デスクワークを効率化するコツは？効率が悪くなる原因や用途別のおすすめツールをご紹介

「デスクワークにおいて効率化を図るって、どうすればいいのか分からない」
「デスクワークを効率化するためにはどんな方法があるのか知りたい」
このようなデスクワークの効率化について、いくつか疑問を持っている方もいるのではないでしょうか？

本記事では、デスクワークを効率化するためのコツや具体的な方法、ツールを幅広く紹介しています。この記事を読むことで、デスクワークの重要性や効率アップのツールを選ぶときに押えておきたいポイントを知ることができます。

作業環境の改善法、タスク管理の仕方、時間管理のコツ、有用なツールの活用例など、様々な効率化の手段を取り上げますので、ご自分のスタイルに合わせて最適な方法を見つけてください。

デスクワークを効率化する7つのコツ

デスクワークを効率化するためのコツは、作業効率を向上させるだけでなく、ストレスを軽減し、作業の品質を向上させることが期待されます。

これらのコツを実践することで、デスクワークにおける生産性を限界まで引き出し、より充実した作業環境を築くことができるでしょう。ここでは、デスクワークを効率化するための7つのコツを紹介します。

1.作業環境の整理整頓

作業環境が整っていないと、集中力が散漫になり、作業効率が低下します。机の上や周囲のスペースを整理し、必要なものは手の届く範囲に配置しましょう。整頓された環境は、作業をする際に邪魔になる要素を取り除き、心地よい作業空間を提供します。

また、整理整頓された環境はストレスを軽減し、集中力を高める効果もあります。

2.タスクの管理

効率的なデスクワークには、タスクの管理が欠かせません。タスクを管理することで、やるべきことが明確になり、作業の優先順位を設定しやすくなります。また締め切りや優先度を付けることで、全体の進捗状況を把握することが可能です。

また、タスクの進捗状況を把握することで、作業の遅れや見落としを防ぐことができます。効率的なタスク管理は、作業の効率の向上に役立つことに加え、ストレスを軽減し、作業の品質を向上させることにもつながるでしょう。

3.書類のテンプレート化

書類のテンプレート化は効率的なデスクワークに不可欠です。書類のテンプレートを作成することで、同じ形式の書類を繰り返し作成する手間を省けます。例えば、報告書やプレゼンテーションのテンプレートを作成することで、書式やレイアウトを毎回考える必要がなくなります。

また、テンプレートを使用することで、作業の効率を向上させるだけでなく、作業の一貫性や品質を確保することもできます。書類のテンプレート化は、デスクワークにおける重要な作業効率化手法の一つです。

4.作業の記録を残す

作業の記録を残すことも効率的なデスクワークをするために重要です。作業の記録を残すことで、過去の作業内容や進捗状況を簡単に振り返ることができます。例えば、メモやタスク管理ツールを活用して、作業の進捗状況や問題点を記録しておくと、振り返る際に役立ちます。

また作業の記録を残すことで、チームメンバーとの共有や連携がスムーズに行えるでしょう。作業の記録を残すことで、作業の進行状況を把握しやすくし、効率的な業務遂行に役立ちます。

5.ショートカット機能を使用する

ショートカット機能を積極的に活用しましょう。ショートカットキーを使うことで、マウスを使った操作よりも迅速に作業をすることができます。

例えば、テキストのコピー＆ペーストやファイルの保存、ウィンドウの切り替えなど、よく使う操作をショートカットキーに割り当てることで、作業効率が大幅に向上します。

ショートカット機能は、デスクワークにおける時間の節約だけでなく、作業中の集中力を維持するのにも役立つでしょう。

6.業務の振り分けを再確認

業務の効率を最適化するには、定期的に業務の振り分けを見直すことが不可欠です。

自分とチームの担当業務を明確にし、適切な人に適切なタスクを割り当てることで、重複や無駄を削減します。これにより、各メンバーの能力を限りなく活かし、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。

情報保護の観点で問題なければ、作業の一部をアウトソーシングすることもデスクワークを効率化する一つの手段です。

また、業務の振り分けを再評価することで、優先度の高いプロジェクトに集中でき、時間管理をより効果的に行えます。このプロセスは、スムーズな業務遂行とタイムリーな成果の達成に寄与します。

7.作業の自動化

ルーチン作業や繰り返し行う事務作業を自動化することは、効率的なデスクワークを実現するために有効です。例えば、定型的なメールの作成や送信、ファイルの整理、データの処理といった手作業で行うタスクを自動化することで、作業時間と労力を大幅に節約できます。

特に、マクロやRPA（Robotic Process Automation）などの自動化ツールを活用すれば、簡単に自動化を実現できるでしょう。

単純作業を自動化することで、人間の手では行いにくい大量のデータ処理や繰り返し作業を効率的にこなせ、他の重要なタスクに集中する時間を確保できるでしょう。これにより、全体の業務効率が大幅に向上し、ストレスも軽減されます。

