発注管理はどうすればいいの？導入方法と効率的な管理サービスをご紹介！

「日々の発注業務に追われて他の業務に手が回らず、担当者が疲れ切っている」
「自社に合った、発注管理システムの選び方を教えて欲しい」
従来の発注業務は電話やFAXが主流でしたが、ITの進化により取引先とのやり取りにも変化が起きています。しかし、現在の業務手順では効率が悪く、お困りの方もいるでしょう。

本記事では発注管理システムの概要と作業工程を解説し、ITを活用した発注管理システム導入のメリットとデメリットなどをまとめました。この記事を読むことで自社に適した発注管理システムがわかり、業務効率化の検討に役立つでしょう。

発注管理システムについて詳しく知りたい方や、社内業務の改善を検討中の方、取引先とのスムーズなやり取りを行いたい方は本記事をチェックしてください。

発注管理とは何か

発注管理とは「業務に必要な物品を注文し、仕入れるまで」の作業を管理する業務を指します。

製造業の場合は原料や資材、小売業の場合は販売する商品などを購入する行為が発注です。発注管理は物品を仕入れるだけでなく、発注前の在庫管理や発注先の選定、スケジュール調整や発注フローの管理など、作業範囲は多岐にわたります。

発注管理がおろそかになると、過剰在庫や在庫切れが発生し、生産や販売業務が滞るなどのリスクが生じます。そのため、企業にとって発注管理は、経営にも影響を与える大切な業務だと言えるでしょう。

発注業務の作業工程

発注業務には複数の作業工程があります。まず全体の流れをつかみ、それぞれの工程を確実に進めることが大切です。

作業工程は「購買依頼書の作成」「発注方法の画一化」「発注方式の決定」「発注先の選定」「発注書の作成」の5つに分けられます。工程ごとの具体的な作業内容と、注意すべきポイントを見ていきましょう。

購買依頼書の作成

発注にあたり、まずは購買依頼書を作成します。

購買依頼書に記載する主な項目は「物品名・数量・個数・納期・納入場所」です。必要な物品の種類や在庫数から発注数を算出し、購買依頼書に記載して発注担当者に渡します。

適切な発注量を把握するためには、在庫数や1か月に必要な数量などを普段から共有しておくことが大切です。

発注方法の画一化

発注業務をスムーズに行うためには、発注フローを作成して作業内容を統一し、共有するといいでしょう。

部署ごとに発注担当者がいる場合は、誰が・いつ・どこに何を注文したかに関する把握が困難です。そのため、発注の重複や発注漏れしてしまう可能性があります。

発注フローは社内だけでなく、取引先担当者と共有しておくことも有効です。例えば連絡手段や連絡先を統一することで、やり取りにかかる時間を削減でき、業務効率化につながるでしょう。

発注方式の決定

次に、発注方式を決定しましょう。発注方式には「定期発注方式」と「定量発注方式」があります。

定期発注方式は、毎週、毎月などの決まった周期で発注する方式です。材料などの発注に多く採用され、都度発注の手間を省けるのが利点ですが、在庫数に合わせて発注数を調整する必要があります。

対して定量発注方式は、設定している基準在庫数を下回った時に発注を行います。定番商品の発注でよく使われ、常に一定の在庫を保てるのが利点ですが、季節商品などの発注には不向きです。

発注先の選定

発注方式を決定したら、どの業者に発注をするか選定します。

発注先は、その企業の信頼性や過去の実績を元に慎重に選びましょう。複数の企業に見積もりを依頼する「相見積もり」を実施して、比較するのがおすすめです。

見積書が届いたら、仕入価格や納品時期やロット数などを元に、自社のニーズに合うかどうかを判断します。また、やり取りを通じて「柔軟な対応力とコミュニケーション力はあるか」「品物の品質が安定しているか」なども判断材料に含めるといいでしょう。

信頼できる企業かどうかを見極め、条件のいい企業を発注先として選定することが重要です。

発注書の作成

発注内容と発注先が決まったら、発注書を作成しましょう。

発注書に記載する主な項目は「発注日」「商品名」「数量」「単価」「納期」です。事前に見積もりを取った場合は見積書番号を記載すると、発注内容がスムーズに伝わります。

発注書が完成したら記入漏れや不備がないかをチェックし、郵送またはメール添付などで送付します。事前に電話やメールなどで発注書送付の連絡を入れておくと、トラブルを防止できるでしょう。

ITを活用した発注管理の効率化方法

発注管理を効率的に行う方法として、表計算ソフトの「エクセル」や、専用の「発注管理システム」がよく用いられます。

エクセルは広くソフトであるため運用しやすく、比較的低コストで導入が可能です。一方、発注管理システムは発注業務に特化しているため、発注状況を担当者間で即時に確認でき、引継ぎが容易になるでしょう。

