タスク管理ツールはなにを基準に選べばいいの？選び方と無料ツールを紹介！

「タスクを管理したい！」
「管理するためのツールってあるの？」
「タスク管理ツールを導入するメリットってある？」
このように、タスク管理ツールへ疑問を持っている企業の担当者の方もいるでしょう。

本記事では、タスク管理ツールのメリットや、選ぶときに気をつけるべきことを紹介しています。この記事を読むことで、タスク管理ツールを導入すると得られるメリットを把握し、自社に合うツールを導入していけるでしょう。

また、初期費用無料や無料トライアル期間のあるタスク管理ツールを紹介しているため、実際に導入する際の参考になります。

タスクを管理することで業務効率を向上させたい方や、どのようなタスク管理ツールを導入すればよいか分からない方はぜひ、こちらの記事をチェックしてください。

タスク管理ツールを導入するメリット4選

「タスク管理ツール」とは、メンバーが現在何の作業をしているのか、進捗状況はどうなっているかといったスケジュールを管理するためのツールのことです。

タスク管理ツールを導入することで、他のメンバーにもタスクの状況が伝わりやすくなります。いつ何をすればよいか分かりやすくなるため、タスクの進め方に影響があるでしょう。

ここでは、タスク管理ツールを導入することのメリットを具体的に紹介します。なぜタスク管理ツールが必要か疑問な方は、以下をご覧ください。

タスク漏れを防げる

タスク管理することで、抜けている作業があることに気づき、タスク漏れを防ぐことができます。

タスク管理のために洗い出しをすることで、現在必要なタスクが何か分かるでしょう。もし作業し忘れているタスクや、作業が遅れているタスクがあっても、気づくことができます。

また、遅れているタスクがあれば進行するよう促したり、スケジュールを組み直したりして対応していけるでしょう。

タスクの優先度が明確になる

タスク管理ツールを導入すると、タスクに優先順位をつけられるようになり、優先度の高いタスクから取り掛かっていくことができます。

タスクの中には、優先度の高いものとそうではないものがあります。

しかしタスク管理をしていないと、優先度が高いタスクは何なのか、どの位あるのか分からないでしょう。他のタスクを進めてから、優先度の高いタスクが進行していないと気づく場合もあります。そのことが、全体のスケジュールの遅れにつながる可能性もあるでしょう。

タスク管理することで、作業を効率よく、スムーズに進められるようになります。

業務全体の質があがる

タスク管理することで、タスクに関する知識が蓄積され、業務効率が上がるでしょう。

タスク管理ツールを使用し続けると、タスクに関する注意点や、どうすれば効率よく処理していけるのかといった知識を得られます。それらの知識を作業に活かし、効率良く作業できるようになったり、業務の質が向上したりするでしょう。

タスク管理によって、今やるべきことが明確になるため、取り掛かっている仕事に集中でき、ミスを減らせる効果もあります。

タスクの属人化を防ぎチームの連携を促す

個人ではなくチームでタスク管理を行い、情報共有することでタスクの属人化を防ぐことができます。

チームでタスク管理することで、それぞれのメンバーがいつ何の作業をしているのか、情報を共有できます。タスクへの知見も共有できるため、属人化を防げるでしょう。

またタスク管理ツールを使用すると、チーム内でコミュニケーションが取れるようになります。タスク漏れや遅れがあれば他のメンバーが気づいて、フォローに回れることもメリットです。

タスク管理ツールを選ぶ際に確認するポイント

タスク管理ツールは何を基準に選べばよいか、確認すべきポイントを3つ紹介します。

タスク管理ツールは、導入する企業の目的や、活用方法にあったものを選ぶことが大切です。タスク管理ツールを選ぶ際は、自分たちが利用したい機能があるかどうか、使い方に問題はないかといったポイントに注意して、選んでみましょう。

導入の目的にあった機能があるか

導入する目的を明確にして、その目的にあった機能を持つタスク管理ツールを選びましょう。

たとえば、タスク漏れが課題となっている企業の場合は、タスクの遅れを防ぐことが導入の目的になるでしょう。リマインダー機能のあるタスク管理ツールを導入することで、期間が近づくとアラームで知らせ、タスク漏れを防げるようになります。

もし必要な機能が不足していた場合、目的を達成するために、複数のタスク管理ツールを導入しなければならないでしょう。

誰でも簡単に使えるか

タスク管理ツールは特定の人ではなく多くのメンバーが使うため、誰でも使える操作性の高いものを選びましょう。

メンバーの中には、ITツールを使うのが苦手な人もいる場合があります。もし操作性や利便性の低いツールを選んでしまうと、苦手な人にはなかなか使いこなせないでしょう。そのような場合、タスク管理ツールを定着させることが難しくなります。

画面を見ることで何をどうすればよいか分かるような、操作性の高いインターフェースのタスク管理ツールを導入しましょう。

カンバン方式に対応しているか

「カンバン方式」を使えばタスクの進捗状況が分かりやすくなるため、できるだけカンバン方式に対応しているタスク管理ツールを選ぶとよいでしょう。

カンバン方式とは、タスクを未着手や着手済み、確認待ちや完了などのステータスで管理することです。タスクそれぞれにカンバン（カード）を作り、タスクの進行状況によってドラッグ＆ドロップで移動させます。

タスクが現在どうなっているのか、カンバンを見ただけで把握できるのが特徴です。

ガントチャートに対応しているか

業務全体の工程を把握し、管理しやすくするための「ガントチャート」があるとよいでしょう。

ガントチャートはタスクごとに、作業の段取りやスケジュールをまとめたものです。縦軸にタスクと担当者や開始日、終了日を記し、横軸には日時または進捗率を記します。横長の棒グラフが伸びることで、それぞれのタスクの進捗や時間を把握できるのが特徴です。

