無料で試せる業務効率化ツールのおすすめ7選！種類や導入時のポイントも解説

「毎日残業続きで、スムーズに仕事を進められない」
「上司や同僚からのレスポンスが遅くて困っている」
「もっとスピーディーに業務効率化を進められる方法は？」
従来の業務では電話やFAXが主流でしたが、IT化により仕事の進め方にも変化が起きています。しかし、現在の業務手順では効率が悪いとお悩みの方もいるでしょう。

本記事では業務効率化ツールとは何か、ツールの種類や導入前に検討するポイント、無料で使える業務効率化ツールを紹介しています。この記事を読むことで業務効率化ツールとは何かがわかり、自社に合ったツール導入の検討にも役立つでしょう。

日々の業務にお悩みの方、社内業務の効率化を検討中の方は、本記事をチェックしてください。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、ITを活用して仕事をスムーズに行うためのツールのことです。

業務効率化ツールの導入により、手作業によるミスや負荷軽減といったメリットがあります。業務効率化ツールには様々なものがあり、予算や目的に合わせて選ぶことが大切です。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールは多種多様で、それぞれに得意とする用途があります。Web会議ツールやビジネスチャット、ファイル保管サービスや電子契約ツールなども業務効率化ツールの一種です。

ここからは、一覧化した主な業務効率化ツールの種類を確認していきましょう。

業務効率化ツールを導入する際に見るべき6つのポイント

業務効率化ツールにはそれぞれに特徴があります。業務やニーズに合わないものを導入すると、使いこなせないばかりか逆に効率が悪くなるという結果にもなりかねません。

ここからは、業務効率化ツールを導入するにあたって、押さえておくべきポイントを6つ紹介します。

自社の課題やニーズに合っているか

業務効率化ツールの導入前には、自社に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

何が課題かを見定め、解決に適したツールを選択してください。また、検討時には管理者だけでなく現場の担当者にもヒアリングを行い、ニーズを把握することが大切です。

既存ツールと連携できるか

導入するツールが、既存システムや周辺ツールと連携可能かをチェックしておくことも大切です。

高機能なツールを導入しても、既存システムとの互換性がなかったり、重複する機能を持っていたりすると逆に使い勝手が悪くなる可能性があります。連携できる業務効率化ツールを選ぶと、スムーズに導入できるでしょう。

ツールの機能に過不足はないか

ツール選定の際は、自社に必要な機能を備えているかを調べておきましょう。

「機能」「使い勝手」「コスト」「サービス」といった側面から、ツールが自社に適しているかどうかを見極めてください。

また、画面操作や基本構成も検討材料にすることをおすすめします。直感的に画面を操作できそうか、シンプルな構成かといった点も検討しましょう。

セキュリティ面の問題はないか

導入するツールのセキュリティ面も、検討時にチェックしておきましょう。

情報漏洩やウイルス被害の発生は、企業にダメージを与えかねません。特に、クラウド上でデータを扱うツールについては、どのようなセキュリティ対策をとっているかを調べることが重要です。

ツール導入後の体制は整っているか

ツール導入後の社内体制を整えておくことも大切です。

業務改善ツールの目的は「導入」ではなく「業務課題の解決」です。社内にツールを定着させるためには導入後の体制作りが欠かせません。

社内に問合せ窓口を設置し、担当者からの質問や意見を受け付けることでツールの問題点や改善策を見出せます。また、提供元のサポート内容も事前にチェックしておきましょう。

無料版でどこまで機能が使えるか

無料版の導入を検討している場合は、そのツールが持つ機能をどこまで使えるのかを確認しましょう。

ツールの無料版は、主に以下の2種に分けられます。

1.有料版と同じ機能を期限付きで提供する
2.有料版機能の一部のみに制限して提供する

1は業務に合うかどうかの確認に使われるのが一般的です。2はユーザー数やファイル保存機能に制限があることが多く、小規模で使いたい場合に向いています。

無料で試せる業務効率化ツール7選

日々の業務をスムーズに行うためには、ニーズに合った業務効率化ツールを活用するのがおすすめです。

DXやリモートワークの普及に伴い、働き方にも変化が起きています。業務効率化ツールを利用することで、仕事の幅も広がることでしょう。

ここからは、無料で試せる業務効率化ツール7種の特徴や料金体系を紹介します。

@pocket

@pocket（アットポケット）は、社内業務アプリをノーコードで作成し、低価格で導入・運用ができる業務効率化ツールです。

クラウドサービスのため手軽に導入でき、自社の業務アプリを短時間で作成できます。連携機能も豊富で、幅広い業界で使われているツールです。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

出典：価格・導入の流れ｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/price/

Chatwork

Chatrwork（チャットワーク）は、ビジネスシーンで使えるチャットツールです。

電話やメールよりも手軽で、多くの企業で採用されています。社外メンバーを含めたグループ作成ができる点も特徴です。

出典：Chatwork｜株式会社kubell
参照：https://go.chatwork.com/ja/

Trello

Trello（トレロ）は、タスクをカード形式で管理し、情報共有や進捗管理ができる業務効率化ツールです。

カードは「かんばん方式」とも呼ばれ、チームメンバーの状況を可視化できます。クラウド型ツールのためスマートデバイスからもアクセスできて、オープンな社内環境を実現可能です。

出典：どこにいてもチームのプロジェクトを管理 Trello｜Atlassian
参照：https://trello.com/ja

調整アポ

調整アポは、法人向けに開発された日程調整ツールです。

予定表やカレンダーアプリと連携し、スケジュールを自動調整して日程を提案します。社外メンバーとの会議調整もでき、日程調整にかかる時間を大幅に削減することが可能です。

出典：ビジネス向け日程調整ツール「調整アポ」｜株式会社 RECEPTIONIST
参照：https://scheduling.receptionist.jp/

ベクターサイン

ベクターサインは、契約関連業務をオンライン上で行える電子契約サービスです。

契約書作成や電子署名、ワークフロー機能を持ち、商談から締結までをワンストップで行えます。電子帳簿保存法に対応しているのも強みです。

出典：ベクターサイン｜株式会社べクターホールディングス
参照：https://v-sign.vector.co.jp/

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、申請から承認までの一連の社内業務をクラウド上で実施できるツールです。

稟議や経費申請などの業務をスピーディーに運用でき、スマートフォンからの操作も可能です。無料お試し期間中であっても全てのサポートを制限なく使えます。

出典：申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」｜株式会社DONUTS
参照：https://wf.jobcan.ne.jp/

Googleドライブ

Googleドライブは、オンライン上のファイル保管サービスです。

文書や写真、動画ファイルなどをクラウド上に保存でき、データはスマートフォンなどからも利用できます。また、他者にアクセス権を与えることでデータの受け渡しや共同編集ができるのも特徴です。

出典：Google ドライブ: セキュアなクラウド ストレージを使ってオンラインでファイルを共有 Google Workspace｜グーグル合同会社
参照：https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

自社に最適な業務効率化ツールを導入しよう

業務効率化ツールの概要や種類、選び方のポイントと無料で使える業務効率化ツールを紹介しました。

社内外での課題解決に役立つ業務効率化ツールですが、効率化したい内容によって様々なツールが存在します。導入時には課題の内容を十分に把握し、ニーズに合ったものを選択することが重要です。導入後の社内体制を整え、定着を図ることもツール導入成功のカギとなるでしょう。

日々の業務を円滑に行えるよう、適切な業務効率化ツールを導入して課題解決に役立ててください。