「残業時間を減らしたい」
「業務の生産性をあげたい！」
「業務を効率化する方法ってあるの？」
このように業務について問題を抱え、効率化をめざしている方や企業は多いのではないでしょうか。
本記事では、業務効率化の基本的な意味を解説するとともに、業務を効率化するための5つのステップを紹介しています。
また、効率化を成功させるにあたっての11のアイデアやツール使用の成功事例についても紹介しています。この記事を読むことで効率化に向けた効果的な方法を理解でき、個人のみならず社内全体のパフォーマンス向上にもつなげられるでしょう。
業務効率化について理解を深めたい方や、業務効率化によって企業の利益を上げたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
業務効率化とは「ムダ」をなくすこと
「業務効率化」とは、負担なく業務を終わらせるため、業務を遂行する上でのムリやムダ、ムラを洗い出して排除することです。これにより、業務を効率的に行うことが可能となります。
日々の業務を効率化できれば、人件費のコスト削減や労働時間の減少につながり、企業としての利益の増大が期待できるでしょう。
ただし、業務効率化はむやみに行ってできるものではありません。成功させるためには、きちんとしたポイントを押さえる必要があります。
業務効率化するときの5ステップ
業務を効率化するには、これまでの業務で発生した非効率なプロセスを洗い出す必要があります。しかし、どのようにしたらよいのか具体的な方法がわからず、悩む方は多いでしょう。
これから紹介する5つのステップは、その非効率な部分を見直す上で重要な足がかりとなります。業務を見直せば、業務効率化の実現に向けた改善点が見えてくるでしょう。
1.現状の業務を把握する
はじめに行うことは、現状の業務内容を把握し、可視化することです。これらを怠り効率化を進めると、既存のやり方のままの業務改善となってしまいがちです。
業務内容や担当者、所要時間など、業務に関する状況を明確にし、整理しておきましょう。
上記のように整理しておけば、新たな業務が入ってきた場合にも、スムーズに作業できます。
2.課題を抽出する
業務に関する情報を把握できたら、課題をピックアップしていきます。
課題の抽出は、業務を手順ごとに分解し、業務の目的を定義した後に、不足点や問題点を考えるという順で行うのがおすすめです。
普段の仕事で、同じ業務を複数回行っていたり、1つの業務を複数人で取り組んでいたりなど、ムダな作業が行われているケースは多いでしょう。
そのようなムダを省くために、業務管理の仕方や担当者の変更など、課題を明確にすれば、業務に必要な取り組みが見えてきます。
3.計画を立てる
業務における課題を抽出したら、計画を立てます。どの課題から取り掛かり、いつから業務効率化に向けて実行していくのか、実現を目指して最適な計画を立てましょう。
このとき、課題を見つけてすぐに取り組むのはNGです。課題が多い場合、計画を決めずに業務を遂行すると、さらなる混乱を招く恐れがあります。
同じ問題がでないように、取り組みやすい業務から行うなど、優先順位を決めてから業務を管理しましょう。
4.施策を実施する
計画を立てたら、次は改善策の実施です。
業務効率化の手法やツールを導入する際は、現場の受け入れ態勢を整えることが重要です。繁忙期を避け、導入前にマニュアルやフローを周知させましょう。
最適な手法やツールでも、タイミングや導入方法を誤ると定着しない可能性があります。従業員の負担や現場の状況を考慮し、適切なタイミングで実施しましょう。
5.効果検証と改善を繰り返す
業務改善を実施したら、施策の効果を検証しましょう。業務によってはすぐに効果が表れないものもあるため、期間を決めて運用することをおすすめします。
業務改善には必要に応じて修正や改善を行い、PDCAサイクルを継続的に回すことが大切です。
PDCAサイクルとは、Plan（計画を立てる）、Do（計画を実行する）、Check（行動を評価）、Act（改善する）という一連の流れを表す言葉です。
この流れに沿って実行すれば、業務の効率化が見込めるでしょう。
業務効率化を成功させるための11のアイデア
