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業務効率化の進め方とは│役立つツールと2つの注意点

忙しい人とロボット

少子高齢化が進行し、多くの企業が人手不足に悩む中、働き方改革の一環として業務効率化の重要性が叫ばれています。一方で、業務効率化を推進したいと考えてはいるものの、何から始めれば良いかがわからず、困っている企業は少なくないでしょう。

当記事では、業務効率化とは何かを解説したうえで、進め方・役立つツールのほか、事例や注意点を紹介します。業務効率化を推進して働きやすい職場環境を整えたいと考えている企業は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは?

業務効率化とは、「ムダ」「ムラ」「ムリ」を可能な範囲で排除し、労働環境を整えることです。「ムダ」「ムラ」「ムリ」の例としては、下表のようなものが挙げられます。

ムダ省略しても問題のない慣習的業務や会議複雑すぎる業務プロセス
ムラ従業員間の業務量格差繁忙期と閑散期の落差
ムリ残業ありきの業務量過密スケジュール

業務効率化を進めるメリット

業務効率化を進めることのメリットとしては、以下の2つが挙げられます。

従業員のモチベーションが高まる

業務効率化は、従業員の残業時間を短縮することに直結する施策です。残業時間の短縮は人件費の削減や、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。結果的に、従業員のモチベーションが高まり、従業員一人ひとりの生産性向上や離職率低下も期待できるでしょう。

新しいビジネスを進めやすくなる

業務効率化を進めると、時間や人的リソースに余裕が生まれ、新しいビジネスに挑戦しやすくなります新事業を始める際は、メンバーそれぞれの仕事量を把握しておかないと、現在の業務に支障がでる恐れがあるため注意しましょう。

【ステップ別】業務効率化の進め方

業務効率化を行う際は、「今まで当たり前に行ってきた業務の問題点」を見つけることが必要です。

ここでは、業務効率化の進め方として、5つのステップを解説します。業務効率化と一口に言っても、業界や職種によって具体策は異なりますが、本質的な進め方は一緒であるため、ぜひ参考にしてください。

【ステップ1】目的を明確にする

業務効率化を始めようと思い立ったら、まずは業務効率化を進める目的を明確にしてください。

目的もなく業務効率化を進めようとしても、自社にとって本当に必要な施策を打つことはできません。また、手段であるはずの業務効率化が目的にすり替わり、かえって「ムダ」「ムラ」「ムリ」を生み出す恐れもあります。

以上のような事態に陥ることを防ぐためにも、「なぜ、誰のために業務効率化を進めるか」を明文化しましょう。

【ステップ2】現状を把握する

効果的な業務効率化を実施するためには、企業やチームの現状を把握することがポイントです。現在行っている業務を整理・可視化したうえで、それぞれの業務がどのような課題を抱えているかを明確にしてください。

業務効率化のために洗い出すべき各業務の情報としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 担当部署
  • 担当者数
  • 作業工程
  • 発生頻度
  • 必要なスキル
  • 難易度

なお、従業員一人ひとりの現状を把握したい場合は、従業員との面談やアンケート調査を実施すると良いでしょう。

【ステップ3】効率化を図る業務を決める

すべての業務を効率化させることは、現実的ではありません。そのため、業務効率化を進める際には優先順位を考え、どの業務を効率化させたいかを決定することが重要です。

一般的には、以下のような業務を優先して効率化することが得策とされています。

  • 単純な業務
  • システム化できる業務
  • 発生頻度が高い業務

安定的に成果が出続けている業務や、発生頻度が低い業務については、効率化の優先度は高くないと考えて良いでしょう。

【ステップ4】スケジュールを決める

効率化を図る業務が決まったら、どのようなスケジュールで業務効率化に取り組むかを決めます。スケジュールを決めなければ、業務効率化がうまく進んでいるかどうかを見極めることができません。


まずは、いつまでに業務効率化を達成するか、ゴールを明確に設定しましょう。ゴールが決まった後は、ゴールから逆算してタスクを細分化し、スモールステップの計画を立ててください。

【ステップ5】検証・改善のサイクルを回す

業務効率化の効果を最大限得るためには、検証・改善のサイクルを回すことが重要です。

現状に応じた施策を打ち出し取り組むうちに、新たな問題点が見えてきたり、発生したりすることも多々あるでしょう。問題点を見過ごしたままでは、業務効率化は遠のいてしまいます。


状況は刻々と変わるため、定期的に業務効率化の効果を測定・分析してつぶさに検証し、問題点が見つかった際には迅速に改善策を打ち出しましょう。

業務効率化に役立つツール2選

業務効率化を進める際には、ITツールを活用すると良いでしょう。業務効率化に役立つツールとしては、以下の2つが挙げられます。

チャットツール

チャットツールは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを使って複数人とメッセージを送り合うことができるコミュニケーションツールです。


社内はもちろん、社外の人とも瞬時に情報共有ができるため、あらゆる業務におけるコミュニケーションを円滑化できるでしょう。また、発信・受信した内容は削除しない限り蓄積され、いつでもどこでも見直すことができるため、「言った言わない問題」の発生防止にも役立つと考えられます。

RPA

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称であり、ロボットによる業務の自動化技術を指す言葉です。RPAによって自動化できる主な業務としては、入力ミスのチェックやデータ処理、顧客情報管理、電話・メールのサポートなどが挙げられます。単純な業務やシステム化できる業務は、RPAに任せることを検討してみてください。

業務効率化の事例と注意点

弊社アイアットOECでは、グループウェア・ワークフローなどの導入支援を行い、多くの企業様の業務効率化をサポートしています。

ここでは、WaWaOfficeを利用した業務効率化の成功事例を紹介します。

機械製造業など複数の企業を擁する、とあるグループ企業では、グループ横断での会議が頻繁にあり、担当者のスケジュール調整に多くの時間をとられていました。

今まで電話や訪問などを繰り返し、アナログな方法で調整していましたが、グループウェアを導入したところ、日程調整がオンラインで完結するようになり、時間や労力が大幅に削減されました。また、会議資料などもグループウェア上で共有可能になり、ペーパーレス化の推進にもつながりました。

出典:WaWaOffice「みのる産業株式会社様」https://www.wawaoffice.jp/use/minoru/

上記のような業務効率化の成功事例は、数多く存在します。しかし、業務効率化は実施すれば必ず成功させられるものでもありません。業務効率化を進める際には、以下に挙げる2つの注意点を押さえてください。

一度に多くの効率化を進めない

すべての業務を一気に効率化させることは、至難の業です。一度に多くの業務を効率化させようとすると、すべての業務効率化が中途半端になる恐れがあります。複数の業務を効率化させたい場合には、最も優先度の高い業務から順を追って効率化を進めることが大切です。

使いやすいツールを選定する

業務効率化を進めるためにツールを導入する際には、使いやすいものを選定することが重要です。複数のツールを比較検討したり、トライアルを活用して機能・使い勝手を確認したりしたうえで、自社に適切なツールを選びましょう。

まとめ

業務効率化は、従業員のモチベーションを高めたり、新しいビジネスを進めたりするうえで大きな役割を果たす施策です。業務効率化を行う際は、効率化を行う目的を明確にしたうえで、効率化が真に必要な業務から取り組むことが大切です。

業務効率化を始めたいと考えている企業は、今回紹介した進め方を参考に、「ムダ」「ムラ」「ムリ」なく効率化を進めましょう。

また、効率よく進めるためにも、クラウドサービス「@pocket(アットポケット)」の導入もぜひご検討ください。

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