会社は部署ごとに担当業務が割り振られており、社内の他部署に社内依頼をする機会があります。社内依頼を出したものの依頼内容がなかなか実行されず、困った経験がある方は多いのではないでしょうか。
社内依頼で失敗すると業務がストップし、不毛な責任問題につながるケースもあります。ポイントを押さえて、社内依頼を確実に行いましょう。
今回は、社内依頼の失敗につながりやすい課題点と解決策を解説し、業務効率化を目指したいときに役立つツールも紹介します。
目次
社内依頼のよくある大きな課題点
社内依頼を出す際の大切なポイントは、ビジネスマナーを守ることです。社内向けであってもマナーを守って依頼すると、相手の協力を得やすくなります。
社内依頼には他にも、主に以下で挙げるような課題点があります。紹介する課題点が自社や部署内にないかを考え、社内依頼の失敗を防ぎましょう。
「依頼書による申請」と「口頭による依頼」が混在する
会社によっては、「依頼書による申請」と「口頭による依頼」の2つが混在することがあります。主な例としては、依頼書による申請が正式な手順であるものの、月末などの忙しい時期には口頭による依頼も行われる場合です。
2つの依頼方法が混在する会社では、依頼を受け付ける部署の混乱や、依頼受付の遅れが起こり得ます。
依頼書による申請が必要な時期には、口頭による依頼は受け付けてもらえません。一方、口頭による依頼も受け付けている時期には、依頼書による申請が後回しにされる可能性があるでしょう。
結果として、依頼をしてもスムーズに実行してもらえないケースが発生します。
口頭での依頼が忘れられがちとなる
口頭での依頼は、依頼書作成などの手間がかからず気軽に行えます。
しかし、依頼書のように文書を残す依頼方法ではないため、どうしても依頼が忘れられがちになる点には注意してください。相手が覚えていれば再度確認してくれるケースはあるものの、結局は依頼書での申請より手間や時間がかかります。
また、相手が抱えているタスクの中で依頼の優先順位が低くなり、後回しにされる可能性もあります。
依頼要件が明確に伝えられていない
依頼をする際は「誰が」「何を」「いつまでに」のように5W2Hをきちんと出さなければ、依頼要件を明確に伝えられません。要件が分かりにくい社内依頼は相手もそのまま進められず、修正依頼を出す手間がかかってしまいます。
依頼要件が明確に伝えられていないケースは、口頭での依頼によくある問題です。
また、依頼書での申請においても依頼要件が明確に伝わらない場合は、依頼書そのものに課題の原因が隠れている可能性が高いでしょう。
依頼書の作成・提出・管理に手間がかかる
依頼書による申請は、口頭での依頼よりも信頼性が高い点が特徴です。ただし、依頼書の作成・提出・管理に手間がかかるケースもあります。
依頼書の形式が整備されていない場合は、「依頼書をどのように作成するか」で悩む方が多いでしょう。依頼書の作成後も、承認のために回覧してから送付するなど、依頼先の部署に依頼書が届くまでには多くの手間と時間を要します。
受け取った依頼書の保管についても、ファイリングなどの作業が発生すると依頼先の負担となります。依頼書の各プロセスに時間がかかることは、業務効率の妨げとなる状態です。
依頼するべき部署や担当者が間違っている
社内依頼をしたものの、依頼するべき部署や担当者が間違っているケースもあります。同じ会社であっても、他部署の業務や担当者を正確に把握していないことは意外と多いものです。
間違った部署や担当者に依頼すると、社内依頼の目的が達成できません。改めて依頼書を作成・提出する必要があり、業務の停滞にもつながります。
また、間違えて依頼した相手から連絡がきたり、本来の依頼先に回してくれたりするケースもあり、他の部署に迷惑がかかる点も問題です。
社内依頼の課題に向けた「今すぐできる解決策」2つ
社内依頼の課題点があると感じたときは、課題解決に取り組みましょう。今すぐできる2つの解決策を紹介します。
| 解決策（1）依頼フローを一本化する |
| 社内依頼のルートとなる「紙の依頼書」と「口頭」をどちらも廃止して、新しいルートを導入しましょう。 例として、社内依頼はメールからの申請のみを受け付ける体制にすると、人的ミスや管理のムダを低減できます。 |
| 解決策（2）依頼書作成・管理をエクセルで行う |
| 依頼書の作成・管理を紙媒体で行う体制から、エクセルで行う体制へと移行しましょう。 エクセルでの依頼書作成は、あらかじめテンプレートを用意することが大切です。作成者が依頼書の書き方で迷わなくなり、依頼書の仕様が統一されて管理も楽になります。 依頼書の管理は、エクセルに一覧表を作成して行います。依頼書に記入されている依頼日時・依頼者名・部署名・依頼内容などを項目名として並べ、依頼の詳細が一目で分かるようにしてください。 各依頼詳細の先頭にはチェックボックスを作りましょう。実行した依頼にはチェックマークを付けて、依頼状況の把握に役立てます。 |
社内向け依頼書の無料エクセルテンプレート
エクセルテンプレートを活用すれば、自社で1からフォーマットを作成する必要なく、すぐにエクセルで依頼書作成ができる体制を整えられます。
ただし、依頼書に記入する項目の名称や数は会社により異なるため、使い方に応じた微調整は必要です。
インターネット上で配布されている無料エクセルテンプレートを2つ紹介します。
●作業依頼書テンプレート（社内向け）｜bizroute（ビズルート）
各記入項目が枠で区切られていて、要点を一目で把握できるテンプレートです。依頼内容と作業内容の枠は大きく、依頼の理由・背景や行ってほしい作業を具体的に書き込めます。
依頼内容の枠を大きく取り、依頼したい業務の手順やポイントを記入できるテンプレートです。業務依頼の要点をシンプルにまとめた書面と、業務依頼期間・業務場所・業務時間・手当てといった労働・報酬の設定が含められる書面の2つが配布されています。
さらなる業務効率化を目指すなら「業務効率化ツール」の導入がおすすめ！
社内依頼を確実に行うには、業務効率化ツールの導入がおすすめです。
業務効率化ツールには書類作成やタスク管理などの業務支援機能が搭載されています。業務効率化ツールでの社内依頼にはエクセルよりも多くのメリットがあり、社内依頼の課題点もすべて解決できるでしょう。
| 【業務効率化ツールを活いて社内依頼を行うメリット】 |
| ●システム上に申請フォームを用意できるツールのシステム上に申請フォームを用意すると、依頼書の作成・提出フローを大きく縮められます。エクセルのようにファイルにまとめる必要がなく、管理も簡単です。 ●タスクが一覧表示できる業務効率化ツールは現在抱えているタスクが一覧表示できます。処理済みの業務・未処理の業務が把握でき、依頼内容の実行し忘れが起こりません。 ●依頼内容の承認や決裁がスムーズに行える依頼内容を部署内や上司にすぐ共有できるため、承認・決裁をすぐに得られます。社内依頼に素早く対応でき、業務効率化につなげることが可能です。 |
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社内依頼の作成・管理ができるシステムやツールは、商品によって機能性に大きな違いがあります。導入・運用にかかるコストや使いやすさも考慮する必要があり、自社に100％適したシステムを見つけることは簡単ではありません。
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まとめ
社内依頼での失敗が多い会社は、社内依頼のシステムに多くの課題点があります。紙の依頼書と口頭での依頼の混在をなくし、作成・管理がしやすい依頼書を用意するなど、社内依頼が確実に行える体制を整えましょう。
エクセルで依頼書作成・管理を行うことでも、社内依頼の改善はできます。より効率的な改善には業務効率化ツールの導入がおすすめです。
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