進捗管理とは？重要性や成功のポイントと失敗の要因などを詳しく解説！

「進捗管理とはどういうもの？」
「進捗管理を行って、何が変わるの？」
「進捗管理を成功させる方法は？」
このような疑問を抱く企業の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、進捗管理の基本的な情報や、進捗管理を行うメリットについて紹介します。この記事を読むことで、進捗管理の重要性について理解でき、自社で実施の検討をする際に参考となるでしょう。

また、進捗管理を成功させるポイントや、失敗する原因についても紹介しています。これらを把握することで進捗管理の失敗を防ぎ、成功へ導くことができるでしょう。

進捗管理について関心のある方や、進捗管理が上手くできるか不安を持つ方は、ぜひこちらの記事をチェックしてみてください。

進捗管理とは？

「進捗管理」とは、業務やプロジェクトがスケジュール通り問題なく進むよう、管理と調整をすることです。

進捗管理では、計画通りにタスクが進んでいるかどうかの定期的なチェックと共に、課題があれば見つけ出し、対応策を講じることも行います。

もし進捗管理を取り入れなかった場合、スケジュール通りの納品が難しくなったり、品質が低下したりするリスクがあるでしょう。その結果、企業への信頼も損なわれてしまいます。

なぜ進捗管理が重要なのか？

進捗管理によって業務の見える化を進めることで、生産性の維持や向上が見込めるためです。

進捗管理をしていなければ、一人ひとりのタスクがどの程度進んでいるのか分かりにくいでしょう。特に近年、働き改革によりリモートワークやテレワークで働く方が増え、タスクの進捗状況が把握しにくい傾向にあります。

進捗管理によって業務の進み具合が明らかになり、タスクの遅延やトラブルを防いで、納期を守れるようになるでしょう。

進捗管理を行う効果やメリット

ここでは、進捗管理をするメリットを紹介します。

進捗管理を徹底することで、プロジェクトや業務をスムーズに進められるようになります。また、各々のタスクの進捗状況が明らかになれば、チーム全体で納期を意識できるようにもなるでしょう。

進捗管理を行うか迷っている方は、以下のメリットを参考にしてみてください。

問題の早期発見が可能になる

進捗管理を行うことで、スケジュールの遅延やトラブルが発生した際に、すぐに発見できるようになるでしょう。

もし進捗管理をしていないと、問題があっても気づけず、発見した時には重大な事態に発展しているという可能性があります。誰でも分かるように進捗状況を管理することで、早い段階で問題に気づき、素早い軌道修正が可能になります。

チーム内で共通認識を持てる

進捗管理によってタスクの進捗状況が分かりやすくなることで、チーム内で情報共有を円滑に行えます。

進捗が遅れていた場合は、チームメンバー全員がそれを認識し、例えば会議の時間を短くするといった工夫ができるようになるでしょう。無駄な工数が減り、納期に向けて効率的に業務を進めることが可能です。

情報共有をスムーズにするためにロードマップを作成し、「ガントチャート」等を使って進捗状況を見える化すれば、より効果的でしょう。ガントチャートとは、プロジェクトの開始から終了までの工程や進捗状況を管理できる表のことです。

コミュニケーションが活性化する

進捗管理をすることで、タスクの担当者や進捗状況が分かりやすくなります。タスクについて分からないこと、して欲しいことがあった時に相談先がすぐに分かるため、コミュニケーションが活発になるでしょう。

もし進捗管理を行わないと、相談事があってもタスクの担当者が判明するまでに、無駄な時間がかかってしまう場合があります。

メンバーのタスク量が明確になる

進捗管理をすることで、チーム内のメンバーが抱えている個々のタスク量を把握しやすくなります。

例えば、メンバーの一人は7割ほどのタスクを消化しているが、3割程度しかタスクを消化できていないメンバーもいるといった情報が、進捗管理をすればチームに共有されます。この結果、タスクの進みが遅いメンバーに対し、適切なフォローが可能になるでしょう。

さらに、締め切りの迫っているタスクが終わっていなければ、優先的にそちらから取り掛かるといった対応も行えるようになります。

モチベーションの向上に繋がる

進捗管理によって個人のタスクの進捗状況が明らかになるため、自身が持つタスクへの責任感が強くなり、仕事のモチベーションが高まるでしょう。

プロジェクトのように組織で行う仕事では、メンバー各自のスキルだけでなくモチベーションも仕事に影響を与えます。高いモチベーションでメンバーが仕事に取り組むことで、余裕を持って仕事ができるようになり、生産性が向上するでしょう。

進捗管理が失敗する主な要因

進捗管理を行っても、必ず成功するとは限りません。そもそもスケジュールに無理があったり、目標があいまいだったりすると、失敗するおそれがあります。

ここからは、進捗管理が失敗する具体的な原因を4つ紹介します。進捗管理をスムーズに進めたい方や、すでに行っている進捗管理に問題を感じている方は、以下の内容を把握しておきましょう。

業務工数の見積もりが間違っている

進捗管理で遅延が発生した場合、業務工数の見積もりに問題が発生している可能性があります。

特に、はじめて進捗管理をする際は、業務工数を適当に見積もらないよう注意してください。この時にいい加減な判断をしてしまうと、実際に必要な工数を見誤るリスクが生じます。

