「社内のスケジュールを管理したい！」
「社内スケジュールを管理するツールってあるの？」
「スケジュール管理ツールを使った方がよい？使うとどのようなメリットがあるの？」
このような疑問を持っている方も、多いのではないでしょうか。
本記事では、社内スケジュール管理ツールを導入することのメリットや、管理ツールを選ぶときのポイントなどを紹介します。この記事を読むことで、社内スケジュールの管理方法や管理ツールは何を参考に選べばよいか把握できるでしょう。
また初期費用無料で導入しやすい社内スケジュール管理ツールも紹介しているため、運用してみたい方の参考にもなります。
社内スケジュールの管理を適切に行いたい方、業務効率を向上させたい方はこちらの記事をチェックしてください。
目次
社内スケジュール管理ツールで得られるメリット
「社内スケジュール管理ツール」とは、カレンダーアプリ等を使用して社員それぞれの予定を入力し、共用するためのツールのことです。
社内スケジュール管理ツールを活用することで、紙のスケジュール表よりも手軽に管理できるようになり、予定を忘れたときのリスク管理にも役立つでしょう。
社内スケジュール管理ツールを使用することで、企業にとってどのようなメリットがあるか紹介します。
タスク消化の効率が上がる
社内スケジュール管理ツールを使用することで、紙を使用したスケジュール管理よりも、効率的にタスク消化できるようになるでしょう。
紙でのスケジュール管理は、同じタスクを何度も記入する必要がありますが、社内スケジュール管理ツールはよく発生するタスクを登録しておけばすぐに入力できます。また、繰り返し入力する手間も省けるでしょう。
タスク漏れを予防できる
社内スケジュール管理ツールのリマインダー機能を使用し、タスク開始前や期日前にアラームを鳴らすことで、タスク漏れを防げるでしょう。
また、社内スケジュール管理ツールは見やすいことも特徴です。紙のスケジュールを使用した場合よりも予定を把握しやすいため、確認漏れを防ぐことも容易になるでしょう。
急な予定の変更にも柔軟に対応できる
急な予定の変更があっても、社内スケジュール管理ツールであればすぐに予定を組み替えて対応できるでしょう。社内でスケジュールを共有しているため、クライアントからの連絡を受けて、他のメンバーの予定を変更することも可能です。
紙のスケジュールでは変更が出るたびに修正したり記入したりする必要があるため、手間がかかります。各メンバーの予定の共有も難しいでしょう。
社内でタスク共有ができる
社内スケジュール管理ツールを使用して、タスクの予定を可視化することで、それぞれのタスクの情報共有が容易になります。
誰が何の業務をしているのか、時間が空いているメンバーはいないかといったことが、スケジュール管理ツールですぐに把握できるでしょう。もし誰かのタスクが遅れていた場合でも、他のメンバーが気づけるため、フォローに入って遅延を防げるというメリットもあります。
社内スケジュール管理ツールを選ぶ際見るべきポイント
社内スケジュール管理ツールの導入にはさまざまなメリットがあります。
社内スケジュール管理ツールは、社内で多くの人が使うことを想定して選んだ方がよいでしょう。また、導入によって自社がメリットを得られるものを選ぶ必要もあります。
社内スケジュール管理ツールの導入にあたっては、以下のポイントを参考に選んでみましょう。
導入目的に適したツールか
社内スケジュール管理ツールを導入する目的は何かを明らかにし、目的が達成できるツールを選びましょう。
よく考えずに選んでしまうと、自社の目的に合わないスケジュール管理ツールを導入してしまう恐れがあります。社内スケジュール管理ツールの導入が上手くいかなければ、導入にかかった手間やコストが無駄になってしまうでしょう。
誰でも使いやすい仕様になっているか
社内スケジュール管理ツールを選ぶときは、操作が簡単か、サポート体制が充実しているかを確認することが大切です。
社内スケジュール管理ツールは多くの人が使うことになるため、誰にとっても使いやすいツールである必要があります。操作が難しければ、入力するために余計な時間を取られてしまうでしょう。
もし分からないことがあってもすぐに対応してもらえるのか、サポート体制を確認しておくことがおすすめです。
社内で情報を共有する機能があるか
社内スケジュール管理ツールは、情報共有できなければいくつかのメリットが失われる可能性があります。
情報共有する機能がなかった場合、タスク情報の共有や緊急時の対応が困難になります。誰かのタスクが遅れていても気づけず、全体の遅延につながることもあるでしょう。
社内スケジュール管理ツールの導入にあたっては、自社にとって必要な機能があるかも確認して選ぶことが大切です。
簡単に予定の共有ができるか
それぞれの予定を共有できるようにするために、スケジュールを可視化できるものを選ぶとよいでしょう。
スケジュールが可視化できる社内スケジュール管理ツールであれば、それぞれのタスクの状況や予定を、いつでも容易にメンバー全員が把握できます。複数人の予定を合わせて、会議を行うといったことも気軽に実施できるようになるでしょう。
初期費用無料の社内スケジュール管理ツールを3つ紹介！
初期費用が無料で利用できる、社内スケジュール管理ツールを紹介します。
スケジュール管理ツールの導入にあまり費用をかけたくない場合は、こちらの管理ツールがおすすめです。スケジュール管理ツールの導入を考えている方はぜひ、ご覧ください。
「＠pocket （アットポケット）」は業務アプリを簡単に、費用をあまりかけずに作成できるツールです。
ノーコードでアプリを作成できるため、コードの知識は必要ありません。「かんばんビュー」で進捗状況を簡単に把握でき、プロセス管理することで業務フローを標準化できるでしょう。
出典：＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/
| サービス名 | ＠pocket （アットポケット） |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額）※税抜き | 初期費用：無料、月額：ライト300円・スタンダード500円・プロフェッショナル700円 |
| 特徴 | リアルタイムでのデータ分析及び集計。帳票出力、アクセス制限機能や外部サービスとのデータ連携などの機能も充実。 |
