小売業や製造業にとって、適切な在庫管理は欠かせません。在庫切れによる販売機会の逸失や余剰在庫による経営圧迫は、企業にとって深刻な問題です。
商品を適時に提供するためには、誰にとっても見やすく確実な在庫管理表を作成する必要があります。しかし、扱うアイテムが多い場合、紙の在庫管理表はかさばる上不備も生じやすいため、不便だと感じることも多いでしょう。
そこで活用ツールの候補として挙げられるのが、エクセルです。当記事では、エクセルを使った在庫管理表の作成方法と、そのメリット・デメリットを解説します。
目次
そもそも在庫管理とは？
そもそも在庫管理とは、商品や原材料の在庫数や状態を適正に保ち、必要な時に必要な分だけ顧客に提供できる体制を整えることです。在庫管理の目的は、適切な在庫量を持って顧客への供給を滞りなく行うことと、在庫の無駄を減らして利益を最大化することにあります。
在庫管理は、商品を扱う企業にとって共通の使命であり、企業の健全な経営に不可欠と言えるでしょう。
そして、適切な在庫管理を効率的に行うために必要なのが在庫管理表です。在庫管理表は、在庫の数量や種類、動きなどを記録し、在庫の状況を一目で把握できるようにするためのツールです。
この在庫管理表は、エクセルを使って作成することもできます。エクセルを用いれば、視覚的に分かりやすい在庫管理表の作成と効率的な管理が可能です。
【タイプ別】エクセルを用いた在庫管理表の作成方法
エクセルを用いた在庫管理表には、主に「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2つの形式があります。
| 単票タイプ |
| 単票タイプは別名「吊り下げ票タイプ」とも呼ばれ、紙の在庫管理表をそのままエクセルに移した形式です。型番や商品名を表の先頭に入れ、横軸に「入庫」「出庫」「残高」「担当者」などを設定し、縦軸に日付を入力して情報を管理します。 エクセルに不慣れな人でも扱いやすく、単一商品の詳細な在庫動向を追うのに適した形式です。しかし、多数のアイテムを扱う場合、全体の在庫状況を把握するのに手間がかかります。 |
| 在庫移動表タイプ |
| 在庫移動表タイプは、横軸に日付、縦軸に型番や商品名を配置して作成します。在庫移動表タイプは複数の商品の在庫を1つのシートで管理でき、全体の在庫状況を一覧で確認できるのが大きなメリットです。 ただし、担当者や備考など個別の詳細情報を記録するのは難しく、アイテム数が多い場合はシートが重くなるリスクもあります。 |
次に、実際にエクセルで作成する際の手順を解説します。
単票タイプ（吊り下げ票タイプ）
エクセルで単票タイプの在庫管理表を作成する手順は、次の通りです。
| （1） | A3～A6セルに「品番」「商品名」「日時」「繰越残高」をそれぞれ入力する |
| （2） | A7セルに日付を入力する |
| （3） | A7セルを選択し、右下の「■」にカーソルを合わせて「＋」に変化したところでマウスの左ボタンを押しながら下にドラッグし、オートフィルで日付を自動入力する |
| （4） | B4セルに品番、B5セルに商品名を入力する |
| （5） | B5～F5セルに「入庫」「出庫」「残高」「担当者」「備考」をそれぞれ入力する |
| （6） | D6セルに先月末の残高を入力する |
| （7） | D7セルに関数「=D6+B7-C7」（繰越残高＋翌日入庫−出庫）を設定する |
| （8） | オートフィルでD7セルの関数を下のセルにコピーする |
以上で基本的な枠組みの完成です。入出庫に応じて数値を更新すれば、残高は自動で計算されます。
在庫移動表タイプ
エクセルで在庫移動表タイプの在庫管理表を作成する手順は以下の通りです。
| （1） | A3～F3セルに「品番」「商品名」「繰越残高」「在庫」「入出庫」「合計」をそれぞれ入力する |
| （2） | G3セルに日付を入力する |
| （3） | G3セルを選択し、右下の「■」にカーソルを合わせて「＋」に変化したところでマウスの左ボタンを押しながら右にドラッグし、オートフィルで日付を自動入力する |
| （4） | A4・A5のセルを結合し、Dまでオートフィルする |
