目次
作業依頼が伝わらない…そんな悩みを解決しよう
「作業を依頼したはずなのに、進捗が分からない…」
「気づけば締切が迫っていて焦ることが多い…」
こんな経験はありませんか？
仕事をスムーズに進めるためには、「作業依頼の伝え方」 と 「進捗管理」 の両方が重要です。
しかし、口頭やメールだけでは依頼が漏れたり、進捗が不透明になったりすることが多々あります。
本記事では、作業依頼を確実に伝え、ガントチャートやカレンダーを活用して見える化する方法 を解説します。
最後には、チームで効率的に作業依頼を管理できるツール @pocket もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
作業依頼の課題とは？よくある問題点を整理
作業依頼がうまくいかない原因を把握することで、適切な対策ができます。
ここでは、よくある課題を整理してみましょう。
1. 依頼が相手に正しく伝わらない
- 口頭だけでは、後で忘れられてしまうことが多い
- メールやチャットでは、他のメッセージに埋もれてしまいがち
- 依頼内容が曖昧だと、作業の進め方が人によって異なってしまう
2. 進捗を正しく把握できていない
- 与えられたタスクの優先度が分からず、効率的に進められない
- 自分のタスクがまわりに与える影響を把握できていない
- 進捗がブラックボックス化し、気づいたら遅延している
- 「いまどこまで進んでいる？」と毎回確認しなければならない
3. 依頼者と作業者の認識がズレる
- 「急ぎで！」と言われても、どれくらい急ぎか分からない
- 他のタスクとの兼ね合いで、どこに割り込ませるべきか分からない
- 期限が明確でないため、後回しにされがち
作業依頼を確実に伝える3つのポイント
これらの課題を解決するために、作業依頼を行う際のポイントを押さえておきましょう。
1. 依頼内容を具体的にする
「〇〇の資料を作っておいて」ではなく、以下のように詳細を明確にすることが重要です。
✅ 何をするのか → 「営業用のプレゼン資料を作成」
✅ 納期はいつか → 「3月25日までに提出」
✅ どのような形式で作るのか → 「PowerPointで作成」
✅ 参考資料はあるか → 「過去の資料をGoogleドライブに格納済み」
作業に必要なこれらの情報を漏れなく明確に伝える為に、使用するツール側に必須入力欄などを準備して確実に記入させるなど、人による揺らぎや漏れを回避する工夫をするとよいでしょう。
後半でご紹介する@pocket（アットポケット）なら、管理したい項目をドラッグ操作で自由に設計。必要な項目を確実に入力させる独自のアプリを簡単に作成・運用できます。
2. 視覚的に管理する（ガントチャートやカレンダーを活用）
文章だけで依頼するのではなく、ガントチャートやカレンダーに落とし込むことで、チーム全体でタスクを把握しやすくなります。
- ガントチャート：タスクの流れや依存関係を可視化
- カレンダー：作業予定を直感的に確認可能
このように、タスクの「見せ方」を工夫するだけで、依頼の伝わりやすさが格段に向上します！
また、「自分のタスクが遅れたらどうなるのか」の意識向上にも大きな効果を持ちます。
依頼されたタスクがほかのタスクとどのようにかかわっているか。自分の作業が遅れたらどんな影響が生まれるのか。これらを認識することは、より「期限内にタスクを完了する意識」を高め、全体の進捗遅れを抑止する効果があります。
3. 依頼したタスクの進捗をリアルタイムで把握
依頼したタスクが「今どの状態なのか」を即座に確認できる仕組みがあると便利です。
例えば、以下のような管理手法が可能であれば、進捗のズレを防ぐことができます。
✅ タスクごとにステータスを設定し、「未着手・進行中・完了」などの進捗を明確にする
✅ リアルタイムで更新できるツールを活用し、作業の進捗を即座に共有
✅ 期限が近づいたらリマインド通知を送る仕組みを取り入れる
このような仕組みを活用すれば、作業依頼がスムーズに進み、チームの生産性が向上 します。
次の章では、ガントチャートやカレンダーを活用した「見える化」の方法 を詳しく解説します！
ガントチャートとカレンダーで作業依頼を「見える化」
