無料で使える発注管理システムはある？4つのおすすめシステムを紹介！

「発注管理システムって、どのくらいの費用がかかるの？」
「どんなことができるの？」
発注管理システムの導入を検討していて、このような疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、初めて発注管理システムを導入する企業に向けて、無料で使える4つの発注管理システムの特徴や費用について紹介しています。

この記事を読むことで、各システムの特徴を理解し、企業に応じたシステムの選定方法を理解することができます。また、無料で使用できるシステムを紹介しているため、経費を抑えながら手軽に導入することが可能になるでしょう。

発注管理システム導入予定の方や、業務の効率化・自動化に向けて参考にしたい方は、本記事を確認してみてください。

発注管理システムの導入は顧客満足度の向上につながる

発注管理システムの導入は、業務を自動化・効率化できるため、エンドユーザーの満足度向上に繋がります。

発注管理システムでは、誰でも簡単に、受注や発注をコンピューターで行うことができる点から、人為的ミスを減らすことが可能です。

インターネットが発達していなかった時代は、発注書や請求書などの受発注データを手書きで記載していた企業が多く、締め日に数字が合わず焦ったことがあるという方も多いでしょう。

発注管理システムを導入することで、手書き作業時間・ミス訂正の時間短縮に繋がり、さらに従業員が他の業務に従事できる時間を増やすことができます。

また、人為的ミスを減らせるだけでなく、発注データをシステムで管理することができるため、紙の保管場所に困ることもなくなりました。紛失事故や保管場所確保に悩まされていたケースも、発注管理システムを導入することで解消されやすくなったといえます。

そして、作業効率が上がることにより、従業員が他の業務を円滑に処理することが可能になりました。その結果、エンドユーザーに早く正確に商品が届くようになることから、顧客の満足度向上が期待できるでしょう。

発注管理システムでできる4つのこと

発注管理システムの導入は、業務の自動化によって効率性を上げ、顧客満足度を高められます。では、具体的に発注管理システムではどのようなことができるのでしょうか。

ここからは、発注管理システムでできる、4つの管理方法について紹介していきます。

発注管理

発注管理とは、商品販売に向けた材料や資材、商品そのものの仕入れを管理することです。

発注管理の流れとしては、該当部署が購買依頼書の作成後、購買担当者が発注先や発注方法を選定し、発注書を作成します。最後に、取引先企業へ発注書を送付するまでが一連の流れです。

1つの物を発注するだけで、手続きに煩雑なことが多く、誤った数を発注してしまう可能性もあります。しかし、発注管理システムを導入すれば、人為的なミスも防ぐことができ、発注管理がしやすくなるでしょう。

在庫管理

発注管理システムでは、在庫数や発注状況を可視化できることから、在庫管理がしやすくなります。

発注データと紐づけることができるため、発注漏れや余剰な発注を未然に防ぐことが可能です。また、欠品による機会損失や、使用期限切れによる廃棄を減らすことができ、業績向上にも繋がります。

さらに、棚卸し業務の負担軽減や在庫保管スペースの削減による、経費削減も実現可能でしょう。

納品管理

発注管理システムには、顧客からの注文に対して、商品が正しく出荷・納品されるために必要な納品管理機能も備わっています。

万が一、納品数の相違や納品予定日の変更などが発生した場合でも、素早い対応ができます。トラブルはシステムを通じて反映され、誰でも簡単に確認できるでしょう。

また、受注管理システムでは、検品が済んだ商品はすぐに在庫管理データに連動して反映するため、納品後に在庫データに記載する従業員の手間を省くことができます。

請求管理

発注管理システムは、納品書や受領書のデータから取引先へ送る請求書の発行、または送付などの請求管理も可能です。

従業員が実施するのではなく、コンピューターが自動で行ってくれるため、人為的ミスの削減に繋がります。そのため、取引先企業への送信忘れや他社への送信ミスなどを防止できます。

発注から納品、請求まで一貫してデータを管理することができるため、煩わしい業務が減り、運転資金も安定していくでしょう。

発注管理システムを選ぶ際に見るべきポイント

発注管理システムには様々な機能がありますが、発注管理システムはどのような基準で選べばよいか、判断に困っている方もいるでしょう。

システムを導入するにあたり、システムの操作性、他社での導入実績があるかなど、注目すべきポイントは複数あります。

以下では、システム導入予定の企業に向けて、比較する際に確認するとよいポイントを4つにまとめましたので、参考にしてください。

誰でも簡単に使えるか

発注管理システムを導入する際には、誰でも簡単に使いこなせるかが重要です。複雑なシステムの場合、使いこなせず業務が滞ってしまう可能性もあります。

従業員が手動で行う発注管理は、業務が属人化しすぎることが問題点として挙げられていました。これらを未然に防ぐためにも、誰でも簡単に扱うことができるかという点を確認しておきましょう。

