ワークフロー管理とは？重要性・具体例・システムの選び方も解説！

さまざまな従業員が働く職場では業務のムリ・ムダ・ムラが頻繁に発生し、生産性が低下しかねません。ワークフロー管理は生産性を向上させて、会社の利益につなげるための有効な解決策の1つです。

当記事では、ワークフロー管理の概念と、実施するメリットを分かりやすく解説します。ワークフロー管理システムの選び方や予算が限られている場合の導入方法も説明するため、業務改善に取り組んで会社の課題を解決したい方はぜひ参考にしてください。

ワークフロー管理とは？

ワークフロー管理とは、ある業務のワークフローを管理して、滞りなく実行できる体制を作ることです。場合によっては、専用システムを活用したワークフローの自動化を「ワークフロー管理」と呼ぶケースもあります。

そもそもワークフローとは「work（仕事）」と「flow（流れ）」を組み合わせた言葉で、「ある業務の一連の流れをパターン化して図式化したもの」といった意味です。ワークフローを視覚的に整理するための手段として、フローチャートが活用されることもあります。

例えば以下は、課長・部長・社長の順番で回す稟議のワークフローです。

上記のワークフローを紙ベースで行うと、フォーマットを探して稟議書を作成し、関係者に手渡す手間が発生します。関係者のうちの1人が外出している際には帰社するまで待たなければならず、業務が停滞しかねません。

そこで、一部の会社では頻繁に発生する業務に対し、ワークフロー管理システムを導入します。ワークフロー管理システムとは、紙ベースのワークフローを電子化して、オンラインで実行できる体制を整備するシステムです。ワークフロー管理システムにはさまざまな種類があり、自社に応じたシステムを導入することで、業務改善を図れます。

ワークフロー管理の重要性

ワークフロー管理は業務プロセスがすでに確立されている仕事を対象に行うことから、必要性に疑問を感じる方もいるでしょう。しかし、ワークフロー管理は業務を進める上でのさまざまな課題を解決し、組織の利益につなげるための有効な手段と言えます。

ワークフロー管理が重要視される理由は主に、以下3点です。

●業務進捗が明確化する

ワークフロー管理を適切に行えば進捗状況を明確に把握し、停滞を防止できます。さらに、ワークフロー管理システムを導入すればリアルタイムで状況を把握し、確認作業にかける時間の節約も可能です。確認作業にかけていた時間を他の仕事を行うことに回せば、組織としての生産性が向上します。

●属人化を防げる

ワークフロー管理によって業務の手順が可視化されると、担当者によって作業の質に差がある状況を回避できます。ある業務を特定の社員しか担当できない状況を指す「業務の属人化」を防止できるだけでなく、チームのメンバー全員が協力しあい、無理なく作業を進められる体制の整備が可能です。

●業務効率を向上させられる

業務の手順が可視化されると、現在のやり方の客観的な評価や分析を行うことが容易です。評価や分析によって発覚した問題点を改善すれば、業務効率が向上します。

ワークフロー管理の具体例3つ

ワークフロー管理は多くの場合、煩雑な手続きが必要で頻繁に発生する業務や一連の流れを切り出して自動化することが容易な業務を対象に行います。例えば、勤怠管理・経費精算・稟議はいずれも上記の特徴を満たすため、ワークフロー管理に適した業務の1つです。

ここからは、勤怠管理・経費精算・稟議におけるワークフロー管理の具体例をそれぞれ詳しく説明します。

勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の出退勤実績を記録し、管理する業務です。勤怠管理にワークフロー管理システムを導入すると、タイムカードを利用した勤怠管理で起こり得る以下の問題の解決を図れます。

勤怠管理に特化したワークフロー管理システムの中には、グループウェアへのログインと同時に「勤務開始」・ログアウトと同時に「勤務終了」を記録できる機能が付いたものもあります。自動的に出退勤実績が記録されると、タイムカードの打刻漏れや改ざんが起こりません。

また、勤怠管理のワークフロー管理システムには多くの場合、出退勤実績の集計機能が付いています。集計結果からはリアルタイムで簡単に「過剰に残業している従業員がいないか」を確認でき、適切な指導へとつなげることが可能です。

経費精算

経費精算とは、経費を使用した従業員が精算書を作成して上司の承認をもらい、経理部門の承認を受ける業務です。経費精算にワークフロー管理システムを導入すると精算書の作成から承認までの流れを電子化し、オンラインで完結できます。

経費精算にワークフロー管理システムを導入するメリットはその他、以下の通りです。

ワークフロー管理システムの中には、スマホやタブレット端末からの作業に対応しているものもあります。出張先からも経費精算できる環境を整備できれば、従業員の利便性が高まるでしょう。承認した精算書をシステム内で管理すれば、情報の共有や活用が容易です。さらに、承認後に内容を改ざんされる不正の防止にもひと役買います。

稟議

稟議とは、従業員の権限のみでは実行できない業務について、上司や経営層の承認を得ることです。ワークフロー管理システムに稟議書のフォーマットや承認ルートを事前に設定しておけば、書類の作成や回覧作業を効率化できます。

また、稟議にワークフロー管理システムが導入されていると事前に登録されたルート以外の手段によって、申請を行えません。結果として稟議の不正を抑制できると、内部統制を強化できます。

ワークフロー管理システムの選び方

ワークフロー管理システムにはさまざまな種類があり、選び方の基本を理解していなければ、自社に向かないシステムを選択する失敗が起こり得ます。ワークフロー管理システムの選び方に迷う場合は以下のポイントに注目し、自社にとって最適なシステムを見極めましょう。

●ワークフロー設定の柔軟性

ワークフロー管理システムでは事前に特定業務のワークフローを設定し、使用します。ワークフローを柔軟に設定できるほど汎用性が高く、自社の体制にマッチする形での導入が可能です。

●システムそのものの分かりやすさ

ワークフロー管理システムは、デジタル機器の操作が苦手な従業員も使用します。システムを選択する際にはさまざまな従業員が使用することを前提として、画面設計や操作方法の分かりやすさを確認しましょう。

●既存のシステムとの親和性

勤怠管理や経費精算では一連のワークフローが完了した後に所定の形式で必要なデータを出力し、会計システムなどで活用すると便利です。既存のシステムとの併用を希望する場合はデータ出力の可否や対応しているデータ形式をチェックして、親和性を確認しましょう。

ノンプログラミング業務アプリ作成ツール「@pocket」について

規格化されたワークフロー管理システムの中から、上記のポイントを満たすシステムを探すためには、一定の時間と労力が必要です。

ノンプログラミング業務アプリ作成ツール「@pocket（アットポケット）」を活用すれば、自社にとって最適なシステムを簡単かつ低コストで製作できます。

限られた予算の範囲でワークフロー管理システムの導入を検討したい場合はぜひ、@pocketの活用をご検討ください。

まとめ

ワークフロー管理とは業務の流れを視覚的に整理して、スムーズに行われる体制を作ることです。ワークフロー管理を適切に行えば、業務の属人化や不正の横行を防止できます。また、ワークフロー管理は業務の停滞を防止して、効率化を図るためにも重要な作業です。

ワークフロー管理を効果的に実施するためには、専用システムの導入による流れの自動化や電子化も検討しましょう。そして、自社にとって最適なワークフロー管理システムを導入したい場合はぜひ、@pocketをご検討ください。