作業依頼をスムーズに進めるには、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確に可視化することが重要です。
ここで役立つのが ガントチャート と カレンダー です。それぞれのメリットを見てみましょう。
1. ガントチャートでタスクの流れを把握
ガントチャートは、タスクの期間や依存関係を時系列で可視化できるツールです。
作業の流れを一目で確認できるため、以下のようなメリットがあります。
✅ タスクの優先順位が明確になる
✅ 誰がどの作業を担当しているか一目で分かる
✅ スケジュールの遅延が発生しそうな箇所を事前に察知できる
例えば、以下のようなガントチャートを作成すると、チーム全体で作業の進捗を把握しやすくなります。
このように 「いつ・誰が・どの作業をするのか」 を明確にすることで、
タスクの見落としや進捗遅れを防ぐことができます。
🤩簡単ノーコードツール「@pocket」にガントチャート機能を搭載
Excelテンプレートを使ってガントチャートを作成することも可能
2. カレンダーでスケジュールを直感的に管理
ガントチャートは全体の流れを把握するのに適していますが、日々の予定を直感的に確認するにはカレンダーが便利 です。
カレンダー活用のメリット
✅ 期日を意識しやすくなる（「明日までにこの作業を終わらせる」とすぐ分かる）
✅ リマインド機能を活用して締切忘れを防げる
✅ 個人・チーム全体の予定を一括管理できる
下図では、作業に関わっているメンバの休暇取得状況をカレンダ表示しています。
このように、作業のタスク自体を表示させるにとどまらず、チームメンバの状態や打合せスケジュールなどをカレンダで確認可能にするといった工夫次第で、進捗管理を容易にし、作業者自身が円滑に作業を進められる環境を整えることができます。
作業依頼を「確実に伝える」ためのツール活用
「依頼した作業が抜け漏れなく伝わるか不安…」
「タスクの進捗をいちいち確認するのが面倒…」
そんな悩みを解決するには、適切なツールを活用 するのが効果的です。
締切の〇日前、といったリマインダー機能や工程の中間時点で進捗率が50％を下回っているタスクを管理者に通知する機能。
さらには、これまでご紹介したガントチャートやカレンダなど、依頼の見える化・進捗管理・スケジュール調整を一括で行えるツールが理想的です。
@pocketなら、作業依頼も進捗管理もスムーズ！
タスク管理ツールの中でも @pocket は、
「作業依頼の伝達」から「進捗の可視化」までを一元管理できる優れたツールです。
✅ タスクの登録＆担当者の割り当てが簡単 → 作業依頼の漏れを防げる
✅ ガントチャート＆カレンダー機能搭載 → 視覚的にタスクを管理できる
✅ リマインド通知で期日を忘れない → 依頼の「やり忘れ」を防止
✅ スマホ・PCどちらからでもアクセス可能 → いつでもどこでも確認できる
✅ 表示方法をいくつでも設定可能 → 1つのデータ群をカレンダやガントなどに切り替えて表現可能
@pocketを活用すれば、作業依頼を確実に伝え、進捗を「見える化」して管理することが可能 です。
30日の無料トライアルで簡単作成を体験可能。チームの業務効率を向上させるために、ぜひ試してみてください！
業務効率化支援ツール：@pocket 👉 @pocket公式サイト
まとめ：作業依頼を効率化する3つのポイント
ここまでで、作業依頼を確実・スムーズに行ってチーム全体の生産性を高めるための3つのポイントをお伝えしてきました。
1️⃣ 依頼内容を具体的に伝える（「何を・いつまでに・どのように」）
2️⃣ ガントチャートやカレンダーで進捗を「見える化」する
3️⃣ タスク管理ツールを活用して、依頼と進捗を一元管理する
伝達・管理すべき項目を的確に扱え、通知機能や視覚表現に優れたツールを適切に選んで使用することで、効率の良い作業依頼の運用や遅れの回避に繋がり、作業依頼の「伝え漏れ」「進捗の不透明さ」を解消 できることでしょう。
「依頼したのに作業が進んでいない…」と悩む前に、確実に伝わる仕組みを作りましょう！
「ドラッグしてポイ」だけで業務アプリを作る@pocket 👉 @pocket公式サイト
30日間無料で使える@pocketについて知りたい方はこちら 👉完全ノーコードツール@pocket
