新型コロナウイルスの流行により働き方が大きく変わってきているのは皆様ご承知だと思います。特にテレワークは多くの企業で実施をスタートしたのではないでしょうか。
もちろん仕事内容によりテレワークの難しい仕事も多く、すべての企業で実施しているわけではありませんが新型コロナウイルスが落ち着いた後も、一つの働き方としてテレワークの実施企業は多くなっていくのではないかと思います。
今回はテレワークを行うために便利に活用できるクラウドサービスをご紹介いたします。
当社も全員ではありませんが、テレワークをスタートしています。実際にテレワークを行なって必須サービスからあるといいなぁと思うサービスまで色々ご紹介致します。
紹介は、実際のサービス名ではなく、分類でご紹介します。
目次
テレワークをスタートさせる
テレワークをスタートさせるにはいくつかハードルがあります。主には下記のようことは決めていく必要があります。
- 社内規定の整備とルールの取り決め
- モバイルパソコンなどの機器の準備
- セキュリティ対策
最低限この辺りは行う必要はあると思います。また細かく言えば評価制度の見直しや、インターネット回線、働く環境などテレワークを行う上で、出てくるような課題はいくつかあります。
企業によってそれぞれの課題をどうするかは、まちまちですが、自社の状況に合わせて取り決めをしていく必要があります。
テレワークの準備や考え方、必要な事については日本テレワーク協会のサイトなどは参考になりますので、これからテレワークを考えているのであれば参考にしてください。
当社は新型コロナウイルスの関係からテレワークを考え始めたので、最低限の事は取り決めを行い、テスト試行としてテレワークをスタートさせました。今では規定も整備され新型コロナウイルス関係なく申請すればテレワークができるようになって、有効活用している社員もいます。
テレワークをするときに、便利なクラウドサービス
ここからは、当社の経験をもとに、テレワークをするなら検討してみたいクラウドサービスをご紹介します。実際当社でも利用しているサービスや検討していこうとしているサービスなどをご紹介いたします。
WEB会議
これはテレワークをするなら必須になるかと思います。テレワークの課題の一つに、コミュニケーションの低下が挙げられることがありますが、場所は関係なくいつでも対面と同じようなコミュニケーションが実現できます。
またWEB会議のクラウドサービスは無料で利用ができるものが多く、初期コストも気にせず利用ができます。当社は複数名で同時に会議を行うこともあるので有料のサービスを導入していますが、無料版でも時間制限があるだけで、あとは問題なく会議などでも利用ができます。
当社では、テレワークをしているメンバーとの会議や打ち合わせで利用はもちろん、始業時と終業時に連絡等を行うためのコミュニケーションツールとしても活用しています。
はじめは、違和感が少しありましたが慣れれば移動することなくまた会議室の予約等も意識することなく打ち合わせができるので、非常に便利に活用しています。
最近は採用活動についてもWEB会議で行っています。
チャットツール
メールなどでも代用は出来ますが、ちょっとした確認事項や連絡などチャトツールを利用すると非常に便利でスピーディーです。チャトは多くの人がスマートフォンで利用しているので、特に違和感なく利用が出来ます。
チャトツールも無料で利用出来るものも多く、手軽に導入が出来ます。
当社は企業向けの有料の物を利用してます。有料の物だとログ等も管理出来るので、セキュリティを意識するのであれば有料の物をおすすめいたします。有料の物でも月額数百円と導入のハードルは低いサービスが多いです。
グループウェア
社内の情報を共有するグループウェアはテレワークには有効活用できます。社内の様々な情報を共有することが出来るので、離れた場所でも社内の情報を簡単に共有することが出来ます。特に下記のような機能は便利に活用できます。
スケジュール管理や掲示板など社内の情報を整理して共有できる機能が豊富で、最近はクラウドでのサービス提供も多く、手軽に利用をスタートすることができるようになっています。
グループウェアを活用することで、テレワーク環境でも社内にいるのと同じように情報を把握することが可能になります。
ワークフロー
社内の様々な申請業務を電子化できるワークフローも便利に活用できます。脱ハンコなどの言葉も出てきているように、承認のために会社に出社するような人も多いようです。ワークフローはそのような承認フローを電子的に行う事が可能になりますので、テレワーク環境でもフローを回すことが可能です。また紙と違って、スピーディーな承認フォローを回す事が可能です。