| 運営会社 | 株式会社アイアットOEC |
Lychee Redmine
「Lychee Redmine（ライチ レッドマイン）」は、直感的なインターフェースで利用できる「ガントチャート」機能があるツールです。
「進捗管理」や「工数管理」といった機能で誰がどのような仕事をしているか、業務に集中できているかどうかを可視化できます。
クラウド版では基本機能だけ使える無料のものから、ビジネス向けのものまであるため、利用したい機能によって選ぶとよいでしょう。ただし、購入は10ユーザー単位となっていることに注意してください。
オンプレミス版には月額料金が無料で使えるプランはありませんが、30日間無料で試せます。また、購入できるユーザー単位はクラウド版と同じです。
出典：Lychee Redmine｜株式会社アジャイルウェア
参照：https://lychee-redmine.jp/
出典：Lychee Redmine 料金プラン｜株式会社アジャイルウェア
参照：https://lychee-redmine.jp/plan/
| サービス名 | Lychee Redmine |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額）※税抜き | 初期費用：無料、【クラウド版】月額：フリー0円・スタンダード900円・プレミアム1,400円・ビジネス2,100円 【オンプレミス版】月額：スタンダード800円・プレミアム1,500円・ビジネス2,300円 |
| 特徴 | モニタリング、実行段階で活用可のガントチャート機能。豊富な機能多数。 |
| 運営会社 | 株式会社アジャイルウェア |
LINE WORKS
「LINE WORKS」は、コミュニケーションアプリのように使えることが特徴のツールです。
「メンバー予定表」の機能では、それぞれのメンバーの予定を確認できます。社内でも周知できる掲示板もあるため、共有したい情報はすぐに共有できるでしょう。
契約方法には月額と年額があり、年額契約の場合は20％ほど利用料金が安くなります。
出典：LINE WORKS｜LINE WORKS株式会社
参照：https://line-works.com/
出典：利用料金｜LINE WORKS株式会社
参照：https://line-works.com/pricing/
| サービス名 | LINE WORKS |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額） | 初期費用：無料、月額：フリー0円・スタンダード540円・アドバンスト960円 |
| 特徴 | 使いやすいデザイン、ドキュメントを共有するノート機能、グループトークで効率的な情報共有 |
| 運営会社 | LINE WORKS株式会社 |
無料トライアル期間付きのスケジュール管理ツールも紹介
社内スケジュール管理ツールの導入に不安のある場合は、無料トライアル期間付きのツールを選んでみましょう。
無料トライアル期間があれば、スケジュール管理ツールの使い勝手を確認でき、自社で使用するのに向いているかどうか判断できるでしょう。
ただし無料期間が終われば、自動で有料期間に移行するものもあるため、いつまで無料で使用できるか把握した上で、使用してください。
Trello
「Trello」は多くの国で広く使われている管理ツールの1つです。
「ボード」の機能でタスクの予定を整理できます。また「リスト」機能では、タスクが今どのような状況であるかを表示できるため、簡単に状況を確認できるでしょう。またチームのニーズに合わせて、ワークフローをカスタマイズできます。
支払いは月額または年払いとなっており、年払いの方が料金がお得になります。ただし、月額払いがないプランもあるため注意しましょう。
出典：Trello｜アトラシアン株式会社
参照：https://trello.com/ja
出典：Trello をさらにカスタマイズ | アトラシアン株式会社
参照：https://trello.com/pricing
| サービス名 | Trello |
|---|---|
| 料金（初期費用、月額） | 初期費用：無料、月額：Free 0米ドル・Standard6米ドル・Premium 12.5米ドル・Enterprise 17.5米ドル（Enterpriseは年払いのみ） |
| 特徴 | 複雑な工程を簡略化。業界人やコミュニティが提供するテンプレートを使用可。 |
| 運営会社 | アトラシアン株式会社 |
Asana
「Asana」は金融機関や、多くの企業で使われている管理ツールの1つです。
プロジェクトの中で誰が何の作業をしているか、どのような状況かを「ガントチャート」機能で見える化できます。「メッセージ」機能を使えば、部門に関係なくスムーズにコミュニケーションを取れるでしょう。
料金は個人または小規模チームと、中小企業や大企業向けに分けられています。以下で紹介しているのは、個人または小規模チームの料金です。
中小企業や大企業で利用したい場合は、問い合わせが必要です。月額払いと年払いがあり、年払いの方がお得になります。
出典：Asana｜Asana, Inc.
参照：https://asana.com/ja
出典：Asana の料金| Asana, Inc.
参照：https://asana.com/ja/pricing
| サービス名 | Asana |
|---|---|
| 料金（月額） | 月額：Personal0円・Starter1,475円・Advanced3,300円 |
| 特徴 | Personal・Starter・Advancedのプランで無料トライアル期間有り |
| 運営会社 | Asana, Inc. |
スケジュール管理ツールの活用で業務を効率化しよう
同じプロジェクトに携わるメンバーであっても、誰がいつ何をしているかは分かりにくいものです。スケジュール管理ツールを導入することによって、各メンバーのタスク状況が把握でき、プロジェクト全体の進捗を管理できるようになるでしょう。
もしも誰かのタスクが滞ったり予想外なことが起こったりした場合でも、社内スケジュール管理ツールを導入していれば、適切に対応できる可能性があります。
業務を効率化し、スムーズにプロジェクトを進めるためにスケジュール管理ツールを導入してみましょう。
