契約書管理システムを導入すると生産性とセキュリティが変化する？

「契約書の管理業務に追われて、担当者が疲弊している」
「システム化を進めたいが開発要員がおらず、予算もかけられない」
「低予算でスタートできる、契約書管理システムを知りたい」
リモートワークなどの働き方の変化や急激なペーパーレス化に伴い、取引先との契約書締結方法にも変化が起きています。しかし、自社では書類の郵送が主流で効率が悪いとお思いの方もいるでしょう。

本記事では契約書管理システムの概要と主な機能を紹介し、業態や企業規模、用途に応じた契約書管理システムの選び方を解説しています。あわせて、多くの企業で採用されているおすすめの契約書管理システムについても紹介します。

この記事を読むことで自社に適した契約書管理システムの選び方がわかり、業務効率化や販路拡大にも役立つことでしょう。

契約書管理システムについて詳しく知りたい方や社内の業務改善を検討中の方、業績アップを目指す方は本記事をチェックしてください。

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、契約にまつわる文書を一元管理し、「管理台帳の作成や検索」、「進捗管理」、「更新期限の通知」など、契約締結に関連する書類や期限を適切かつ効率的に管理する機能を備えたシステムのことです。

契約書管理システムを導入することで、関連書類を探すといった手間が減らせるだけでなく、文書作成や編集を確実かつ効率的に実施することが可能です。

進捗管理や更新期限をシステム上で管理することで、作業の遅れや問題点を可視化でき、さらには契約更新を忘れてしまうといったうっかりミスの防止にも効果を発揮します。

契約書管理システムで管理する主な文書は、以下の通りです。

・契約締結文書
・業務委託契約書
・売買契約書
・機密保持契約書
・文書テンプレート

契約書管理システムは契約書を電子データ化して一元管理するため、これまで社内のキャビネットなどに保管していたスペースが不要になり、余ったスペースを有効活用できます。

また、書類の紛失や破損などのリスクも少なく、取引先とのやり取りがインターネット経由で行えるというのもメリットの一つです。

契約書管理システムによくある機能

製品によって細かな違いはありますが、どの契約書管理システムも業務効率化やコスト低減に役立つという点が共通しています。

契約書管理システムを導入することで、書類を電子化するだけでなく便利な機能を利用できるため、これまで実施していた作業内容が大きく変わり、効率化や業務改善につながるでしょう。

ここからは、契約書管理システムによく搭載されている主な4種類の機能について紹介します。どのように業務が効率化できるのか見ていきましょう。

契約書のデータ管理

契約書やそれに関連する文書は多岐にわたり、紙で運用するのには相当な労力が必要です。多くの契約書管理システムでは紙の書類を電子化し、デジタルデータとして管理する機能を持っています。

さらに、作業者自身がデータを電子化するだけでなく、書類を発送すると同時に電子データベース化を代行する機能を持つサービスもあるなど、データ管理は各社が力を入れている機能だと言えるでしょう。

また、PDF形式のファイルはそのままでは編集が難しいですが、これらのファイルをアップロードするだけで自動的にテキストファイルを作成する機能を持つシステムもあります。

電子化のファイル形式は複数の種類から選べることが多く、自社が使用しているツールに合わせて使いやすい形式を選ぶとよいでしょう。

他にも押印機能を持つツールや、「脱押印」をサポートするための機能を搭載したものがあるなど、各社が工夫を凝らしたデータ管理機能を提供しています。

契約書の検索機能

契約書を紙媒体で管理している場合は、保管先のキャビネットから目的の資料を探し出すのは骨が折れる作業です。

電子データ化している場合でも、社内サーバーなどに保存しているだけでは検索するのに時間がかかる上、誤った資料を更新してしまうなどのリスクも考えられるでしょう。

そのため多くの契約書管理システムには、「契約書の検索機能」が搭載されています。また、契約書の検索方法にもさまざまな切り口があり、自社の業種や業務内容に合わせて検索条件をカスタマイズできることを売りにしている製品もあります。

検索機能の基本といわれる「キーワード検索」をはじめ、複数条件で検索できるものや、書類内の全文検索を行えるもの、契約書を基準にツリー形式で関連文書を検索できるものなど、多種多様です。