紙で現在申請業務を行っている企業であればテレワークを検討する場合は、ワークフローは便利に活用できると思います。またシステムを利用することでデータの集計等も楽になります。業務改善の面も見ると、ワークフローは検討する価値があります。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、名前の通りクラウド環境にデータを保管できる場所を提供しているクラウドサービスです。インターネットがあればどこからでもアクセスできます。スマートフォンなどから閲覧も可能です。無料でも数ギガバイトの容量が使えるサービスもありますので便利に活用できます。
社内の情報をクラウド環境に保存とセキュリティ面で懸念される方も多いですが、社内のデータをテレワークで持ち出すリスクを考えると、クラウドストレージの活用も一つの手段となると思います。
タイムカードサービス
テレワークを行っている社員についても勤怠の管理は必要になります。今はクラウドの勤怠管理のサービスは多く、クラウドのサービスの場合はオプションになるかもしれませんが、社外からも打刻が出来るような仕組みがあると思います。
そのような仕組みが無いようであれば、出社・退社の打刻ができるシンプルのものもあります。打刻データを出力して社内の勤怠管理で管理するような運用も可能です。
また位置情報なども取得可能なサービスもありますので、位置情報で実際に在宅しているかどうかの確認なども可能です。テレワークを行う上でも勤怠管理は意識しておきましょう。
アプリ作成ツール
ノンプログラミングで簡単にWEBアプリが作れるツールもクラウドで提供しています。これは例えば顧客管理をしたいなら、自分たちで簡単に顧客管理の仕組みを作る事ができます。
プログラムの知識が0でも大丈夫なぐらい簡単にアプリ作成ができます。このようなアプリ作成ツールを活用すれば、テレワーク中の、日報（報告書）なども簡単に作れます。専用の仕組みを構築すると高額になりますが、そ「こまで機能はいらないけど、簡単なアプリを自社に合わせて使いたい」と思っているような方は、アプリ作成ツールはとても便利です。
SFA
これは営業部門限定になるかと思いますが、日々の営業担当者の行動管理ができるSFAもテレワークで離れた環境で仕事をする場合は有効活用できます。
日々の営業担当者の行動を把握することが可能ですし、コメントなどで指示も可能です。SFAをまだ導入していない方は、テレワークを機にSFAの検討してもいいかもしれません。
導入には高額でハードルが高い商品もありますが、安価な価格でスタートできるシンプルなSFAのクラウドサービスも多々あります。営業の環境が大きく変わってきている今だからこそSFAなどを活用して、自社の営業をシステム化していくのも必要になってきています。
SFAについては詳しくこちらで紹介しています。参考にしてください。
社内接続用のツール
テレワークをしてもどうしても社内のパソコンでないと出来ない業務もあると思います。その場合は自宅から社内に接続出来ればいいのですが、セキュリティの観点でそのような事は許していない企業もあるかと思います。しかしそのためだけに出社するのであれば、セキュアに接続できるツールを利用して自宅からの接続を可能にすることも一つの選択肢になると思います。
VPNと言われる技術で接続ができる環境を今は以外に簡単に構築できます。またそのようなクラウドサービスもいくつか出ています。
自宅から接続が出来ればテレワークも進めやすくなると思いますので、そのようなツールもテレワークでは便利に活用できます。
パソコンログ収集ツール
テレワークを実施するとどうしても家で何をしているか？分からないと思ってしまい、なかなかテレワークに踏み切れない経営者やマネージャーもいるのではないでしょうか。中には、WEB会議の仕組みで常に見えるような環境を構築している会社もあるようです。
そのようなやり方も一つの方法ですが、パソコンの操作をしているかどうかのログをとれるツールもあります。またログが取れれば、実際いつまで仕事をしているかも分かります。
以外にテレワークを始めて、集中して時間を忘れ気づいたら就業時間を超えていたような話もよく聞きます。実際の稼働状況を確認したいのであれば、このようなログ収集ツールは活用できます。
まとめ
今回はテレワークで活用できるサービスをご紹介いたしました。当社もテレワークをスタートして初めは違和感もありましたが、今では当たり前のようにWEB会議を活用しています。会議室での対面での会議の方が移動など面倒だと感じるぐらいです。
これから働く環境は大きく変わっていくと思いますので、そういった環境に対応していくことも企業としては重要な事になると思います。どうしても業務上テレワークの出来ない人も多いと思いますが、今回紹介したような便利なツールを活用すればテレワークも可能になるかもしれません。
テレワークをしなくてはいけないわけではありませんが、今後多様化する仕事環境に備えどうやったらテレワークが実施できるか？少し考えてみるもの良いと思います。