仕事の効率性が下がる3つの原因

仕事の効率性が下がる原因は様々ですが、その中でも特に顕著なものを3つ紹介します。これらの原因を理解することは、効率的なデスクワークを実現する上で重要なことです。

作業効率が低下する要因を把握することで、それらに対処する方法を見つけられるでしょう。

タスクの優先順位が決まっていない

タスクの優先順位が曖昧だと、業務全体が遅れたり、締め切りに遅れたりしてしまう可能性があります。タスクの優先順位を明確にすることは、作業の効率を向上させるために不可欠です。

常に緊急かつ重要なタスクを把握し、それに対し優先的に取り組むことが重要です。タスクの優先順位を明確にすることで、作業の効率を向上させるだけでなく、ストレスや混乱を軽減することもできます。

完璧を求めすぎている

完璧を求めすぎることは、作業の効率性を損なう可能性があります。評価やフィードバックを気にし過ぎるあまり、時間やリソースを無駄に使ってしまうこともあります。

完璧を求めることよりも、適切なフィードバックを受け取り、それに基づいて改善することが重要です。完璧主義を捨て、効率的な作業を心がけることで、作業の効率が向上し、ストレスも軽減されるでしょう。

効率化ツールを活用していない

効率化ツールを活用しないことで、作業時間の無駄が増え、生産性が低下するリスクがあります。

具体例としては、タスク管理やコミュニケーションの効率化に適したツールを導入せずに作業を行うと、作業効率が著しく損なわれるでしょう。

効率化ツールを積極的に導入し、効果的に活用することで、作業効率の向上と生産性の向上が期待できます。

顧客・案件・タスク管理に特化したツール3選

顧客や案件、タスクの管理は業務効率化には欠かせないポイントです。ここでは、それらを専門に扱う3つの優れたツールを紹介します。これらのツールを活用することで、業務の効率化やタスクの追跡、チーム全体のコラボレーションがスムーズに行えるようになります。

＠pocket

＠pocketはプログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップで直感的にアプリを作成できるノーコードツールです。

顧客管理や案件管理はもちろん、@pocket内で蓄積されたデータをリアルタイムで集計や分析をするため、レポーティング業務の効率化が図れます。また、アプリごとにデザインを自在に変更できるのも特徴です。

また、オプションの追加によって商談の進捗管理や帳票の出力など、様々な問題を解決する機能が備わっています。

出典：＠pocket｜株式会社 アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理やタスク管理を効率的に行えるクラウドベースのツールです。

ガントチャートを使ってプロジェクトの進捗状況を一目で把握でき、個人のタスクの担当者や期限も一覧で表示できます。また、高度な情報セキュリティ対策が施されており、安全にデータを共有・管理できます。

出典：Backlog｜株式会社ヌーラボ
参照：https://backlog.com/ja/

出典：Backlogのプランと料金について｜株式会社ヌーラボ
参照：https://backlog.com/ja/pricing/

Trello

Trelloは、ボード、リスト、カードの3つの要素を使ってタスクを視覚的に管理できるプロジェクト管理ツールです。

ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの進捗状況を更新でき、メンバー間で共有やコミュニケーションを取ることが可能です。豊富な統合機能とButlerによる自動化で、作業効率が大幅に向上します。

出典：価格｜Trello, Inc.
参照：https://trello.com/pricing

コミュニケーションに特化したツール3選

デスクワークを効率化する上で欠かせないのが、チーム内やクライアントとのコミュニケーションです。適切なコミュニケーションツールを選択することで、情報共有やタスク管理がスムーズに行えます。以下では、コミュニケーションに特化した3つの優れたツールを紹介します。

Slack

Slackは、チームのコミュニケーションとコラボレーションを円滑にするクラウドベースのプラットフォームです。

チャンネルという機能を中心に、メッセージの送受信、ファイル共有、音声・ビデオ通話などが行え、部門や拠点、時差を越えて効率的に業務を進められます。AIを活用した自動化機能やアプリ連携により、ワークフローの簡素化も可能です。

出典：Slack｜Slack Technologies
参照：https://slack.com/intl/ja-jp/

出典：チームに合ったプランを選択しましょう｜Slack Technologies
参照：https://app.slack.com/plans/T0F6MG4CW?geocode=ja-jp

Talknote

Talknoteは、組織内のコミュニケーションと情報共有を円滑にするプラットフォームです。フィード形式でリアルタイムに情報を共有でき、重要な知見やノウハウを資産として蓄積・活用できます。

コミュニケーションデータを分析することで、チームのコンディションを可視化し、メンバーの働き過ぎや心理状態をフォローできます。また情報共有の質を高め、組織力の向上とビジネス加速を実現できるプラットフォームといえるでしょう。

出典：Talknote｜Talknote株式会社
参照：https://talknote.com/

Zoom

Zoomは、あらゆるデバイスから手軽に対面ミーティングができるクラウドベースのビデオ通信サービスです。チャット、音声通話、ビデオ通話、ホワイトボードなどの機能が一つのプラットフォームに統合されており、スムーズなコラボレーションが可能です。