ガントチャートの作成には高度なITリテラシーが求められ、時間もかかると言われています。利用したい場合は、ガントチャートに対応しているタスク管理ツールを選びましょう。

初期費用無料のタスク管理ツール3選！

ここからは、初期費用無料で利用できるタスク管理ツールを紹介します。

初期費用無料であれば、タスク管理ツールの導入コストを抑えられるでしょう。安価でも、機能面で充実しているものや、使いやすく操作性の高いものもあります。費用の面からタスク管理ツールを導入するか迷ったり悩んだりしている方は、以下の中から選んでみましょう。

@pocket

「@pocket（アットポケット）」は、簡単にアプリの作成や、豊富なオプションを利用できるタスク管理ツールです。

主なオプションとして、タスクの進捗管理ができる「かんばんビュー」や、プロセスを管理して業務フローを標準化する機能などがあります。その他に、外部サービスとデータ連携できる「APIデータ連携」、セキュリティ強化のための「アクセス制限機能」も利用できます。

初期費用が無料なだけでなく、月額料金も安価なので、ぜひ利用を検討してみてください。

出典：@pocket｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

Backlog

「Backlog」はプロジェクト管理やタスク管理向けの機能を搭載した、タスク管理ツールです。

主な機能として、「ガントチャート」や「カンバンボード」が利用可能です。「ファイル共有」や「Wiki機能」もあります。「お知らせ機能」で、何かあったときに知らせることも可能です。

利用料金は月額払いと年払いがあり、年払いを選択すると割引されます。スタータープランは個人向けで、組織やチームとしての利用はスタンダードプランからになるでしょう。

出典：Backlog｜株式会社ヌーラボ
参照：https://backlog.com/ja/

出典：Backlogのプランと料金について｜株式会社ヌーラボ
参照：https://backlog.com/ja/pricing/

Notion

「Notion（ノーション）」はNotion AIを利用可能なタスク管理ツールです。Notion AIを使用することで、ほんの数秒でドキュメントなどの情報から答えを見つけ出し、関連性のあるコンテンツを作成する際に役立つでしょう。

「Kanbanボード」や「カレンダー」などの機能を使い、作業を可視化できます。面倒で手間のかかる作業は、「オートメーション」で自動化可能です。プロジェクトロードマップや投稿管理カレンダーなどにテンプレートがあるため、簡単に利用できるでしょう。

月額払いと年払いがあり、年払いを選択すると利用料金が割引されます。無料のフリープランもありますが、使える機能は限られているため、注意が必要です。また、Notion AIをワークスペースに追加する場合は、別料金がかかります。

出典：Notion｜Notion Labs, Inc.
参照：https://www.notion.so/ja/product

出典：Notion（ノーション）の料金プラン｜Notion Labs, Inc.
参照：https://www.notion.so/ja/pricing

無料トライアル期間付きのタスク管理ツールも紹介！

以下は、無料トライアル期間付きのタスク管理ツールの紹介です。

タスク管理ツールを自社で使って問題ないかどうかは、使ってみないと分からないところもあるでしょう。無料トライアル期間付きのタスク管理ツールであれば、お金をかけずに試せるためおすすめです。

機能が豊富なツールがあるので、無料トライアルで試してみましょう。

Evernote Business

「Evernote Business」は、情報共有に力を入れているタスク管理ツールです。

すべての人に情報共有することを目的としているため、Evernoteの利用者だけでなく、利用者以外のメンバーも、ノートを共有することで情報を得ることができます。「リマインダー機能」も利用可能です。

利用料金は月額払いと年払いがあり、年払いを選択すると割引があります。Evernoteの無料トライアル期間は、特に指定がない場合は7日間です。トライアル期間中に終了すれば、課金されることはありません。

出典：Evernote Teams｜Evernote Corporation
参照：https://evernote.com/ja-jp/teams

出典：プランを比較して無料で始めましょう｜Evernote Corporation
参照：https://evernote.com/ja-jp/compare-plans

Taskworld

「Taskworld」は使いやすく、組織の連携力を高められるタスク管理ツールです。

主な機能としてプロジェクトを可視化して管理できる「カンバン形式」や、工数やチームへどれだけ負荷があるか管理する「トラッキング」などがあります。「高度チャット機能」で、チーム内の連携力も向上するでしょう。

料金は月額払いと年払いがあり、年払いをするとお得になります。無料トライアルは、14日間利用可能です。

出典：Taskworld｜Taskworld Singapore Pte. Ltd.,
参照：https://taskworld.com/ja/

出典：タスク・プロジェクト管理のオールインワンツール！｜Taskworld Singapore Pte. Ltd.,
参照：https://taskworld.com/ja/pricing/

自社の目的にあったツールを検討しよう

業務効率を向上するためには、タスク管理を行う必要があります。タスク管理ツールを使うことで、タスクを忘れたり、優先順位を間違ってしまったりすることを防ぐことができます。タスクを属人化させることなく、質を上げることも可能でしょう。

タスク管理ツールを選ぶ際は、自社に必要な機能を持ち、操作性の高いものを選ぶことをおすすめします。

タスク管理ツールを導入し、プロジェクトの進行やタスク管理を適切に行えるようにしましょう。ツール選びに迷ったときは、こちらの記事で紹介しているツールを参考にしてください。