「自分しかITのことがわかる人がいない」——中小企業で情報システム担当者を一人で担っている方なら、そんな孤独感を感じたことがあるのではないでしょうか。本記事では、一人情シスが直面しやすい課題を整理したうえで、業務の優先順位づけ・ノーコードツールの活用・外部ベンダーとの付き合い方など、現場ですぐ試せる負荷軽減の方法を具体的にご紹介します。
中小企業で情報システム担当者が一人になると何が起きるのか
「何かあれば自分に連絡が来る」という状態は、一見頼られているようで、じつは業務リスクそのものです。一人で情報システム業務を担う状況がどんな問題を引き起こすのか、まずは現実から見ていきましょう。
一人情シスが抱える主な悩み3つ
中小企業のIT担当者が一人の場合、次のような悩みがよく挙がります。
- 本来業務との両立が難しい：総務や経理を兼任していると、システムトラブルへの対応で本来の仕事が止まりがちです。「急ぎの伝票処理の途中でサーバーが落ちた」という状況は珍しくありません。
- 属人化が進む：IT業務の知識が自分一人に集中するため、休んだり退職したりすると業務が完全に止まってしまいます。引き継ぎ資料もないまま年月が経つ、というケースも多いです。
- 何から手をつけるか判断できない：セキュリティ対策・社内ヘルプデスク・新システム導入・データ管理など、やるべきことが山積みで優先順位がつかず、常に後手に回っている感覚になります。
こうした悩みは「自分の能力が低い」せいではなく、一人に業務が集中する構造そのものが原因です。まずそこを理解しておくことが大切です。
放置するとどうなる？よくある2つのリスク
この状態を放置すると、じわじわと深刻な問題に発展することがあります。
ひとつ目はセキュリティインシデントのリスクです。ウイルス対策ソフトのライセンス管理やOSのアップデートが後回しになることで、ランサムウェア被害に遭ったり、情報漏えいが起きたりする可能性が高まります。実際、IPAの調査によると、中小企業のセキュリティ対策の遅れは年々深刻化しており、「情報セキュリティ10大脅威」でも中小企業向けの注意が繰り返し呼びかけられています。
ふたつ目は担当者自身のバーンアウト（燃え尽き症候群）です。終わりの見えない問い合わせ対応・トラブル対処・新規導入対応が重なり、精神的・体力的に限界を迎えてしまうケースも少なくありません。人材が離職した場合、後任が見つかるまで会社のIT基盤が完全に止まるという、より大きな問題に発展することもあります。
なぜ中小企業では情報システム担当者が一人になりやすいのか
一人情シスという状況は、担当者の努力不足で生まれるわけではありません。中小企業が持つ構造的な背景があります。その2つの主な要因を整理します。
IT人材の採用が難しい中小企業の現実
IT人材の需要は年々高まっていますが、中小企業にとって専任のシステムエンジニアや情報システム担当者を採用することはなかなか難しいのが実情です。
大手企業や自社開発を行うIT企業と比べると、給与水準や技術的な成長環境の面で見劣りしやすく、求人を出しても応募が集まらないというケースが多くあります。経済産業省の試算では、2030年には最大79万人のIT人材が不足すると示されており、中小企業の採用難はさらに厳しくなることが予想されます。
その結果、「ITに少し詳しい社員」が兼任でIT管理を担うという形が自然と生まれます。本人も最初は軽い気持ちで引き受けるものの、気づけばすべてのIT業務が集中している——という流れはとても多いです。
「クラウドがあれば専任不要」という誤解が招く問題
クラウドサービスの普及で「もはや社内にITの専門家は要らない」と思っている経営者も少なくありません。確かにサーバーの物理管理は不要になりましたが、だからといってIT管理の仕事がゼロになるわけではありません。
クラウドを導入すれば、アカウント管理・セキュリティポリシーの設定・サービス間の連携・コストの最適化・ユーザーサポートなど、別の管理業務が発生します。しかも「クラウドだから大丈夫」と油断した状態で放置されることで、設定ミスや権限の管理漏れといった新たなリスクが生まれやすいです。
「クラウドを入れたから専任担当は要らない」という考え方は、かえって担当者へのしわ寄せを増やす原因になることがあります。この誤解を解くことが、社内のIT体制を見直す第一歩です。
一人でIT業務を回すために最初にやること：業務の優先順位づけ
限られた時間と労力で業務をこなすには、「全部やる」という発想をいちど手放すことが大切です。何に集中して、何を後回しにするかを決める方法を見ていきましょう。
全部やろうとしない：「やらなくていい業務」を見極める
一人情シスが疲弊する大きな原因のひとつは、「すべてに対応しなければ」というプレッシャーです。でも実際には、やらなくていい業務・今すぐやらなくていい業務というのが必ず存在します。
まず試してほしいのが、現在対応している業務をすべて書き出すことです。ヘルプデスク対応・機器の設定・データのバックアップ・社員へのIT説明会……など、頭の中に漠然とあるものを見える化するだけで、整理がしやすくなります。
書き出したら、次の視点で見直してみましょう。
- その業務は本当に「情報システム担当者がやるべき仕事」か？
