PC管理を雑にすると危険！生じるリスクと正しい管理方法をご紹介！

「PC管理した方が良いって言われたけれど、なぜ？」
「PC管理しないと何か危険なことがあるの？」
このように、PC管理に関して疑問や不安を持つ企業の担当者の方もいるでしょう。

本記事では、PC管理が重要な理由や、ずさんな管理で生じるリスク、管理する際にチェックすべき内容を紹介します。この記事を読むことで、PC管理をしなければならない理由を把握し、適切にPC管理のチェックを行えるようになるでしょう。

また、PC管理の方法や管理に使えるツールなども紹介しているため、実際に管理する際どのようにすれば良いか、何のツールを使えば良いかも分かります。

PC管理に不安を感じている方や、PC管理を徹底してリスクを避けたい方はぜひ、こちらの記事をチェックしてみてください。

PC管理の重要視される理由

「PC管理」とは、企業が自社で使用しているPCや、PC内のデータなどを管理することです。

企業のPCには、自社にまつわる様々な情報が入っています。そういった自社の情報を守るために、PC管理は重要と考えられています。

これまでは、企業でPCを使っていてもオフィス勤務が基本であったため、PC管理は比較的容易に行えていました。対策もそれほど必要ではなかったでしょう。

しかし、テレワークが普及した現代では、社員が社外からPCを操作する機会が増えています。それに伴い、PC内にある企業の情報を守るために、適切なPC管理が求められるようになったという背景があります。

PC管理を徹底しないことで生じるリスク3つ

PC管理をしないことでどのようなリスクが生じるか、主なリスクを3つ紹介します。

PC管理を徹底していないと、リスクが生じて企業が不利益を被ってしまう可能性があるでしょう。PC管理に不安がある企業は、以下のリスクを参考に、PC管理を徹底する必要があるかどうか改めて検討してみてください。

耐用年数の超過に気づけない

PC管理を怠り、耐用年数を超過したPCを使い続けると、PCが故障してしまうリスクが高まります。

PCには耐用年数があります。通常はPCを導入した時期や使用状況などを管理しているため、耐用年数を超過する前に新しいPCを調達しています。

しかし、PC管理がずさんな状況では耐用年数の超過に気づけなかったり、新しいPCの調達が遅れてしまうでしょう。

コンプライアンス違反に気づけない

従業員が勝手に違法なソフトウェアを使ってしまい、企業が気づかない内にコンプライアンス違反を起こしてしまうリスクがあります。

PC管理を徹底していれば、PCにどのようなソフトウェアがインストールされているかも管理しているため、従業員が不正に入手したソフトウェアを使った際に気づけるでしょう。

PCのセキュリティ状況を把握できない

PC管理が徹底できていないため、PCのセキュリティを最新の状況に保てず、セキュリティが低下するリスクがあります。

PCのセキュリティは導入して終わりではなく、常に最新版にアップデートしていかなければなりません。しかしPCを使用する従業員にセキュリティ管理を任せていても、常に最新版にアップデートしてくれる従業員ばかりとは限らないでしょう。

PC管理で一元管理することで、すべてのPCのセキュリティ状況を把握し、最新の状態に保てるようになります。

PC管理でチェックするべき項目3つ

ここからは、PC管理で実際にどのような項目を管理するかを紹介します。

PC管理ではPC自体の情報や、PCで保有されている情報、ソフトウェアの使用状況などを管理する必要があるでしょう。それぞれでどのような内容をチェックするか紹介するため、参考にしてみてください。

資産管理

PCやタブレットなどのIT機器は、企業の固定資産の1つです。資産管理ではIT機器を導入から廃棄まで、しっかり記録し、管理します。

資産管理のため、まず導入したIT機器に管理番号や固定資産番号を付与します。登録日や設置番号などを含め、固定資産台帳に記録しましょう。どのように使用されているか使用状況等も記録し、廃棄にいたるまで記録を残し続けます。

インベントリ管理

インベントリは目録や在庫、という意味を持つ言葉です。PCのインベントリ管理では、PCやデバイスといったハードウェア機器のスペック情報や、PCにインストールしているソフトウェアの情報などを管理します。

どのようなソフトウェアがインストールされているか、バージョンやセキュリティプログラムがどのように適用されているかチェックし、常に最新の状態を保てるようにしています。

