社用車管理の仕事内容は？実務の際に気を付けるポイントやシステムをご紹介！

「社用車管理って何？」
「社用車管理で気を付けることは？」
「社用車管理に便利な管理システムはある？」
社用車管理の業務に、このような疑問や不安を抱く方も多いのではないでしょうか。

本記事では、社用車管理の業務内容や資格などの基礎知識に加え、社用車管理で気を付けたいポイントと、社用車管理を効率化する管理システムを紹介します。

この記事を読むことで、社用車管理に必要な知識や適切な社用車管理の方法、社用車管理に便利な管理システムについて知ることができます。その知識を元に、社用車管理に不安がある方でも、スムーズに業務遂行ができるでしょう。

社用車管理を始めたいと思っている方は、ぜひこの記事をチェックしてみてください。

社用車管理とは何か

社用車管理とは、社用車を所有している企業が、社用車やそのドライバーを適切に管理することを指します。タクシーやトラックなどに限らず、普通乗用車であっても、一定以上の台数を社用車として導入する場合、社用車管理が求められるでしょう。

ここからは、社用車管理が必要な理由と具体的な仕事内容を紹介します。

そもそも社用車とは

社用車とは、企業が業務上使用する車のことです。用途は営業での外回り、役員・従業員の送迎、荷物運搬など多岐にわたります。

近年では社用車を所有せず、レンタルやリースなどを採用する会社も珍しくありません。またマイカーを業務にも使用したり、役員送迎をハイヤー会社へ運転手込みで委託したりすることもあります。

業務に使われる車の総称である「商用車」という言葉がありますが、こちらには工事用車両や旅客輸送車なども含まれます。

社用車管理がなぜ必要なのか

社用車が社外でどのように扱われ、運転されているか、会社側が正確に把握するのは困難です。そのため従業員に対し、社用車の取り扱い方法や安全運転を徹底するよう、教育することが求められるでしょう。

また、従業員が安全運転を心がけていても、車両の不具合によって事故が起こることもあるため、車両の点検・整備を定期的に実施することも重要です。

更には、社用車管理によって、適切な社用車の台数を見極め、経費のムダを削減できる可能性もあるでしょう。

社用車管理の仕事内容

社用車管理の仕事は、ドライバーの管理・車両の管理・記録類の管理の3つにわけられます。ドライバーの管理には、従業員の免許の更新期限の管理・運転者台帳の管理・安全運転教育の実行などが挙げられるでしょう。

車両の管理であれば、車両の点検・整備・車検の他、車両管理台帳の管理・自動車保険の加入と更新、適切な社用車の保有台数の確認などが主になります。

また、記録類の管理においては、運転日報・日常点検記録・アルコールチェック記録など項目別に記録を整理することが重要です。

社用車管理には安全運転管理者が必要

安全運転管理者とは、事業主に代わって安全運転を徹底する業務の実行者のことです。

所有する社用車が5台以上（乗車定員が11名以上の自動車の場合は1台以上）など、一定条件に該当する企業は、社用車管理のため安全運転管理者を選任することが法令で定められています。

また安全運転管理者には、その資格を所有していることが求められるでしょう。更に選任後は公安委員会への届け出や、法定講習の受講も必要になります。

出典：安全運転管理者制度の概要｜警察庁
参照：https://www.npa.go.jp/bureau/traffic/anzenuntenkanrisya/pdf/seido.pdf

選任義務の対象となる企業

安全運転管理者の選任義務は、以下のいずれかの条件に該当する企業に生じます。

・定員11名以上の自家用車を1台以上所有
・その他の自家用車を5台以上所有（原動機付自転車を除く自動二輪車は1台につき0.5台換算）
・自動車運転代行業

なお、運行管理者を選任している企業は対象外となります。

また社用車が20台を超える場合は別途、副安全運転管理者の任命が必要です。副安全運転管理者は、20台ごとに1名ずつ追加されます。

自動車運転代行業の場合、社用車の台数を問わず、事務所ごとに安全運転管理者の選任が必要です。また随伴用自動車を10台以上所有する場合、10台ごとに1名の副安全運転管理者を選任しなくてはなりません。

出典：安全運転管理者制度の概要｜警察庁
参照：https://www.npa.go.jp/bureau/traffic/anzenuntenkanrisya/pdf/seido.pdf

出典：自動車運転代行業に関する各種手続｜広島県警察
参照：https://www.pref.hiroshima.lg.jp/site/police/daikougyou.html

出典：安全運転管理者等法定講習｜警視庁
参照：https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/kotsu/jikoboshi/torikumi/drm_top.html

安全運転管理者の業務内容

安全運転管理者の仕事は、多岐にわたります。そのうちの一つが、ドライバーの運転技能や特性、道路交通法の遵守ができているかなどの状況把握です。

他にも、ドライバーが安全に運転できるよう考慮して運行計画を立てたり、長距離運転などで安全運転が難しい場合の交代要員を配置したりすることも、重要な仕事でしょう。

異常気象などによって安全運転が困難なときは、必要な措置を講じることが求められます。また運転前のドライバーの点呼を行い、安全運転に支障がないか確認し、問題があれば適切な対処をとることが必要です。