同業他社での導入実績があるか

発注管理システムの中には、業界・業種に特化したサービスが開発されている場合が多いため、同業他社における導入実績の有無を確認するとよいでしょう。

また、導入先企業が絞られている状況であると、ベンダー側にはサポートに関するノウハウがたまるため、導入企業に対するサポートも充実しているといえます。

社内の既存ソフトと連携できるか

発注管理システムを導入する際、社内の既存ソフトと連携できるかも重要なポイントです。

導入システムと既存ソフトの連携方法は、CSVファイルのエクスポートや別ソフトへのインポート、またはAPI連携して自動で連動させる方法があります。

CSVファイルによる連携は、ファイルをエクスポートするだけでコストを抑えた導入が可能です。また、API連携はエクスポートやインポート作業に時間がかからないため便利ですが、連携の可否をしっかり確かめておくことが必要です。

信頼できるセキュリティ体制か

受注業務では、取引先企業の個人情報を多数取り扱うため、セキュリティ体制が万全かどうかを確認しておくことが重要です。

個人情報が外部に漏れると、完全に削除することは非常に難しく、社会的信頼を失いかねません。最悪の場合は、企業の業績悪化、倒産に追い込まれることもあります。これらを未然に防ぐため、信頼できるセキュリティ体制かしっかりと確認しておくことが必要です。

初期費用無料の発注管理システムを紹介！

ここからは、発注管理システムの導入を検討しているが、費用が心配という方に向けて、初期費用無料のサービスを2つ紹介します。どちらのサービスも直感的な操作や、簡単に発注データを作成することが可能です。

業務を自動化し、従業員の負担を減らしたいと考えている方は、是非参考にしてみてください。

@pocket

「@pocket」は社内の業務アプリを低価格で作成できるシステムです。

プログラミングスキルがなくても、豊富なテンプレートがあるため、最短5分でアプリの作成が可能になっています。エクセルと連携できるだけでなく、APIを利用して現在使用している既存ソフトとの連携も可能な点が特徴です。

さらに、格納したデータがタイムリーに反映され、グラフで集計もしてくれるため、従業員の作業工数を大幅な削減が期待できるでしょう。

初期費用は無料で、30日間のお試し期間があります。お試し期間終了後は、月額料金300円から利用することが可能です。

出典：@pocket｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

CO-NECT

「CO-NECT」には、受注システムと発注システムがあり、パソコンやスマートフォンで業務を完結できます。発注システムにおいては、発注業務を円滑に行うための、共有機能や外部アプリへの通知機能も備えられています。

卸・メーカー・小売り・フランチャイズ本部など様々な業界に導入されているため、十分なサポート体制が整っているでしょう。さらに、画面表示に沿って操作するだけで発注できるよう工夫されており、マニュアルを覚える手間も省けます。

また、一部機能に制限はかかるものの、月額料金0円で利用できるプランがあるため、運用コストを抑えつつ業務の効率化を図ることも可能でしょう。

出典：受発注システムCO-NECT(コネクト)発注側｜CO-NECT株式会社
参照：https://biz.conct.jp/buyer/

無料トライアル期間付きの発注管理システム2つ紹介！

ここからは、無料トライアル期間付きのサービスを2つ紹介します。

発注管理システムの導入にあたり、事前にシステムに触れて、使用感や機能を把握しておきたい方も中にはいるでしょう。そこで、無料トライアル期間付きのサービスを利用すれば、実際の稼働時における齟齬を防ぐことが可能です。

freee販売

「freee販売」は、案件プロジェクト型ビジネスに向けたクラウド型販売管理システムです。 IT・システム開発業やコンサル業、クリエイティブ業などに適したシステム構築になっています。

受発注管理や請求管理だけでなく、案件ごとの売上や仕入れを入力することで、自動で原価計算までしてくれます。人件費や経費までを一元管理でき、経営状態の可視化が容易です。

また、法改正などの時代の変化にも随時アップデートで対応してくれるため、開発コストをカットできる点も魅力です。

出典：freee販売｜フリー株式会社
参照：https://www.freee.co.jp/sales-management/

楽楽販売

楽楽販売は、複雑な金額計算や請求・売上計上を自動化し、販売管理の手間とミスを解消することができるクラウド型の販売管理システムです。

サービス運用開始前から丁寧なサポート対応をしており、各企業に合わせたシステム構築と、それに伴う課題解決や業務改善の提案をしてくれる点も魅力でしょう。

出典：楽楽販売｜株式会社ラクス
参照：https://www.rakurakuhanbai.jp/

自社にあったシステムで業務を効率化しよう！

ここまで、発注管理システムを導入して可能になる業務内容や、システムを選定する際に注意すべきポイントなどを解説しました。

発注管理システムの導入は、業務の効率化と自動化によって、従業員の負担軽減・企業のコスト削減を実現できます。ただし、導入には様々なコストが発生するため、事前の確認が重要です。使いやすさや同業他社での導入実績など、幅広く把握すべき点があります。

本記事で紹介した、無料で使用できる発注管理システムの内容も踏まえ、自社の業務効率化に是非役立ててください。