検索機能を活用して必要な契約書の検索にかかる負担を減らして、すばやく探し出せるのが契約書管理システムのメリットです。

また、サーバーに保存された電子データであるため、出社して書類を探す必要がなく、リモートワークに対応できるのも社員にとっての負荷軽減につながります。

自社の用途に合った契約書管理システムを導入することで、効率的に契約書を取り扱えるようになるでしょう。

管理台帳の作成

契約書管理システムでは、登録された資料を元に管理台帳を作成する機能を持っている製品が多く見られます。

契約にまつわる詳細情報は補助資料に記載されていることが多く、必要な情報を取り出すために複数の資料を閲覧する必要があるなど、煩雑な作業になりがちです。

契約書管理システムを導入することで、手作業で管理台帳を作成する必要がなくなり、検索機能と連携してデータ参照や管理にかかる工数の減少が期待できます。

管理台帳のキーの項目として使われる代表的な項目は以下の通りです。

・契約書の件名
・契約者情報
・契約締結日
・契約開始日
・契約期間
・契約自動更新の有無
・契約の拒絶期限日

これまでは担当者が手作業でこれらの情報を書類からピックアップし、表計算ソフトなどに入力して台帳作成を行っていました。

契約書管理システムでは資料をスキャンしてアップロードするだけでこれらの項目をAIが自動認識し、管理台帳を作成してくれる機能もあります。

さらに、情報を追加・更新できるように入力画面を備えているものもあり、こういった機能を採用している契約書管理システムを導入すれば、自社の実務にマッチした運用が可能になるでしょう。

権限管理

部署や役職など、担当者の役割によって閲覧や更新が可能な範囲を設定する「権限管理」ができるのも、契約書管理システムを導入するメリットの一つです。

機密情報を多く含む契約書は、部外者へのデータ漏洩を防ぐために契約書ごとにアクセスできる範囲を設定するのが望ましいといわれています。

例えば、商品の販売管理にまつわる契約書であれば、営業部門と管理部門、備品のリース契約の場合は購買部門と経理部門といった具合です。

また、一つの契約にまつわる資料においても、管理職と一般職で閲覧できる範囲を変えることも可能です。例えば、特許技術などの機密情報が掲載されている資料は、技術部門の管理職のみが閲覧できるという設定ができます。

さらに、「閲覧のみ」「編集可否」「ダウンロード可否」などの設定にも、権限管理が役立ちます。これらの設定は、契約書管理システムを利用する社員ごとにロール情報を設定し、細かく権限を付与する機能を使うことで実現可能です。

権限の変更も比較的簡単にできるため、契約書管理システムを導入することで重要な契約情報をより安全に管理、運用できるでしょう。

契約書管理システムはどのように選ぶべきか

さまざまな契約書管理システムが存在しますが、特徴や強み、できることには違いがあります。業務内容や契約形態を分析し、自社に合った契約書管理システムを選択することが大切です。

システムの導入にあたり、現在抱えている契約書管理の課題や、担当者の業務の実態、そして今後どのように業務を改善し、管理していきたいかを整理する必要があります。

その上で自社に適した契約書管理システムを導入すれば、効率的に業務を進められるようになるでしょう。

ここからは、業務面やコスト面、セキュリティリスクの低減やDX化への対応をふまえて、どのように契約書管理システムを選べばよいのかを紹介します。

システムの特徴が自社とマッチしているか

契約書管理システムの導入前には、製品の特徴が自社の業務やシステムとマッチしているかを十分に検討することが必要です。

検討する項目の一例として、以下のようなものが挙げられます。

・契約書だけを管理するのか、関連文書も一緒に管理するのか
・紙の契約書を簡単に電子化できるか
・希望する項目で管理台帳を作成可能か
・閲覧や編集の権限管理が必要か
・自社の業務に合わせたカスタマイズができるか
・自社システムとの連携が可能か

さまざまな契約書管理システムが販売されていますが、得意とする機能や特徴はそれぞれ異なります。

製品を選ぶ際にはまず自社の業務内容を把握し、現在の業務で課題となっていることや、システムの導入によって改善、実現したいことを洗い出しておくことが大切です。

システム導入の失敗事例として「必要なものがどこにあるのか探しにくい」、「うまくカスタマイズできず、従来のシステムと二重管理になった」という話がよくあります。

システムのアンマッチを防ぐためにも、事前に自社業務の整理と、必要な機能を備えているかの検討を十分に行いましょう。

どのような形で導入するか

導入形態で検討が必要なものは、データの管理やメンテナンス方法です。主に「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類が存在します。

オンプレミス型は、データを管理するサーバーを自社で購入して構築し、ソフトのインストールや運用までをすべて自社で行う導入方式です。

専用のサーバーでデータを管理するため、自社に合わせた自由なカスタマイズが可能で、さらにセキュリティ性にも優れているのがメリットです。

一方で、ハードウェア購入などの初期費用が高額になりがちで、運用ではメンテナンス費用が継続的に発生することや、運用担当者を配置する必要があるなどの懸念点もあります。