発注管理システム導入のメリット

発注管理システムは業務に必要な機能が搭載されています。自社のスタイルに合ったシステムを使うことで、日々の発注業務で抱えている悩みを解決するために役立つでしょう。

ここからは、発注管理システムの導入によって得られるメリットを2つに分けて紹介します。

作業効率の向上

発注管理システムの導入により、発注から仕入にまつわる作業効率の向上が期待できます。

在庫数を画面で参照できるため、現物を都度確認する必要がありません。また、在庫管理部門と購買業務部門の担当者間でリアルタイムに情報の共有が可能です。

物品情報や取引先情報をシステムに登録しておくと、発注時の連絡や別の物品発注を自動化でき、担当者の作業効率化向上にも期待できます。

発注ミスの減少

発注ミスや作業漏れを防げるのも、発注管理システム導入で得られるメリットです。

発注管理システムでは各種データを連携し、社内でデータの共有が容易になります。また、過去の発注履歴を参照して再発注できるなど、発注ミスを含め、自社の損害を防ぐ効果が期待できるでしょう。

発注管理システム導入のデメリット

発注管理システム導入で考えられるデメリットには「コストの発生」や「社内外の業務手順変更が発生」が挙げられます。

システム導入にあたっては、初期導入コストも含めた毎月の運用コストを考慮して計画しましょう。また、従来までの業務手順を変更する可能性があるため、使用者間で十分にすり合わせすることも大切です。

発注管理システムを選ぶポイント

発注管理システムはそれぞれ独自の機能や特徴を持つため、業種や企業規模によって適したものが異なります。自社の業務スタイルに合うものを選ぶことが難しい場合もあるでしょう。

ここからは、発注管理システム導入にあたってどのような点に注目すればいいかを、5つのポイントに分けて解説します。

これまでの導入実績で選ぶ

まずは検討中の発注管理システムが、どのような企業に導入されているかを確認します。

導入企業数が多いシステムは動作が安定している傾向にあるため、導入後も安心して利用できる可能性が高いでしょう。

また、業界独自の商慣習に合わせた機能を提供している場合もあり、同業他社が導入しているかどうかをチェックしておくと安心です。

取引の際の合意の得やすさで選ぶ

取引において、発注先との合意が得やすい発注管理システムを選ぶのも、ポイントの1つです。

例えば、発注情報や納期管理などを発注先企業でも参照できるシステムを導入すると、自社の効率化だけでなく、発注先の業務負荷軽減にも役立ちます。また、速やかな情報共有が可能となり、よりスムーズな取引ができるという効果も期待できるでしょう。

運用コストが低いものを選ぶ

発注管理システム選定の際には、運用コストの違いにも注目し、コストパフォーマンスのいいものを選びましょう。

選ぶ際は料金プランだけでなく、そこに含まれているサービス内容を把握することも大切です。高額であればいいというわけではなく、自社に適した規模や内容であるか見極めるようにしましょう。

操作の簡単さで選ぶ

自社の業務内容にマッチし、扱いやすい発注管理システムかどうかを念頭に置いて選定しましょう。

導入の失敗例としてよく挙げられるのは「システムを使いこなせなかった」というものです。試用版が提供されている場合は利用し、使いやすさを確かめた上で判断するといいでしょう。

サポート体制が整っているかで選ぶ

十分なサポート体制が整っている発注管理システムを選ぶのも、導入成功のポイントです。一般的に用意されているサポートには以下が挙げられます。

・障害発生時の対応
・電話やチャットでの操作説明
・バージョンアップ時の保守対応
・カスタマイズなどの相談窓口

上記を参考にし、自社にとって必要なサポートを見極めて発注管理システムを選ぶといいでしょう。

発注管理におすすめな管理システム3選

煩雑な発注業務を効率的に行うには、管理システムを活用するのがおすすめです。

発注管理システムを利用することで、物品の在庫状況や取引先情報、過去の発注履歴などが一元管理できます。ここからは発注管理におすすめの管理システムについて、料金や特徴を比較して3種類紹介します。

@pocket

「@pocket（アットポケット）」は、ノーコードで社内の業務アプリを作成し、低価格で導入・運用ができるクラウドサービスです。

初期費用が不要で手軽に開始でき、他のアプリとの連携も可能であるため、管理システムを初めて使う場合にもおすすめです。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

BtoBプラットフォーム受発注

「BtoBプラットフォーム 受発注」は、飲食店業界と製造業向けの受発注システムです。

請求データの受信機能により、ペーパーレス化とともに会計システムへの連携も容易です。シンプルな画面構成で、規模を問わず多くの企業で導入されています。

出典：BtoBプラットフォーム 受発注｜株式会社インフォマート
参照：https://www.infomart.co.jp/asp/ad/asp/buyer/index.asp?utm_source=ad&utm_medium=google-cpc&utm_campaign=asp_google_lp_branded

CO-NECT

「CO-NECT（コネクト）」は、自社と発注先企業がシステムを共有して運用できる受発注システムです。

LINE連携機能でスピーディーなやり取りができる他、見積書作成や出荷管理、会計データ連携機能も搭載されています。

出典：受発注システム CO-NECT(コネクト)｜CO-NECT株式会社
参照：https://biz.conct.jp/

クラウド管理サービスを活用して仕事を効率化しよう

発注管理の作業工程や効率化の方法、システム導入のメリットとデメリットや選び方のポイント、おすすめの発注管理システムを紹介しました。

発注管理では発注作業だけでなく、在庫管理や発注状況の管理、会計データ連携など多くの作業が発生します。クラウド管理サービスを導入することで社内業務の効率化だけでなく、取引先とも良好な関係を築けるでしょう。

社内の発注業務を見直し、適切なツールを導入して業績向上に役立ててください。