請求書管理はエクセルでも可能？テンプレートの作成手順を解説！

企業経営では自社が送付したもの・受領したものを合わせて、毎日たくさんの請求書が発生しています。会計・経理のペーパーレス化を進める上で、請求書管理をエクセルで行おうと考える方は多いのではないでしょうか。

請求書は会社の取引に関する重要な書類です。請求書の保管を適切に行うことはもちろん、必要なときに素早く閲覧・使用ができなければなりません。

今回は、請求書管理がなぜ重要なのかと、請求書管理をエクセルで行う手順やメリット・デメリットを解説します。

請求書管理の重要性

請求書管理が重要とされる理由は、請求書は企業の取引を証明する帳簿書類の1つであるためです。

そもそも請求書とは、企業が商品・サービスを販売したときに取引先へ送付、もしくは購入したときに取引先から受領する書類です。請求書には商品の代金や支払い期日が記載されており、請求書通りに払い込みをして取引が完了します。

法人税法の定めにより、企業は請求書を含む帳簿書類の保存が義務付けられています。保存期間は、事業年度における法人税の確定申告の提出期限翌日から7年間です。

保存期間中に請求書を紛失しないよう、また必要なときにはすぐ取り出せるよう、請求書は適切に管理する必要があります。

【受領・送付別】請求書の基本的な管理方法

受け取った請求書・送った請求書のそれぞれについて、基本的な管理方法を解説します。

●受け取った請求書の管理方法

受け取った請求書は入金前か後かが分かるよう、「未入金請求書」と「入金済み請求書」のファイルに分けて管理します。

未入金請求書のファイルは、入金が済んでいない請求書の移動先です。

未入金請求書の中にも「確認前」と「確認済み」の2つのファイルを用意し、内容の確認ができていない請求書は確認前のファイルに入れます。請求内容の確認ができ次第、確認済みのファイルへと移しましょう。

入金を済ませた後は、請求書が支払い済みであると分かる状態にして、入金済み請求書のファイルに保管します。

●送った請求書の管理方法

自社で管理する「送った請求書」とは、「請求書の控え」のことです。

取引先へ送った請求書についても入金前か後かが分かるよう、「未入金請求書控え」と「入金済み請求書控え」のファイルに分けて管理してください。

入金が確認できていない請求書は未入金請求書控えのファイルに入れます。入金予定日を過ぎた請求書がある場合は、一目で分かるようにマークを付けておきましょう。

取引先からの入金が確認できたら、請求書を入金済みと分かる状態にして、入金済み請求書控えのファイルに移します。

請求書管理をエクセルで行う方法

請求書管理は、エクセルでも問題なく行えます。実際に、請求書管理にエクセルを活用している企業も多く存在します。

請求書管理をエクセルで行う際は、いくつかの準備が必要です。準備すべき内容と手順を紹介します。

エクセルで請求書管理を行うメリット・デメリット

エクセルは便利な表計算ソフトであり、事務作業などに活用している企業は多いでしょう。

エクセルでの請求書管理にはさまざまなメリットがあります。一方で、エクセルならではのデメリットもあるため注意してください。

エクセルで請求書管理を行うメリット3つとデメリット2つを解説します。

メリット（1）アナログ管理と比べて業務工数が大幅に削減できる

エクセルはセルの値を用いた計算機能があり、請求書管理に欠かせない税額や請求額の計算を容易に行えます。請求書を紙のまま保管するアナログ管理と比べて、業務工数を大幅に削減できる点がエクセルでの請求書管理のメリットです。

VLOOKUP関数を用いて取引先コードと社名・郵便番号・住所を紐づけたり、並び替え機能で請求先情報を入金予定日順に並べたりもできます。エクセルの使い方に慣れるほど、請求書管理の手順を最適化できるでしょう。

メリット（2）追加コストをかけずに管理体制を整えられる

多くの企業では、パソコンにエクセルなどの表計算ソフトを標準搭載しています。エクセルさえあればすぐに請求書管理をスタートでき、追加コストをかける必要がありません。

また、請求書をアナログ管理していた企業の場合は、エクセルでの請求書管理に切り替えると請求書の保管コストを削減できます。請求書は要件を満たせば電子化が可能であり、業務のペーパーレス化にもつながります。

メリット（3）請求業務がテレワークで完結する

ソフトがインストールされている端末であれば、エクセルを使用する作業はどこでも行えます。請求業務がテレワークで完結し、社員の多様な働き方を支援できる点がメリットです。

エクセルにはファイル共有の機能があり、共有されているファイルは複数人での同時編集が行えます。社内・社外にかかわりなく作業ができるため、テレワーク化を進めやすい業務と言えるでしょう。

デメリット（1）ファイル数の増加に伴い管理が困難となる

エクセルでの請求書管理はファイル内にデータを格納する仕組みであり、データを確認するにはファイルを開かなければなりません。ファイル数が増加すると、必要なデータがどのファイルに入っているかが分かりにくくなり、管理が困難となる点がデメリットです。

また、エクセルはファイルサイズが大きくなると、ファイルを開く際にパソコンの動作が重くなったり、ソフトがクラッシュしたりする可能性があります。1つのファイルを使い続けず、適宜新しいファイルを追加する必要があり、ファイル数の増加は避けられません。

デメリット（2）データ共有においてあらゆる課題が生じる

エクセルのデータ共有では、誤った内容のものが上書き保存されたり、セルのデータが削除されたりといったミスが発生する可能性があります。作業後に編集内容の間違いがないかを確認し、必要であれば変更履歴をたどって修正しなければなりません。

また、エクセルのデータ共有はリアルタイムではなく、他の人が行った編集は自動保存の後で共有されます。共有のタイミングによっては最新データの反映が大きく遅れるなど、データ共有において多くの課題がある点がデメリットです。

業務アプリ「@pocket」なら請求書管理に特化したシステム作成が可能！

請求書管理をエクセルで行うことは多くのメリットがあるものの、請求業務を円滑に進める上での致命的なデメリットもあります。請求書管理に最もよい方法は、やはり専用システムの導入です。

しかし、請求書管理ができるシステムはさまざまな商品があり、機能性・コスト・使いやすさなどは商品ごとに違いがあります。自社に100％適したシステムを見つけることは困難と言ってよいでしょう。

自社に合う請求書管理システムを導入するには、ノーコード業務アプリ「@pocket」がおすすめです。

@pocketを利用すると、ドラッグ＆ドロップの操作で業務アプリが作成できます。請求書管理に必要な部品を組み合わせれば、求める機能だけを搭載した請求書管理システムが作成可能です。

まとめ

請求書管理はエクセルでも行えます。まずはエクセルで請求先の一覧表と請求書のテンプレートを作り、請求書フォルダも用意して、請求書管理を進めましょう。

エクセルでの請求書管理には業務工数の削減や、追加コストがかからないメリットがあります。一方で、ファイル数が増加すると管理が困難な点、データ共有が使いにくい点はデメリットです。

請求書管理を効率的に行うには、専用のシステムを導入しましょう。プログラミングの知識が不要な「@pocket」は、自社に適した請求書管理システムを簡単操作で作成できます。