ライセンス管理

保有しているライセンスとインベントリ管理の情報を照合し、ライセンスの期限が切れていないか、適切に使用されているかなどを管理します。

ライセンス管理のために必要な情報は、ソフトウェアのバージョンやベンダー、使用者は誰かやライセンスの形態、ライセンスの数や使用を開始した日の記録などです。

ライセンス管理をすることで各種ライセンスを適切な状態に保ちます。無駄なコストの発生を防ぎ、セキュリティ対策をしっかり行っていけるでしょう。

クラウドを活用しPC管理を行う2つの方法

PC管理する方法には「オンプレミス」と「クラウド」の2つがあります。

従来は多くの企業が、自社内のサーバーやデータセンターにて管理する、オンプレミスでPC管理を行っていました。しかし、テレワークの普及等に伴い、インターネット上のサービスを利用する、クラウドでPC管理を行う企業が増えてきています。

クラウドでPC管理を行う方法は主に2つあるため、それぞれの特徴やメリット、デメリットを紹介します。

エクセルを使用する

表計算ソフト「エクセル」を使い、PC管理に必要な情報を入力すれば、管理することが可能です。

PC管理が必要なIT機器が少数であれば、エクセルでの管理は難しくないでしょう。

しかし、管理すべきIT機器の数が多くなったり、管理項目を増やしたりすると管理の手間が増え、困難になります。これは情報の確認や入力を目視、あるいは手作業で行わなければならないことが原因です。

PC管理ツールを使用する

クラウドのPC管理ツールを使用すると、情報を入力するだけで台帳の作成や更新などを自動で行えます。PC管理者が手動で行う作業が大幅に減るため、負担が軽減するでしょう。

また、IT機器のバージョンやライセンスの一元管理も可能です。目視ではない正確な情報の管理が行え、リアルタイムの情報を得られるようになります。

しかし、PC管理ツールを扱うためにIT資産に関する知識が必要になるでしょう。

PC管理におすすめのツールを3つ紹介

ここからは、PC管理に役立つツールを3つ紹介します。

PC管理は、ツールで行うことがおすすめです。表計算ソフトのエクセルを使った場合、手動で情報を入力しなければなりません。また、目視で確認する必要もあり、正確性に欠ける可能性があります。

PC管理ツールであれぱリアルタイムにPC管理が行え、問題があればすぐに対処していけます。また、自動で行えることも多く、より正確に管理できるでしょう。

@pocket

ノーコードで簡単にアプリを作成できるツールです。充実したテンプレートがあるため、短時間でアプリを作成でき、エクセルなど他のアプリとも連携できます。

リアルタイムで集計や分析ができ、帳票出力やプロセス管理などの豊富なオプションも利用可能です。アクセス制限機能つきで、セキュリティ面にも配慮されています。

初期費用が不要で、気軽に導入できます。3つのプランが用意されているため、データ容量や追加アプリの有無などで選んでみましょう。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

SKYSEA Client View

数台から1000台超での利用まで、幅広い企業や団体で導入されているツールです。

オンプレミスとクラウドを選択でき、情報漏洩対策やIT資産管理を効率化できます。直観的で使いやすい操作画面になっており、他社製品との連携も可能です。

SKYSEA Client Viewには3つのエディションが用意されていますが、資産管理はすべてのエディションで利用可能です。

料金については、利用規模と用途、利用したいエディションによって変わってくるため、見積もりが必要になります。

出典：SKYSEA Client View｜Sky株式会社
参照：https://www.skyseaclientview.net/

MaLion 6

様々なデバイスからの情報や多数の管理を一元管理しておけるツールです。

IT資産管理やログ管理、残業管理や情報漏洩対策などが可能になっています。管理ツールでは各端末の情報を一目で見ることができ、直感的に操作できるでしょう。

また、送受信メールの監視、Webアクセス監視やリモートコントロールなど、多数の機能を搭載しています。

初期費用は不要ですが、本体は1ライセンスごとに購入費用が掛かります。また、保守サポートやフィルタリング機能などの利用は追加料金が発生しますが、30日間無料で試すことも可能です。

出典：情報漏洩対策＋IT資産管理・MDMツール MaLion 7（マリオン 7）｜株式会社インターコム
参照：https://www.intercom.co.jp/malion/7/

自社に適した方法でPC管理を徹底しよう

現代において、PCを使っている企業がほとんどでしょう。PC管理を怠ってしまうと、動作が不安定になった耐用年数切れのPCを使い続けたり、従業員がコンプライアンス違反を起こしていても気づけず、問題になってしまったりする可能性があります。

PC管理を徹底することで、PCの使用状況やライセンスの状況などを把握でき、コンプライアンス違反が起きていないかどうかも適宜判断できるでしょう。

PC管理方法には、エクセルを使った方法や管理ツールを使用する方法があるため、自社に合った方法を選ぶことが大切です。どのようにPC管理をするか、必要な機能や掛かる費用などを検討し、適切な管理方法を選んでみましょう。