更に日常点検整備や運転日誌の記録の作成をドライバーに依頼したり、ドライバーに対する安全運転の教育・指導をしたりという業務もあります。

その他、運転前後のアルコールチェック、および記録の一年間の保存なども、安全運転管理者の大事な仕事の一つです。

加えて、安全運転管理者および副安全運転管理者は、年に一度法定講習を受けなくてはなりません。

出典：安全運転管理者等法定講習｜警視庁
参照：https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/kotsu/jikoboshi/torikumi/drm_top.html

社用車管理で気を付けるポイント

社用車管理の仕事は幅広く、さまざまなトラブルや問題が起こる可能性があります。とくに運転免許の更新や車検、アルコールチェックなど対応を誤ると、法に触れる可能性があるものも多いでしょう。

ここからは、社用車管理をするうえでの、具体的な注意点を紹介します。

ドライバーの免許の更新漏れ

従業員の免許の有効期限把握も、社用車管理の重要な仕事の一つです。しかし、管理する対象が多い場合、更新漏れが発生する可能性は高くなります。

免許の更新時期はドライバーによって異なり、更には自動車保険や車検の更新時期も車両によって異なるため、毎月更新状況の確認が発生する場合もあります。それぞれ更新漏れが生じないよう、管理を徹底することが求められるでしょう。

アルコールチェック

2022年の道路交通法改正にて、ドライバーへのアルコールチェックが義務化されました。目視だけでなく、アルコール検知器を使った確認も求められます。そのため、定期的な検知器の点検・整備や、チェック結果の記録管理も徹底することが必要です。

出典：安全運転管理者の業務の拡充等｜警察庁
参照：https://www.npa.go.jp/bureau/traffic/insyu/index-2.html

自社にとって必要十分な台数を確保する

社用車の適切な台数を導入前に計算すると、実際に導入してから多すぎる・少なすぎるという事態に見舞われることもあります。

そのため、社用車が不足して業務に支障が出たり、ほぼ使われていない社用車があったりする状況などを十分に調査してから、必要な台数を導入するようにしましょう。

私的な利用を抑止する

社用車をプライベートでも使用できたり、従業員のマイカーを社用車として利用したりすると、仕事とプライベートの境が曖昧になる可能性があります。

そのため、運転日報の記入・提出や、社用車の私的利用申請を徹底するなど、社用車を私的利用する際のルールを定めましょう。

自社に適した保険の選定

安全運転を心がけていても、使用頻度が高ければ事故の可能性も高まります。もし業務中に従業員が社用車で事故を起こすと、一般的に責任は会社が負うことになるでしょう。

そのため、社用車の保有台数や、事故歴の有無などを考慮して、自社にとって最適な保険を探すことが大切です。

社用車管理におすすめな管理システムをご紹介

社用車管理を効率的に実践するため、管理システムを活用することをおすすめします。管理システムを導入することで、必要な情報を一元的に管理できるようになるでしょう。ここからは、社用車管理におすすめの管理システムを3つ紹介します。

@pocket

@pocketは、プログラミングの知識が一切なくても、業務アプリを作成できるツールです。ノーコードで、最短5分程度でアプリを作成できる点が魅力でしょう。

初期費用は無料で、ユーザー1人につき300円から始められます。プランをグレードアップすれば、アプリの作成可能数を増やせるため、社用車管理以外の業務にも活用できるでしょう。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜株式会社アイアットOEC
参照：https://at-pocket.com/

＠pocket （アットポケット）

Bqey

Bqeyは、社用車管理に特化したクラウド型管理システムです。書類の一括管理や社用車の必要台数を自動で算出する機能の他、デジタルキーでスマホを車の鍵として利用できる機能が搭載されています。

初期費用は無料で、利用料金は毎月定額です。導入台数などによって月額料金が異なるため、無料相談で問い合わせるとよいでしょう。

出典：Bqey＜ビーキー＞｜株式会社東海理化電機製作所
参照：https://bqey.com/adlp/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=general_mng_noalc&gad_source=1&gclid=CjwKCAjw-O6zBhASEiwAOHeGxcXsKYilDGWbGKGyr1-kfK4LgdtU8DoEDkh1nBlcc97sSiKaoLWgqhoCdpsQAvD_BwE

Cariot

Cariotは、車載デバイスやモバイルアプリによって、社用車のデータをリアルタイムで管理できます。

柔軟に項目を増やせる運転日報は、管理者がリアルタイムで確認・編集・集計を実施することも可能です。ドライバーや顧客ごとにデータから非効率な業務を抜き出せるため、改善につなげやすいでしょう。

初期費用や月額料金は、使用するデバイスや契約台数・アカウント数によって異なります。

出典：ドライバー働き方改革クラウドCariot（キャリオット）｜株式会社フレクト
参照：https://www.cariot.jp/

しっかりと社用車を管理してリスクとコストを減らそう

社用車管理は、もしもの事故のリスクを軽減するための重要な仕事です。従業員への安全教育や車両の管理、アルコールチェックの記録の管理など、その業務内容は多岐にわたります。

社用車をしっかりと管理することは、事故のリスクを減らすのはもちろん、不要な費用を削減することにもつながります。社用車管理を徹底することで、稼働状況などを正確に把握し、本当に必要な社用車の台数を見極めることもできるでしょう。

社用車の管理に関する業務は膨大で、手間がかかります。より効率的に業務を遂行したいのであれば、管理システムの採用を検討してみてください。