- 現場の社員が自分でできるよう、マニュアルを渡せないか？
- ゼロにしても実害がない業務（慣例でやっているだけ）はないか？
「断る・任せる・やめる」という選択肢を持つだけで、担当者の心理的な余裕はかなり変わります。
緊急度と重要度で仕事を4つに分類する方法
業務を整理するうえでよく使われるのが、緊急度×重要度の2軸で仕事を分類するマトリクスです。コンサルタントのスティーブン・コヴィーが広めた考え方で、タイムマネジメントの基本として多くの現場で活用されています。
| 重要度：高 | 重要度：低 | |
|---|---|---|
| 緊急度：高 | ①すぐ対応（障害・セキュリティ事故） | ③誰かに任せる（問い合わせ対応など） |
| 緊急度：低 | ②計画的に取り組む（セキュリティ強化・仕組みづくり） | ④やめる・後回し（慣例的な作業） |
一人情シスが陥りやすいのは、①の「緊急×重要」に追われ続けることで、②の「重要だが緊急でない」仕事に時間が取れない状態です。
じつは②の仕事（セキュリティ対策・マニュアル整備・自動化の仕組みづくり）に時間を投資することが、①を減らすことにつながります。「急ぎの仕事に追われているから仕組みを作れない」というループを抜け出すために、まずは②の時間を意識的に確保することから始めましょう。
業務の負荷を減らす方法①：ノーコードツールで定型作業を自動化する
プログラミングの知識がなくても、繰り返し発生する定型業務をツールで自動化できる時代になっています。一人情シスにとって、ノーコードツールは頼もしい「デジタルアシスタント」になりえます。
ノーコードで自動化できる業務の具体例
ノーコードツールとは、プログラミングコードを書かずに画面操作だけでシステムや自動化フローを作れるツールのことです。情報システム担当者が一人の中小企業でも、導入コストを抑えながらすぐに実践できます。具体的に自動化できる業務の例をいくつか挙げてみましょう。- 問い合わせフォームからのデータ自動集計：Google フォームやMicrosoft Formsと連携し、回答を自動でスプレッドシートに整理する- アカウント申請・承認フローの電子化：新入社員のアカウント発行申請を紙やメールで行っていたものを、フォームと通知で完結させる- 社内報告書の自動作成：日次・週次で同じ形式のレポートが必要な場合、データ収集から文書作成まで自動化できる- バックアップ通知の自動送信：バックアップが完了・失敗した際にアラートメールを自動送信する@pocket では、プログラミング不要で業務アプリを作れるサービスを提供しています。「自分でシステムを作れるとは思っていなかった」という方でも取り組みやすい設計になっているので、ぜひ参考にしてみてください。
自動化に向いている業務・向いていない業務の見分け方
ノーコードツールは万能ではありません。自動化に向いている業務と、向いていない業務があります。闇雲に自動化しようとすると、かえって管理コストが増えることもあるので注意が必要です。
自動化に向いている業務の特徴
- 毎回同じ手順で行う作業（ルーティン性が高い）
- データの転記・集計・通知など、判断が不要な作業
- 頻度が高く、1回あたりの工数は小さいがトータルで時間を取られている作業
自動化に向いていない業務の特徴
- 状況によって判断が変わる作業（例：複雑なトラブルシューティング）
- 人との対話や折衝が必要な業務（例：ベンダーとの交渉、経営層への説明）
- 発生頻度が非常に低く、自動化の費用対効果が合わないもの
「自動化すべきか」を判断するシンプルな目安として、「月に何回・何時間かかっているか」を記録してみましょう。月5時間以上かかっている繰り返し作業は、自動化の恩恵を受けやすいです。
業務の負荷を減らす方法②：外部ベンダーをうまく使う
自動化で対応できない業務には、外部の専門業者（ベンダー）の力を借りるという方法があります。「丸投げ」ではなく「うまく使う」ための考え方を整理します。
外部に任せると効果が高い業務の種類
外部委託が特に効果的なのは、高い専門性が必要な業務と突発的に発生するが自社では対応リソースがない業務です。
一人情シスが外部に任せることで負荷を大きく下げられる業務の例を挙げます。
- セキュリティ診断・脆弱性評価（定期的なチェックを委託）
- ネットワーク機器の設定・保守（ルーターやスイッチの管理）
- PCの初期設定・キッティング（まとめて外部業者に依頼）
- ITヘルプデスクの一次受け（チャットボットや外部サポートサービスの活用）
- サーバー・クラウド環境の監視（マネージドサービスの利用）
「コストがかかるから」と二の足を踏む方もいますが、自分の時間単価×対応時間と比べて考えると、外部委託のほうが割安なケースも多いです。何より、専門的なミスのリスクを減らせることの価値は大きいです。
ベンダー選びで失敗しないための3つのポイント
外部ベンダーに委託する際、相手選びを間違えると「連絡がつかない」「思っていた内容と違う」「費用が膨らんだ」といったトラブルに発展することがあります。以下の3点を確認しながら選ぶようにしましょう。
