pocket」は営業部門内の情報共有にもおすすめ！

情報ツールには、SFA（営業支援ツール）やグループウェアなどの種類がさまざまあります。SFAは商談情報の管理や顧客管理情報などにも対応しています。一方、グループウェアはコミュニケーションを中心としたツールです。

情報共有ツールを活用する場合は、使う側の利便性も考えて導入するツールを選びましょう。

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まとめ

営業部門内の業務をスムーズに行うためには、商談の進捗状況や顧客情報などの情報を共有して認識のずれを防ぐことが大切です。情報共有の徹底には、「業務効率が上がる」「属人化による不正やトラブルを防げる」などのメリットがあります。

情報共有の手間と時間を減らしつつ必要な情報を適切に共有したい場合は、業務アプリ作成ツール「@pocket」が適しています。営業部門内の情報共有に取り組みたいと考えている方は、ぜひ「@pocket」へお問い合わせください。