クラウド型は近年主流となっている導入形態で、外部ベンダーのサーバーを利用してシステムを運用します。自社でサーバーを構築する必要がないため、初期費用や運用コストが少なくすみ、比較的短期間で導入できるのが特徴です。

しかし、自社専用のサーバーではないため独自のカスタマイズには制限があり、セキュリティ対策はベンダーが実施するため、脆弱になる可能性があるのが懸念点です。

十分な予算があり、自社の業務に合わせてカスタマイズをして、情報システム部門で運用を行いたい場合はオンプレミス型を選ぶのがよいでしょう。細かなカスタマイズは不要で、低コストかつ短期間で導入したい場合は、クラウド型をおすすめします。

コストはメリットに見合っているか

契約書管理システムにかかるコストを見積もる際には、「初期費用」と「導入後の運用費用」の両面を見て、コストに見合うメリットが得られるかどうかを検討することが必要です。

初期費用にはシステムのライセンス費用やサーバー構築費用、初期セットアップ費用などが挙げられます。また、必要なユーザーアカウント数により初期費用が変動するかどうかもあらかじめ調べておきましょう。

導入後の費用としては、月額料金に加えてサーバーのメンテナンス費用、機能拡張時やユーザーアカウント追加時にかかる費用などが挙げられます。導入前にはトータルコストを算出し、システムの比較検討を行いましょう。

導入前にコストとメリットのバランスを見極めるのは難しいものです。可能であれば、導入前に試用版や無料トライアルなどを利用し、システムの操作性や使い勝手を体験しておきましょう。

実際にシステムに触れておくことで、導入可否の判断に役立つだけでなく、実務担当者の意見を反映でき、導入後に「イメージしていたものと違った」といった失敗を防ぐのにも役立ちます。

十分なセキュリティレベルか

契約書管理システムを導入する際には、セキュリティ機能が十分かを見極め、安心して利用できるものを選択するようにしてください。

契約書には多くの機密情報や個人情報が含まれ、情報漏洩が発生すると契約の解除や自社の信用を落とすことにもつながりかねません。

セキュリティ管理は大きくハードウェア面とソフトウェア面に分けられ、いずれの機能も自社にとって十分かどうかを見極める必要があります。

クラウド型のシステムでは、ハードウェアの運用は外部ベンダーが実施するため、そのベンダーのデータセンターが適切なセキュリティ対策を行っているかどうかが重要です。

事前にベンダーの対応範囲や、実施しているセキュリティレベルを確認し、導入可否を検討しましょう。

また、オンプレミスの場合は自社での運用計画を策定し、障害発生時やデータ破損などへの対応方法を明確にしておく必要があります。

ソフトウェア面では、データ暗号化やログの出力、アクセス制御の内容を把握しておきましょう。

例えば、担当者によるデータの不正アクセスやダウンロードを防ぐためには、アクセス権の設定が効果的です。万が一データの漏洩が発生した場合には、監査ログやアクセスログによって追跡することが可能です。

電子契約サービスに対応しているか

電子契約サービスとは、クラウド上などのインターネットを介して契約を締結できるサービスのことを指します。

従来の紙での契約とは異なり、印刷費用や郵送費などのコスト削減が可能で、契約にかかる時間が短縮できるのが利点です。さらに電子印鑑や電子署名システムの機能を搭載している製品も多く、業務の効率化につながるといわれています。

すでに既存の社内システムで電子化を採用している場合は、それらのシステムの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。

ここで注意しておきたいのは、契約書管理システムに搭載されている電子署名や認定タイムスタンプなどが、法的に認められた形式であるかどうかという点です。

この点をクリアしているシステムであれば、システムを導入して利用するだけで、基本的な法的ルールはほぼ遵守できていることになり、さらに契約書にまつわる業務の効率化が期待できます。

おすすめ契約書管理システム3選

煩雑になりがちな契約書の管理を効率的かつ確実に行うには、契約書管理システムを活用するのがおすすめです。

契約書管理システムを使用することで、事業の基幹となる契約書関連のデータにまつわる作業の負荷を軽減できるだけでなく、作業漏れや文書の紛失を防げます。

さらに電子データ化することでセキュリティリスクを軽減し、執務スペースの有効活用や通信費のコストダウンにもつながるなど、多くのメリットを受けられるでしょう。

また、取引先とのやり取りがオンラインになることで、相手の作業負荷軽減にも役立ち、さらなる業績アップや新たな契約につながることが期待できます。

ここからは、おすすめ契約書管理システムを、特徴やランニングコストなども比較して3種類紹介します。

@pocket

「@pocket（アットポケット）」は、プログラミング知識がなくても社内の業務アプリを簡単に作成し、低価格で導入・運用ができるクラウドサービスです。

岡山県に本社を置く株式会社アイアットOECが提供しており、ノーコードで自社の業務に合わせたデータベースや業務アプリを短時間で作成でき、他のアプリとの連携にも強いため、幅広い業界で支持されています。