| （5） | D列の「在庫」セルに関数「=C4+F4-F5」（繰越残高＋入庫数合計−出庫数合計）を設定する |
| （6） | E4に「入庫」、E5に「出庫」と記入し、2つのセルを同時選択して下に向かってオートフィルでコピーする |
| （7） | F4「合計」セルに関数「=SUM(G4:AK4)」（1日から末日の合計）を設定する |
| （8） | F4セルを選択し、下に向かってオートフィルする |
| （9） | F列のセルを選択状態にし、「表示」→「ウィンドウ枠の固定」→「F列目まで」で列を固定する |
以上で基本的な枠組みの完成です。入出庫に応じて数値を更新すれば、残高は自動で計算されます。
在庫管理をエクセルで行うメリット・デメリット
エクセルでの在庫管理には、メリットとデメリットの両面が存在します。メリットとしては、コストの面での利点や手軽さが挙げられます。しかし、大量のデータ管理や最新情報の反映には限界があるなど、デメリットも無視できません。
ここでは、エクセルを使った在庫管理のメリットとデメリットを詳しく解説します。
メリット
エクセルでの在庫管理には、以下のようなメリットがあります。
- 低コストで導入可能
- 操作が簡単で始めやすい
- 紙よりも管理がしやすく、ミスの削減が期待できる
業務用のPCへすでにエクセルがインストールされていれば、追加のコストなしで在庫管理に利用可能です。高機能な在庫管理システムにはシステム開発費やランニングコストがかかりますが、エクセルならそれらのコストを抑えられます。
また、エクセルでの在庫管理は操作が簡単な点も大きなメリットです。ほとんどのビジネスパーソンがエクセルの基本的な使い方を理解しており、特別な研修や準備が必要ありません。すぐに始められるため、業務の効率化に直結します。
紙の在庫管理表と比較すると、エクセルは破損や紛失のリスクが少なく、データのバックアップも簡単です。複数の人で管理する場合でも、ファイルの閲覧や整理整頓が容易になります。また、自動計算機能を利用すれば入力ミスが減り、より正確な在庫管理が可能です。
デメリット
エクセルでの在庫管理には、以下のようなデメリットがあります。
- 大規模な管理には不向き
- データ容量の限界がある
- リアルタイムでの状況把握が難しい
エクセルはあくまでも表計算ソフトにすぎないないため、商品数や拠点が多い場合の管理には向きません。大量の商品を扱うと情報の検索や更新に時間がかかり、作業効率が低下します。
そもそも、エクセルが一度に処理できるデータ量には限界があるため、データ量が増えると表示速度の低下や処理の停滞が発生します。複数担当者での同時編集や共有も難しく、大規模な在庫管理には不適切です。
また、エクセルでは最新状況の即時反映にも難があり、データ上の数字と実数に差が出るケースが少なくありません。必要な情報がタイムリーに更新されないことで、適切な意思決定が遅れるリスクがあります。
さらに、エクセルのデータが簡単に変更や消去が可能なのも課題です。わずかなミスや誤操作が原因で、重要な情報が失われる可能性もあります。
在庫管理業務を効率化するなら「＠pocket」がおすすめ！
在庫管理表をエクセルで作成すること自体は可能です。しかし、大量のデータ管理やリアルタイム更新の難しさなどのデメリットがあり、結果として業務負担が増加する可能性もあります。
ノンプログラミングで業務アプリを作成できる「＠pocket」であれば、知識がなくても自社に最適な在庫管理システムを簡単に構築可能です。エクセルに限界を感じてからのシステム移行にはさらなる手間がかかるため、初めから機能性の高いツールを使用することをおすすめします。
まとめ
エクセルは低コストで手軽に始められる一方、大規模な管理やリアルタイム更新には不向きです。そのため、エクセルの機能では業務に物足りないと感じたら、より機能性の高いツール「＠pocket」の利用がおすすめです。
＠pocketは、ドラッグ＆ドロップで簡単に業務アプリを作成でき、リアルタイムでのデータ集計や分析が可能です。複数のアプリ間でデータを連携すれば、効率的な在庫管理業務を実現できるでしょう。今の在庫管理方法に課題を感じている方は、ぜひ＠pocketをご検討ください。
