人事の業務効率化はどうすればいいの？おすすめのITツールも併せてご紹介！

「人事業務の効率化を検討したい」
「どのようなツールを使えば人事の負担を軽くできるんだろう？」
「どこから手を付けていいか分からない」
人事業務の効率化を実現し、生産性の向上を目指したいけれど、どのように取り組むといいか分からないとお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、人事業務の効率化を成功させるためのポイントや方法、効率化に役立つツールを紹介しています。

この記事を読めば、人事業務の効率化に向けた手順や注意点を知ることができます。ツールの特徴を知ることで、自社に必要なツールの選択の参考にすることも可能です。

人事業務の効率化で悩んでいる方は、この記事を最後まで目を通し、相応しい方法を検討してみてください。

人事業務の効率化によるメリット

人事業務を効率化することによって得られるメリットは、人手不足の解消と迅速な経営判断の支援があります。

人手不足の解消により、時間に余裕が生まれます。その時間を活用することで、自社の人材を有効に活かす施策を練ることも可能です。人材情報をもとにした、適材適所の人事案を速やかに経営陣に提案できます。

これにより、迅速な経営判断の支援が期待できるでしょう。

人事業務を効率化する方法

人事業務の効率化のためには、日常業務の中に潜む無駄や不合理、惰性などを見つけ出すことが大切です。その上で、業務のオンライン化や外注の利用、ツールの導入を検討してみてもいいでしょう。

ここからは、人事業務を効率化させる方法について詳しくみていきます。

従来の取り組み方を一新する

会社で行っている従来の業務の進め方が、効率的なものとは限りません。これまでの業務内容を見直すことが、業務効率化の第一歩です。

人事業務は紙媒体で行われていることが多く、デジタル化を進めることでペーパーレス化を図れます。また、デジタルデータを一元管理することで、重複した入力作業を減らすことも可能です。

例えばエントリーシートの確認作業にAIを活用すれば、作業時間を大幅に削減できるでしょう。

オンライン化をする

コロナ禍を経て、急速にテレワークが広がりました。人事業務においてもオンライン化に対応していく必要があります。

人事業務のオンライン化に活用できるツールとして、ウェブセミナーツール、eラーニングツール、ウェブ会議ツール、採用管理ツールなどがあります。

社員研修であればウェブセミナーツールやeラーニングツールを活用できるでしょう。会社説明会や採用面接は、ウェブセミナーツールやウェブ会議ツールを活用することで、遠隔地の候補者とのコンタクトが容易になります。

採用管理ツールで採用業務の一元管理をすれば、面接のスケジュール管理から採用率や内定受諾率の数値分析までを行うことが可能です。

人事業務を外注する

外注の対象となる主な人事業務は、採用業務や人材育成業務です。

採用業務には採用戦略の立案、採用計画の策定、人材の募集や面接スケジュールの調整、選定や内定後のフォローなど、多くの工程があります。

また、新卒採用においてはインターンシップへの対応や学生の繋ぎ止め施策、新卒採用スケジュールに変更があった場合には、そちらにも対応しなければなりません。他にも途中採用やパート採用など、煩雑な事務作業が多く発生します。

人材育成では、研修の担当者育成にも人手や時間が必要です。また、研修実施にはスケジュール調整や受講状況の管理など、工数のかかる事務作業が伴います。

このような、工数の多い採用業務や人材育成業務を外注することで、人事の負担が軽減されるでしょう。

非定型業務と定型業務を整理する

業務効率化を図るためには、まず人事業務を細かく洗い出し、非定型業務と定型業務を整理します。業務の可視化を図ることで、非効率な部分をあぶり出すことができます。

非定型業務は決まった手順を確立することが困難な業務です。そのときどきで臨機応変に対応していく必要があります。一方、定型業務は毎回決まった流れで行う業務のため、マニュアル化しやすいという特徴があります。

定型業務にはITツールを導入する

マニュアル化しやすい定型業務にはITツールを導入することで、業務効率化が図れます。ただし、やみくもにシステムを導入しても効果は上がりません。

システム導入前にデータベース化した人事情報をどのように活用するか、しっかりと見定めましょう。様々な課題の解決策を考えることが重要です。それを踏まえてシステム化することで、業務効率化が実現し、生産性の向上につながるでしょう。

人事業務で行うこと

人事業務では、人材の採用や育成、人事評価、人事制度企画立案など、人材管理に関する業務を行います。具体的には、有望な人材の採用や採用した人材の育成、組織内の人材活用と効果的な配置などの業務を行います。