業務効率化を成功させるためには、創造的なアプローチと効果的な戦略が必要です。また、日々の業務においても、継続的な改善が求められるでしょう。
チーム全体の協力とリーダーシップの下で変革を実現するには、方向性を明確にすることが大切です。
ここからは、業務効率化を成功させるための方法を紹介します。以下に挙げる11のアイデアを参考に業務プロセスを見直し、新たな視点から問題に取り組みましょう。
1.外部に委託する
コア事業にフォーカスするために、外部へ業務を委託することも1つのポイントです。企業のリソースが限られる中で、全ての業務を自社内で処理する必要性は低くなっています。
アウトソーシングで、投資リスクやコストを削減できれば、人的リソースを効果的に活用できます。
近年では、競争力強化や外部知識の活用など、戦略的なアウトソーシングが増加しているため、自社に合うものも見つけやすいでしょう。
2.業務の緊急性・重要度を決めて高いものから取りかかる
業務の緊急性・重要度を決めることは、数ある業務の中でも、重要な作業と言えるでしょう。
多くの業務を抱えてしまうと、タスクの優先順位を意識することなく作業を行ってしまう可能性が高くなります。その結果、プロジェクト全体の遅延や、納期の遅れが生じるケースもあるでしょう。
業務の優先順位を付けやすくするため、「緊急性」と「重要度」という観点でタスクを分類しましょう。
明確に分けることで、緊急度と重要度がともに高いタスクから取り掛かれるため、時間を有効に使うことにもつながります。
また、重要度も緊急度も低いタスクは除くなどの判断もしやすくなるでしょう。
3.業務マニュアルを作成する
業務の効率化を図るためには、業務の手順やルールをマニュアル化することが重要です。マニュアルは読み手が理解しやすいように、わかりやすい表現や図、表を活用して作成しましょう。
マニュアルは社員の新規参加やシステム導入時などに役立つため、事前に準備しておくことが重要です。
導入時にマニュアルを作成するのではなく、事前に整備しておくことでスムーズな移行が可能となります。
4.エクセルなどの作業を自動化する
定型的なレポート作成や分析業務では、作業手順や内容が定まっているため、エクセルなどの業務を自動化することにはメリットがあります。
作業の自動化で作業時間が短縮できれば、他の業務に時間を割ける他、コスト削減も期待できるでしょう。
また、手作業の人件費を削減し、人的ミスを減らすことも可能です。作業を簡略化し、レポートや分析の品質を一貫させるためにも、自動化できる業務を洗い出しましょう。
5.システム（アプリ）を導入する
業務効率化のために、システムやツールを導入することは重要です。
システムの導入により、タスク管理が簡単になります。チームメンバーでタスクを共有し、進捗状況を確認できるため、効率的な作業が可能です。また、ペーパーレス化が進むため、コスト削減につながり、環境への負荷も軽減されるでしょう。
システムやツールの導入に際しては、自社に最適なものを選ぶことが重要です。他社で評価されているツールが自社のスタイルに適さないこともあるため、慎重に検討しましょう。
6.業務プロセスを改善する
業務プロセスとは、企業や組織が目標達成のために行う活動や手順のことです。各部門がそれぞれの役割を持ち、定められた手順やルールに従って業務を遂行することが重要になります。
業務プロセス改善は効率化やコスト削減、リスク軽減などの目的を持ちます。非効率な業務リソースを取り除き、負担を減らすことで生産性を向上させます。
同時に、売上や利益を上げるために、迅速かつ低コストで作業を行い、従業員の負担を最小限に抑えることが重要です。
7.業務のムダをなくす
日々の業務で、どのようなことにムダな時間を使っているのかを見直しましょう。
たとえば、上司の指示を待つ間に生じる時間は省けるものです。スケジューリングを改善し、同様の作業をまとめて行い、報告の頻度を減らすことで、待ち時間を削減しましょう。
コミュニケーションも、場合によってはムダになる可能性があります。会議の長時間化やメールの多用など、効果的でないコミュニケーションには、改善の余地があります。会議やメールのルールを明確にし、不要不急なやり取りを減らしてみましょう。