業務アプリを作成するためのテンプレートが豊富に用意されており、それらを使って自社独自のカスタマイズをすれば、比較的短時間でアプリを作成して利用できるのが強みで、大規模開発をしなくてもDX化が可能です。

クラウドサービスであるため自社でのサーバー構築やメンテナンスが不要で、ハードウェアに関する費用や、情報システム部門への負荷が軽い点も多くの企業から支持を得ています。

さらに、対応できる業務も幅広く、顧客管理はもちろんのこと、関連する商品管理や仕入管理アプリを作成して一元管理ができる点も@pocketの大きな特徴の一つです。

また、どのプランでも初期費用不要で、月額料金も低めに設定されているのが魅力です。申し込みから利用開始までのタイムラグが短いため、スモールスタートですぐに業務システムを作りたい企業には適しているツールだと言えるでしょう。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社が開発・提供している「クラウドサイン」は、紙の契約書に代わって、Web上で契約書を作成し、署名や送信、保管を行える電子契約サービスです。

契約書をクラウド上にアップロードし、取引先が承認するだけで契約を締結できる手軽さで人気になりました。契約書の受信者はクラウドサインに登録する必要がないため、自社に導入するだけで利用できる手軽さでシェアを伸ばしています。

クラウドサインの特徴は以下の4点です。

・クラウド上で処理が完結するため、契約締結までのスピードが短縮できる
・ペーパーレス化の実現により書類代や郵送費用などのコストを削減できる
・クラウド上で情報を管理することで、業務の透明性が増し、不正や抜け漏れの防止につながる
・豊富なAPI連携機能で、既存のサービスやシステムとの親和性が高い

クラウドサインは、提供元の弁護士が監修していることから法的にも安心して使えます。また、コンプライアンス面でも信頼性が高いため、金融機関などの高いセキュリティレベルを求められる企業におすすめの契約書管理システムです。

出典：クラウドサイン 国内シェアNo.1の電子契約サービス｜弁護士ドットコム株式会社
参照：https://www.cloudsign.jp/

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン株式会社が提供する電子契約サービスです。

他の電子契約サービスよりも多くの署名方法に対応しているのが特徴で、取引先や契約内容の重要度に応じて使い分けができると高い評価を得ています。

電子印鑑GMOサインを選択した企業が注目したポイントは、以下の3点です。

・送信料が他のサービスと比較して割安である
・文書管理機能のフォルダ設定や閲覧制限を使用して、機密文書を安全に管理できる
・「個別導入支援」でスムーズなツール使用開始が可能、かつ導入後は電話サポートに加えて解説動画で使い方を学べる

電子印鑑GMOサインは多言語に対応しており、日本語、英語はもちろん中国語、スペイン語、ポルトガル語、タイ語、ミャンマー語、ベトナム語が利用できます。

そのため、グローバル展開を行っている企業や、貿易関係の企業におすすめの契約書管理システムです。

出典：電子契約なら電子印鑑GMOサイン 導入企業数No.1の電子契約サービス｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
参照：https://www.gmosign.com/

契約書管理を導入して生産性とセキュリティを向上しよう

契約書管理システムとは何か、主に搭載されている機能や自社に適したシステムの選び方、おすすめの契約書管理システムの費用やコストを紹介しました。

近年はIT技術の進化やリモートワークをはじめとする働き方の変化によって、データの電子化やペーパーレス化が急速に進んでいます。取引先とスムーズな契約を進めるためにも、契約書管理システムの導入には多くのメリットがあると言えるでしょう。

しかし、導入にあたっては事前の綿密な検討が必要です。製品の機能比較だけでなく、まずは現状の業務内容を把握、整理し、自社にマッチしたシステムを導入することを心がけましょう。

さらにセキュリティ面やコスト面など、運用していく上での長期的な検討を行う必要もあります。

契約書管理システムの特徴を正しく把握し、無理なく導入して自社業務の生産性を向上するとともにセキュリティも強固にして、得意先との契約をスムーズに進められる仕組みを構築しましょう。