- 対応範囲と責任範囲を書面で明確にする：口約束ではなく、何をどこまで対応するかを契約書やSLA（サービスレベル合意書）に明記してもらうこと。「なんとなく任せている」状態は後々のトラブルの元になります。
- 中小企業の支援実績があるか確認する：大企業向けのベンダーは、中小企業の予算感や業務規模に合わない提案をしてくることがあります。自社と規模感が近い企業への支援実績があるか、事前に確認しましょう。
- 担当者との相性を重視する：IT知識が乏しい状態で相談しても、丁寧にかみ砕いて説明してくれるか。初回の問い合わせ時の対応を見ると、その後の関係性がある程度わかります。
「頼れるベンダーが一社いる」だけで、一人情シスの精神的な余裕はかなり違います。焦らず、信頼できるパートナーを探しましょう。
専任の情報システム担当者を採用するタイミングの判断基準
「そろそろ専任を採用すべきか」という判断は、なかなか難しいものです。早すぎても人件費が重荷になり、遅すぎると業務や担当者が限界に達します。判断の目安と準備すべきことを整理します。
「もう一人必要」と判断できる具体的なサイン
「なんとなく辛い」ではなく、具体的な状態で判断できると、経営者への説明もしやすくなります。以下のようなサインが2つ以上当てはまるなら、専任採用を真剣に検討するタイミングかもしれません。
- IT関連業務に週20時間以上かかっており、本来業務に支障が出ている
- セキュリティ対策やシステム更新が後回しになっている
- 担当者が休むと、社内のIT問題が誰も解決できない状態になる
- 新しいシステム導入の検討が進まず、デジタル化が止まっている
- 担当者から「限界です」という言葉や態度のサインが出ている
特に注意したいのは、現在の担当者が「なんとか回せている」と言いながら、実際には長時間残業や休日対応で支えているケースです。表面上は問題なく見えても、担当者が離職すれば会社のIT基盤が一気に止まるリスクがあります。
採用前に整備しておくべき社内の仕組み
「採用すれば解決」とはいかないのがIT人材の難しさです。採用した後に新しい担当者が困らないよう、以下の仕組みを採用前から整えておくことをおすすめします。
- IT資産台帳の整備：社内にある機器・ソフトウェア・契約サービスを一覧化する。これがないと引き継ぎも採用後の業務把握もできません。
- 業務マニュアルの作成：定常的に行っているIT業務の手順書を残す。自分だけが知っている設定や手順はすべて文書化しましょう。
- 情報システム関連の予算の把握：年間でITにいくら使っているかを整理する。採用の稟議を通す際にも、現状の費用対効果を示す資料になります。
これらを整えておくことで、採用後の立ち上がりが早くなるだけでなく、「IT業務の全体像が見えている会社」として採用候補者にも好印象を与えられます。
まとめ
中小企業で情報システム担当者が一人という状況は、決して珍しいことではありません。ただ、そのまま放置すればセキュリティリスクや担当者の疲弊につながります。
まずは業務を書き出して優先順位を整理し、定型作業はノーコードツールで自動化、専門性が高い作業は外部ベンダーへの委託を検討しましょう。それでも手が回らなくなってきたら、専任採用を視野に入れるタイミングです。
一人情シスの方が「全部一人でやらなければ」と抱え込まなくて済む仕組みを、少しずつでも整えていけると、日々の業務がぐっと楽になります。@pocket のノーコード業務アプリ作成サービスも、ぜひ参考にしてみてください。
情報システム担当者 一人 中小企業についてよくある質問
一人情シスの平均的な業務量はどのくらいですか？
企業規模や業種によって差はありますが、社員数50名前後の中小企業では、IT関連の問い合わせ対応・機器管理・セキュリティ対応などを合わせると、週20〜30時間程度になるケースが多いです。本来業務と兼任している場合は、時間的にも精神的にも相当な負担になります。
ノーコードツールを導入するのに専門知識は必要ですか？
基本的なパソコン操作ができれば、多くのノーコードツールは使い始められます。プログラミングの知識は不要で、画面上でパーツをドラッグ＆ドロップしながら業務アプリや自動化フローを作成できます。最初は簡単な業務から試してみるのがおすすめです。
外部ベンダーへの委託はどのくらいのコストがかかりますか？
委託内容によって大きく異なります。たとえばITヘルプデスクの外部委託は月3〜10万円程度から、マネージドセキュリティサービスは月5〜20万円程度が目安です。自社担当者が対応した場合の時間コストと比較しながら判断するのがよいでしょう。
情報システム担当者が退職した場合、どう対応すればよいですか？
まずIT資産台帳・業務マニュアル・パスワード管理情報を引き継ぎ、緊急対応できる外部ベンダーを確保することが優先です。退職者が決まった段階で早めに動き始めることが重要で、退職後に困ってから動くと対応が後手になりやすいです。
専任の情報システム担当者を採用する際、どんなスキルを重視すればよいですか？
中小企業の場合、高度な開発スキルよりも「幅広く対応できるITゼネラリスト」としての素養が重要です。ネットワーク・セキュリティの基礎知識、クラウドサービスの管理経験、社内外との調整力（コミュニケーション能力）などを重視するとよいでしょう。