Zoom Notesという機能では、ミーティングの前後に必要な資料や情報をまとめて管理できます。使いやすいインターフェースと高い信頼性から、多くの企業でパフォーマンスやエンゲージメントの向上、ビデオ使用量の増加が報告されています。

出典：Zoom｜Zoom Video Communications, Inc.
参照：https://zoom.us/ja/

出典：Plans & Pricing for Zoom Workplace｜Zoom Video Communications, Inc.
参照：https://zoom.us/ja/pricing

名刺管理に特化したツール3選

名刺管理はビジネスにおいて重要な要素の一つです。適切なツールを使用することで、名刺情報の整理や共有がスムーズに行えます。以下では、名刺管理に特化した3つの優れたツールを紹介します。

Sansan

Sansanは、名刺データを正確にデジタル化し、全社で人脈情報を共有・一元管理できるクラウドサービスです。名刺からは得られない約100万件を超える企業情報も搭載されており、最新の企業データと組み合わせて活用できます。

名刺データに忘備録などのメモを添付する機能もあり、顧客との接点履歴を残せます。外部システムとのデータ連携も可能で、CRMなどと組み合わせて顧客管理を効率化できるでしょう。

出典：Sansan｜Sansan株式会社
参照：https://jp.sansan.com/

クラウドサービス サスケ

クラウドサービス サスケは、セールス・マーケティング業務を効率化するためのツールです。見込み顧客の管理から受注までの一連のプロセスをサポートします。

名刺やアンケートデータをデジタル化し、チーム内で顧客情報を共有できます。メール配信機能では本文を自動生成でき、顧客の行動履歴から見込み度を把握することが可能です。データ解析や自動集計など、業務の自動化・効率化を後押しする機能が充実しています。

出典：クラウドサービス サスケ｜株式会社インターパーク
参照：https://www.saaske.com/

出典：料金｜株式会社インターパーク
参照：https://www.saaske.com/price/

Eight Team

EightTeamは、名刺データを共有・一元管理できるクラウドサービスです。名刺の写真を撮るだけで、OCR機能により名刺情報をデジタル化できます。

登録した名刺データはチーム内で共有でき、重複する名刺情報を「名寄せ」機能で自動的に統合できます。名刺データにメモを追加したり、企業情報を参照したりと、顧客管理に役立つ機能が充実しています。

出典：Eight Team｜Sansan株式会社
参照：https://materials.8card.net/eight-team/

作業効率アップが期待できるアイテム4選

デスクワークをより効率的に行うためには、適切なアイテムを取り入れることが重要です。作業効率を向上させるためには、作業環境の整備や作業に適したツールの活用が欠かせません。以下では、デスクワークの効率化に役立つ4つのアイテムを紹介します。

モニター

デュアルモニターや大画面のモニターを導入することで、作業スペースを広げることが可能です。

複数のアプリケーションやウィンドウを同時に表示することで、タスクの切り替えがスムーズになり、作業効率が向上します。例えば、プレゼン資料を作成しながらリサーチをしたり、複数のウェブページを参照したりしながら作業を進めることが可能です。

デスクパッド

デスクパッドは、机の表面を保護し、書き物やマウス操作をスムーズに行うためのアイテムです。また、デスク上の雑多なアイテムを整理し、作業環境を整える効果も期待できます。

また仕事で使用するノートやペンの置き場所としても活用でき、整理整頓が簡単です。快適な作業環境を整え、生産性を向上させる信頼できるでしょう。

リストレスト

リストレストは、キーボードの前に置くことで手首を保護し、長時間のタイピング作業やマウス操作時の負担を軽減します。特に、テンキーやマウスを頻繁に使用する作業では、リストレストの使用が効果的です。

ノイズキャンセリング付きイヤホン

ノイズキャンセリング付きイヤホンは、外部の騒音を遮断し、集中力を高めるのに役立ちます。特にオフィス環境やカフェでの作業時に効果を発揮し、静かな環境を作り出すことが可能です。ノイズキャンセリング機能により、外部の雑音をカットし、作業に集中できるでしょう。

自分に合った方法でデスクワーク効率化を実現しよう

この記事では、営業に案件管理ツールを導入すべき4つの理由や、おすすめツール14選を詳しくご紹介しました。

デスクワークの効率化は、作業効率を高めるだけでなく、ストレスを軽減し、作業の正確性と品質を向上させます。

効率が悪くなる原因を理解し、作業環境の整理整頓やタスク管理、書類のテンプレート化、ショートカット機能の活用、作業の自動化など、自分に合った方法を見つけることが重要です。

また、効率化に役立つ様々なツールも活用しましょう。顧客・案件・タスク管理ツール、コミュニケーションツール、名刺管理ツールなど、それぞれのツールを上手く使い分けることで、デスクワークの効率化は一層進みます。

自分に合った方法を見つけて効率化を実現することで、生産性が向上し、より充実した仕事環境を築けます。ぜひこの記事を参考にして、自分の作業スタイルやチームのニーズに合ったツールや方法を選び、効率的なデスクワークを実現しましょう。