例えば、工数を少なく見積もったものの、実際は多くの業務工数が必要だった場合、計画との間にギャップが生まれ、業務の遅延になりかねないでしょう。

計画の軌道修正ができていない

プロジェクト開始後、適宜計画の変更や修正を行わなければ、計画に支障をきたす可能性があります。

プロジェクトを開始した後に、当初の計画以上のタスク量になってしまうケースも珍しくありません。また、タスクの優先順位も都度変わることがあるでしょう。

このような状況において計画の見直しが必要になった場合は、臨機応変な対応が求められます。もし計画の変更や修正をせず、当初の計画に固執してしまうと、進捗管理は失敗に終わるでしょう。

目標やゴールが共有できていない

チームのメンバー全体に、同じ目標やゴールの情報が共有されていなかった場合、全員で目標達成に向けて努力することは難しいでしょう。

メンバーが独自に目標やゴールを設定していても、向かう先が統一されていないため、プロジェクトが失敗する可能性が高くなります。

コミュニケーションが不足している

メンバー同士や上司とのコミュニケーションが円滑に行われていなければ、進捗管理は上手くいかないでしょう。

例えば、誰が何のタスクをこなしているかが分からず、タスクに対する認識のズレが発生するといったケースは、コミュニケーション不足が原因です。

またコミュニケーション不足になると、同一のタスクを違うメンバーが重複して行ったり、優先順位の高いタスクを後回しにしたりして、業務効率の悪化を招いてしまいます。

進捗管理を成功させるポイント

プロジェクトや作業が必ずしも計画通りに進むとは言えず、想定外のトラブルや当初の予測の甘さによって、進捗管理に失敗する可能性があります。

進捗管理を成功させるには、定期的に情報共有をしたり、チーム内のコミュニケーションを重視したり、タスクの重要性を見極めることなどが大切です。

ここからは、進捗管理を成功させるために押さえておきたい、具体的な5つのポイントを紹介します。

定期的に進捗共有を実施する

進捗管理を成功させるためには、定例会議のように定期的に全員が集まるタイミングで、タスクの進捗状況を共有することが大切です。

プロジェクトを進めていくうちに、当初予定していた状況とは変わっていることがあります。定期的に情報共有をすることで、計画と実際の作業のギャップが少なくなるでしょう。

もし何らかの問題があると発覚した際も、早めに対策を講じることが可能です。

メンバーの進捗状況を見える化する

進捗状況が一目で分かるように、チャートや図などを用いて見える化しましょう。

チームのメンバーの進捗状況が見える化されていれば、誰がどのタスクを対応中か、遅れているタスクがあるかどうか、といった情報を全員で共有できます。また、この時にタスクの漏れがあれば早く気づくことができ、スムーズな進捗管理が可能となります。

進捗状況を見える化する際には、進捗管理に特化した専用のツールを使用すると良いでしょう。

業務やタスクに優先順位をつける

プロジェクトの全体像を理解した上で、どのタスクから取り組んでいくか、優先順位をつけましょう。そうすることで、業務効率が良くなります。

タスクに優先順位をつけるために、まずは最優先でやらなければならないタスクや、しなくても良いタスクの洗い出しをしましょう。その後で、重要度や緊急性を考慮しながらタスクの優先順位を決めます。

優先順位をつけることが難しいタスクについては、工数の短いものや長期の工程を要するものから取り掛かるようにしましょう。

コミュニケーションが取りやすい環境を作る

進捗管理を成功させるには、チームのメンバーが意見を出しやすく、何かあった際に相談しやすい環境作りをすることも大切です。

相談してもまともに取り合ってもらえない、あるいはトラブルを報告したら叱責されるような環境では、進捗状況を正確に把握することが困難です。また、トラブルが隠されてしまい、大きな問題になってから気づくといった状況を引き起こすリスクもあります。

業務アプリを活用する

進捗管理をゼロからはじめることはハードルが高いため、プロジェクト管理ツール等の業務アプリの活用を検討してみましょう。

業務アプリの活用によって、タスクを一元管理できる他、変更や修正が必要になっても、適切な対応ができます。また、業務アプリ内のスケジュール管理機能を使えば、プロジェクトの開始から終了までの進捗管理がスムーズです。

上記以外にメールやチャット機能を使うことで、メンバー全体での情報共有が容易に行えるようになることも、業務アプリのメリットです。

進捗管理の業務アプリなら＠pocketがおすすめ

「＠pocket（アットポケット）」は初期費用が不要、かつ業務アプリを短時間で簡単に作成できる、便利なツールです。

ドラッグ＆ドロップでアプリを作成できる他、テンプレートを活用して自社用にカスタマイズすることも可能です。オプションの「かんばんビュー」では、プロジェクトの進捗状況を把握できます。さらに、アクセス制限機能によって重要な情報を守れるでしょう。

月額別に3つのプランが用意されており、オプションも個別に選択できます。30日間の無料キャンペーンがあるため、まずは使い心地を確かめてみましょう。

出典：＠pocket｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

出典：価格・導入の流れ｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/price/

適切に進捗管理を行ってチームの目標達成を目指そう

進捗管理をすることは、プロジェクトを成功に導く上で大切です。進捗管理をすることで、業務やタスクについてチーム内で情報共有ができ、何か問題が起こった際もすぐに対応できるでしょう。また、タスクの遅延や抜け落ちも防げます。

しかし、適当な業務工数の見積もりや、事前に立てた計画への固執をしていた場合、進捗管理に失敗する可能性があるため、注意してください。

定期的な情報共有と円滑なコミュニケーションを心掛け、必要に応じて業務アプリを活用しながら、進捗管理を成功させましょう。