役割分担は、効率化の一方で、情報共有や連携の困難さをもたらすことがあります。業務の集約化や自動化を通じて、分業によるムダを解消することが重要です。
複雑な手順も時間を消費しやすいため、業務フローを可視化し、問題の箇所を把握することで、効率的な改善を図りましょう。
8.データベースを活用する
データベースとは、企業がこれまでに利用してきたデータを蓄積したシステムです。データベースには、顧客情報や在庫状況など、様々な情報が保存されているため、必要な情報を容易に取り出せるという利点があります。
顧客の質問や、アンケート結果などの細かな情報も含まれるため、過去の事例や対応策を把握した上で、効率的に対処できます。データベースを活用すれば、顧客対応の一元化や、手間を減らすための対策が可能になるでしょう。
9.担当業務を分ける
担当業務を分けることにより、業務プロセスや量が可視化されます。特定の個人の暗黙知ではなく、誰でも理解しやすい形で整理されるため、業務内容が理解しやすくなるでしょう。
業務の量が可視化されれば、業務を公平に配分できるようになります。また、業務を細分化することで目標が明確になるため、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
このような分業がうまく機能すれば、柔軟な人員配置が実現できるなど、組織全体の業務効率化にも寄与するでしょう。
10.業務の質にこだわりすぎない
業務の品質にこだわりすぎない、完璧を目指さないということも重要です。最初はできる範囲からはじめ、余裕があれば、途中で改善することが大切です。はじめは形にすることを重視し、柔軟に進めましょう。
完璧主義は、仕事の品質向上には有益ですが、過度になると足かせになります。細部へのこだわりが仕事を遅らせ、生産性を損なう可能性もあるでしょう。
成果を迅速に上げるためには、質を重視しつつ、効率を考慮して、妥協点を見極めることが大切です。
11.業務完了後のフィードバック・すり合わせを行う
定期的なフィードバックで、従業員のミスや傾向を把握し、効果的な軌道修正を行いましょう。
フィードバックにより、自己の能力や成長の方向性を知ることができるほか、スキル向上にもつながります。また、客観的なアドバイスを受けることで、業務上での改善策が得られるだけでなく、上司と部下の信頼関係を深める役割としても期待できるでしょう。
適切なフィードバックは、企業の人材育成や適切な人事評価に不可欠です。フィードバックで得た評価が高ければ、従業員には自信がつき、仕事に対するモチベーションも高くなるでしょう。仮に低かったとしても、客観的な評価で、自分の仕事を見直すよいきっかけにできます。
業務効率化につながる6つのこと
ここでは、業務効率化を実現するためのアプローチを紹介します。
以下に挙げる業務効率化ツールは、業界や業種を問わず取り入れられるものです。自社での運用は可能かどうか、導入事例を参考にしながら検討してみましょう。
経費管理
例として、設立直後のP社は経費や領収書などの情報管理で課題が生じた際、低コストの情報管理ツールを探し、見つけたのが@pocketです。
このサービスには初期費用不要のスタンダードプランがあるため、利用検討者にとっては魅力的なプランと感じられるでしょう。実際に@pocket使用したユーザーからは、使用感に好評の声が多く寄せられています。
導入したのは経費管理機能であり@pocket上で経費情報を記録・添付でき、関係者との共有も可能になりました。これにより経費全体の把握が容易なので、問題解決の突破口となります。
出典：導入事例｜@pocket
参照：https://at-pocket.com/customers/
案件管理
次にD社の事例ですが、企業側の要件（案件）を他ツールで管理していました。しかし事業が成長して案件が増えていけば、当初は問題なく管理できていても、他ツールの管理では限界を迎える可能性がでてきます。
さらに、案件の情報は社内と現場スタッフが共通で取り扱っていました。現場スタッフの中にはPCに触れない環境にいる場合も多いため、膨大な情報をスマホで閲覧・入力しなければならない不便さも生じます。