上記を踏まえた上でそれぞれの業務について、さらに詳しく見ていきましょう。

人材採用

人材採用は、自社に必要な優秀な人材を獲得する非常に重要な業務です。採用の結果によって、自社の将来にも影響を及ぼす可能性があります。

採用を大きく分けると、新卒採用と中途採用の2つになります。

新卒採用とは、日本独特の採用方法で、高校や大学などを卒業したばかりの学生を採用する方法です。中途採用は、就業経験のある人材を採用することをいいます。欠員の補充や自社にない知識や経験を持つ人材を確保するために行うことがほとんどです。

人事評価

人事評価では、一定期間における従業員の業績や能力を評価します。従業員の給与や役職の決定にかかわるため、従業員のモチベーションに直結する重要な業務です。

客観的な視点から、公平に評価することが非常に重要です。また、自身の評価に従業員が納得できるよう、評価基準をはっきりとさせ、透明性を確保する必要があります。

人事異動

従業員を適材適所に配置するのも人事業務のひとつです。異動や配置には、各部門との打ち合わせやすり合わせが必要となります。

ただし、人材は限られているため、希望通りの異動が実現するとは限りません。そのような場合も想定し、各部門と協議を重ねることも重要な業務です。

人材育成

従業員の能力向上のために、役職や能力にあった育成カリキュラムを組んで研修を行います。

研修内容は次のようなものがあります。

・通常業務を通して指導するOJT（On the Job Training）
・時間や場所を別途用意して指導するOFF JT（Off the Job Training）
・参加者をグループ分けし、テーマに沿って議論をするグループワーク
・決められた役割の当事者を演じ、改善すべき点を見つけるロールプレイング
・ウェブ上のセミナーや講義動画を活用し、自身のペースで行うeラーニング
・ウェブ会議ツールなどのカメラや音声、チャット機能を活用するオンライン研修

新入社員、若手社員、中堅社員、管理職の4つに階層に分け、それぞれの階層にあった研修内容を組み合わせて行うことで、より効率的に学ぶことが可能です。

労務と人事の違い

労務は労働環境の整備や管理、人事は人材の教育育成や採用を担っています。

どちらも従業員に関わる仕事のため、一括りにされがちです。しかし、実際の業務には「労務は間接的に従業員を支える」「人事は直接的に従業員に関わる」という大きな違いがあります。

業務効率化におすすめのITツール3選

業務効率化を謳った様々なツールが存在しています。そのため、どのようなツールを使えばいいか、分からないという方もいるでしょう。

ここからは、業務効率化におすすめな3種類のITツールを紹介していくため、自社の課題や予算に合わせたツールを探してみましょう。

@pocket

＠pocketは、部品をドラッグ＆ドロップするだけで、プログラミングの知識がなくても簡単に業務アプリを作れます。カスタマイズ可能なテンプレートが豊富に用意されているので、初めての方も安心です。

Excel（エクセル）と連携してデータをインポートできるため、これまでのデータも利用できるでしょう。

初期費用は不要で、月額料金は1つのIDにつき300円からはじめられるのも魅力となっています。

出典：＠pocketはここがオススメ｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

出典：価格・導入の流れ｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/price/

＠pocket （アットポケット）

MiTERAS

MiTERAS仕事可視化は労務管理ツールです。PC利用時間と勤怠報告を突き合わせることで、リモートワークにありがちなサービス残業や休日の隠れ仕事をチェックできます。

また、PCログから、いつどのような作業をしたのかも詳細に可視化できるため、業務実態の把握にも役立ちます。そのため、法令遵守や働き方の見直しの推進も可能です。

導入には初期費用が必要です。また、利用するプランや人数に応じて料金が変動します。

出典：MITERAS仕事可視化の特徴｜パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社
参照：https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/

出典：料金プラン｜パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社
参照：https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/#faq

kintone

kintoneは、自社業務に合わせたシステムを開発の知識がなくても、直感的に作成できるクラウドサービスです。チーム内で共有も可能です。

個人管理の手帳や従来のシステムで管理していた顧客情報、もしくは案件情報など、会社で共有すべき情報をkintoneに集約、データベース化することが可能です。

コメント機能と変更履歴機能があるので、変更点についても把握しやすくなっています。

初期費用をかけず、1ユーザーにつき月額780円から利用できます。

出典：kintone｜株式会社コムデック
参照：https://www.comdec.jp/product/kintone/

出典：選べる３つのコース｜株式会社コムデック
参照：https://kintone.cybozu.co.jp/price/

業務フローを自動化して無駄のない組織にしよう

人事業務の効率化のためには、しっかりとした目的が必要です。業務を見直すことで、これまで見逃していた無駄な工程を見つけることもできます。自動化できる業務フローを的確に見極めてITツールを導入し、無駄を減らしていきましょう。

会社にとって必要な人材を採用し、育成していくことは、会社の今後の発展には欠かせない業務です。また、人事評価は従業員のモチベーションに直結する業務でもあります。

業務効率化によってできた時間を、生産性向上のために有効活用していきましょう。