社員は企業にとってかけがえのない資源です。そのため、人事担当者は適切な人材管理を行い、効果的な人材配置や業務の効率化を実現しなければなりません。さまざまなツールが存在する中で、多くの人に馴染みのあるエクセルも、自動集計や分析の機能を活用すれば人材管理に使えます。
比較的手軽でコストを抑えられるのがエクセルの強みですが、人事管理は個人情報を取り扱うため、使い方には十分な注意が必要です。当記事では、エクセルを使った人材管理のやり方とメリット・デメリットを詳しく解説します。
人材管理はエクセルでも可能！具体的な活用シーンも
人材管理業務はもちろん、エクセルの柔軟性と機能性を生かした業務への採用は、すでに多くの企業で行われています。エクセルは、採用選考の応募者管理から新人研修の進捗管理、さらには社員の出欠記録や目標管理記録まで、幅広い役割を担えるツールです。
そこでまずは、企業におけるエクセルの主な活用シーンを5つ、それぞれ詳しく説明します。
応募者の採用選考
応募者の採用選考において、エクセルは応募者一人ひとりの情報や選考進捗を整理し、管理するのに適したツールです。履歴書や職務経歴書などの情報を一元化し、面接担当者や面接日、選考結果などとともに記録できます。
特に応募者が多い場合、エクセルを用いることで書類の整理が効率的になり、連絡漏れのリスクを下げられるでしょう。また、面接時の会話内容をメモとして記録しておけば、後の面接でより深い話を引き出す手助けにもなります。
新人教育・新人研修
エクセルは、研修の内容やスケジュールを効率的に管理するのにも適しています。新人教育や研修は、新入社員が仕事に慣れるための重要な段階です。エクセルでは、研修プログラムの進捗や達成率、さらには社員ごとの研修履歴や保有資格などの情報を一元管理できます。
エクセルを使って研修の全体的な流れを素早く確認できれば、人事担当者が適切な教育計画を立てやすくなるでしょう。また、社員の成長度合いを一目で把握できるため、定期的なフォローアップや追加研修の管理にも役立ちます。年齢や職位に基づく研修受講者の選定も、エクセルで効率的に抽出可能です。
労働者名簿
エクセルは、労働者名簿の管理にも非常に役立ちます。労働者名簿の作成は、労働基準法に基づく必須の業務です。社員の名前や履歴、業務内容、さらには退職状況など、労働者名簿に必要な情報を1つのエクセルファイルに集約でき、必要な情報の迅速な確認が可能となります。
労働者名簿の作成自体は煩雑な作業となりがちですが、エクセルを用いることで手間の大幅な削減が可能です。事前にテンプレートを作成しておくと、よりスムーズに管理できます。
社員の出欠記録
エクセルは社員の出欠記録の管理にも有効です。出社・退社時刻を入力することで、勤務時間や残業時間を手計算よりも速く、正確に自動で計算できます。また、出勤・病気欠勤・特別休暇・有給休暇など個々の状況を一覧できると、人事評価だけでなく給与計算にも便利です。
エクセルを使えば、給与明細書の項目も自動で計算できます。計算にかかる時間の削減や人的ミスの減少につながり、業務の効率化を実現できるでしょう。
社員の目標・管理記録
エクセルは社員の目標管理にも活用できます。社員ごとに設定した目標・実績・評価を一元管理すれば、チーム全体の状況を把握しやすくなるでしょう。期間ごとにシートを分ければ、過去の履歴も簡単に閲覧可能です。
また、本人にわざわざ確認しなくともスケジュールの進捗具合をすぐに確認できるため、より効率的な業務運営が可能になります。社員全員の作業スケジュールをエクセルで一括管理すれば、メンバー同士が互いの忙しさを把握でき、融通を聞かせやすくなるのもメリットです。
人材管理をエクセルで行うメリット3選・デメリット3選
人材管理をエクセルで行う際、メリットとデメリットの両面が存在します。エクセルの特徴を理解し、社内のルールを明確にすることが重要です。もしデメリットのほうが大きいと感じるのであれば、別のツールを検討したほうがよいでしょう。
ここでは、エクセルを用いた人材管理のメリットとデメリットをそれぞれ3つずつ解説します。
メリット（1）ツール導入費用を大幅に抑えられる
エクセルを人材管理に利用する最大のメリットは、コスト削減です。新しい人材管理システムを導入する場合、導入費用やランニングコストが発生します。
しかし、多くの企業で既にMicrosoft 365が導入されており、エクセルはその一部に含まれているため、追加費用はほとんどかかりません。また、エクセルの操作に慣れている人が多く、研修や講習のコストも削減できる点も重要です。
メリット（2）比較的誰でも簡単に作成・操作できる
多くの人が日常的にエクセルを使用しているため、新しいシステムの導入と比較して、エクセルでの人材管理は比較的スムーズに始められます。また、表の作成や計算式の挿入などは、エクセルの基本的な機能です。
複雑な操作をしなくとも、労働時間の管理や給与の算出、社会保険料の計算などを行えます。さらに、エクセルのデータは印刷が可能なため、必要に応じて書類としても利用できます。
メリット（3）CSVにすればほかの媒体とも共有できる
CSVはテキストベースのファイル形式で、多くのシステムがこの形式をサポートしています。そのため、CSVに変換すれば他のプログラムにデータを簡単に取り込むことができ、スムーズなデータの共有や移行が可能です。
また、CSVファイルは紙のように物理的な保管スペースを必要としないため、法律で規定された保存期間があるデータの管理にも便利です。
デメリット（1）セキュリティに不安が残る
エクセルはあくまでも表計算ソフトにすぎません。パスワード制限などの基本的なセキュリティ機能は備えていますが、利用者の厳密な管理は困難であり、誤送信や不正アクセスによる情報漏洩のリスクが残ります。
特に、個人情報を含む労働者名簿や給与明細などの情報が外部に漏れると、重大な問題に発展しかねません。さらに、いつ誰がどのデータを更新したかの履歴が確認できないため、情報の不正改ざんを見抜きにくいリスクもあります。
デメリット（2）アカウントごとに編集権限を設けられない
権限設定の機能不足は、エクセルを使った人事管理の運用において重要な課題となります。エクセルではパスワードによる制限は可能なものの、特定のユーザーやグループ、シートの一部を指定した閲覧や編集権限の設定はできません。
結果として不適切なアクセスや編集が生じる可能性があり、人事管理における機密性や精度の維持が難しくなります。また、閲覧者を指定する際も事前に権限設定を行う必要があり、手間がかかるのもデメリットです。
デメリット（3）人的ミスが起こる可能性が高い
エクセルでは、数字の入力や計算式の作成は手作業で行わなければなりません。そのため、入力ミスや計算式の誤りが発生しやすくなります。
しかし、エクセルには高度なチェック機能がないため、入力内容に不備やエラーがあっても気づかないことがあり、最終確認にも時間や手間がかかります。
また、複数のユーザーが同時にファイルを更新すると、どれが最新のデータか分からなくなったり、データが崩れたりするリスクがあるのも問題です。
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まとめ
エクセルはツール導入費用の削減や操作の容易さ、他媒体との共有のしやすさといったメリットがあります。一方で、セキュリティの不安やアカウントごとの編集権限の不足、人的ミスのリスクといったデメリットも無視できません。
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