そこで情報管理を@pocketで行うようになり、案件の情報も見やすく探しやすくなりました。また、スマホの使用が快適になり、情報の閲覧だけでなく入力もリアルタイムで行えるようになったことは大きな利点です。
出典：導入事例｜@pocket
参照：https://at-pocket.com/customers/
人材情報管理
D社は派遣人材の情報を他ツールで管理していました。人材の情報が増えていくにつれ、他ツールの管理では許容範囲を超えましたが@pocketで情報管理をするようになり、人材情報も探しやすくなりました。
企業に人材情報を提出する際、スキルシートという形式で提出することがあります。このスキルシートは企業ごとに決まったフォーマットを使用している場合が多いため、都度企業ごとのスキルシートに転記する作成方法が一般的でした。
@pocketには入力データを登録されたフォーマットに合わせて出力可能な「帳票出力プラグイン（オプション）」があり、企業ごとのスキルシートで出力ができます。これにより転記の手間がなくなり、工数削減に繋げられるメリットを生み出しました。
出典：導入事例｜@pocket
参照：https://at-pocket.com/customers/
請求書管理
T社は、情報の管理に問題が発生しました。それは立て替え経費や領収書といった情報をどこで一括に記録し、関係者と共有すればいいかというものです。「請求書管理アプリ」では個人・法人の顧客から受理した請求書情報を記録します。
請求処理発生後、迅速に記録が行えることで、今後の売上見込みや出金予定の目処を立てたり、数字をリアルタイムで把握できるようになり、経営陣が意思決定をする際は大いに役立ちました。
外部とも情報共有することでメリットを享受しています。例としては、経費の明細情報を税理士と共有するなどです。無駄なやり取りがなくなり事務作業の効率も上がりました。
勤怠管理
T社は、管理アプリを作成しました。テレワークを行っている社員についても勤怠の管理は必要になります。それを踏まえ、社外からも打刻できるようなシステムを組み込みました。
組織で運用を行っていくと、細かすぎるシステム運用に陥りやすく、煩わしい入力形式や運用ルールに縛られがちですが、入力をシンプルにすることで使いやすさを徹底させています。
＠pocketでは改善したい内容を含むアプリを作成し試験運用を進めたところ、うまくいかないことがありつつも逆に思わぬ効果が生まれ、従業員の使いやすい実用的なアプリが誕生しました。
出典：導入事例｜@pocket
参照：https://at-pocket.com/customers/
営業・連絡日報
H社の問題は他ツールを使用した営業報告です。他ツールは使いやすくても、情報の検索が難しく、双方向のコミュニケーションが不可能でした。解決策として、手頃な価格の営業日報システムを導入し、営業担当者は@pocketに日報を記録しました。
上長はコメント機能でアドバイスを残しておき、未読であればお知らせBOXに表示されるので、見落としの解消になります。上長からのアドバイスが円滑に行われることにより、営業担当者とのコミュニケーション不足の改善と業務効率が向上しました。
＠pocketは利用者に合わせてアプリの導入が可能です。また、便利な機能が豊富に用意されています。ツールの機能については下記のリンクから確認できます。
出典：@pocket｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/
業務効率化を実現しよう
業務効率化は、同じ作業を少ない時間やリソースで行うプロセスであり、企業の競争力や成長を促進します。企業は、自社が本来行うべき業務とそうでない業務を見極め、自社業務に意識を集中させましょう。
効率化は業績向上だけでなく、従業員の負担軽減や残業削減にも寄与し、仕事への不満を軽減します。
そして業務効率化は売上拡大と同じくらい重要であり、常に改善の余地があります。完璧主義に陥っていないか、声が届きやすい環境であるか、業務のムダや無理がないかを確認しましょう。
またコミュニケーションを重視し、働きやすい環境を整えることは、生産性向上や労働力の定着につながります。会社の環境に応じて、自社にあったツールを導入するなど、適切な取り組みで成長する企業を目指しましょう。
