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社員が増えても負担が増えない。休暇管理の自動化術
従業員数が限られた中小企業では、有給申請や取得日数の管理を総務や経理が手作業で行うことが一般的です。しかし、紙やExcelへの転記ミス、申請漏れ、集計遅延などは組織全体の負荷を高め、最悪の場合は法令遵守違反につながるリスクもあります。
本記事では、@pocketの標準機能+プラグインを使ってこの業務を最適化する方法をご紹介します。
社員が自ら有給休暇申請を行うだけで、それが自動的に社員管理アプリの自分のレコードに紐づき、関連レコード集計プラグインによって取得日数が日々合計カウントされる仕組みを紹介。
総務や経理が手を入れることなく、月のはじめには各社員ごとに前月の有給取得日数が自動算出される「ノーコードで有給申請システムを自動化」方法を解説します。
このプロセスを導入することで…
- 手作業ゼロ：申請データの転記や計算作業を完全自動化
- リアルタイム集計：最新の申請・取得状況を随時確認可能
- 承認フローの自動化：上司・総務への自動通知と決裁ステップを実現
では、具体的なメリットと導入ステップを順に見ていきましょう。
ノーコードで有給申請システムを自動化するメリット
1. 手作業からの脱却
従来の有給申請ワークフローでは、申請書を回収し、上司の押印を待ち、総務がExcelへ転記して合計を計算するという多くのステップが発生します。
ノーコードで有給申請システムを自動化すれば、社員はWebフォームに入力するだけで、承認や集計が自動実行。総務は一覧画面を開くだけで最新状況が把握でき、申請書の郵送・保管・管理コストも大幅に削減できます。
2. リアルタイム状況把握と可視化
@pocketのようなクラウド型のノーコードツールを活用すれば、社内外どこからでもアクセス可能。取得した休暇はカレンダ表示等でメンバ間共有が可能に。
申請状況や取得日数は自動で集計・グラフ化され、ダッシュボード上で一目瞭然に。申請は即時に承認者へ通知され、上司はずむーずにスマホやタブレットで承認・却下を行うことが可能。コミュニケーションロスを防止できます。
3. 法令対応の安心感
有給休暇は労働基準法で取得義務や管理が定められており、適切な集計と記録が求められます。自動化システムなら、日々の取得状況を正確に蓄積し、法定の報告書作成もスムーズ。
特定のタイミングで法定取得日数を下回っている社員がいる場合、フィルタとお知らせ機能を使って総務部門や直属上長へのアラート発出が可能。
企業コンプライアンスの観点からも安心して運用できます。
有給管理アプリで休暇日数の自動集計を実現する仕組み
“有給管理アプリで自動集計を実現”するためのキモは、関連レコード集計プラグインの活用です。この機能を用いると、以下のような一連の流れが自動化されます。
- 有給申請アプリにて、社員自身が申請フォームを入力
- 申請レコードが社員管理アプリの該当レコードへ自動的に紐づく
- 関連レコード集計プラグインが月毎の申請数を社員管理アプリ内に集計値として保存
- 社員管理アプリにて社員別の休暇取得日数集計（リアルタイム自動更新）を表示可能
この一連の流れを構築しておけば、総務や経理は人的な計算作業やチェック作業から解放され、月初に前月分の有給取得日数レポートをワンクリックで書き出せるようになります。
これは「有給休暇日数」に限った話ではなく、上記構造内で「半休」「時間休」についても、それぞれ自動集計を行わせることが可能です。
関連レコード集計プラグインのポイント
- 多対多のリレーション対応：1人の社員に対し、複数の有給申請を紐づけ可能
- 期間フィルタリング機能：特定期間の集計を自由に設定
- 自動スケジュール実行：深夜バッチで定期的に再集計
導入事例として、従業員30名規模の企業では、関連レコード集計プラグインを適用後に総務の月間集計工数が60％以上削減されたケースもあります。
👉活用例をチェックする：関連レコード集計で社員の休暇実績を把握
プロセス管理で有給申請をさらに効率化
休暇日数等の自動集計についてを紹介してきましたが、「有給休暇申請」自体ををさらに効率化する手段をご紹介しましょう。「プロセス管理」で申請から承認までのワークフローを最適化する方法です。
プロセス管理による承認フローの自動化
- 社員が申請を行うと、定義したステップ（例：課長→部長→総務）が順に起動
- 各ステップ到達時に担当者へ自動通知（気づき）
- 承認・却下後の結果を申請者へリアルタイム通知可能
クラウド系のノーコードツールならではの直感的な設定画面で誰でも簡単にルール設計が可能なので、運用目的や部署構成に合わせて柔軟にステップ（承認フロー）を構築できます。
申請者が○○部門メンバの場合はこのステップ。申請内容に○○が含まれる場合はこのステップ。といった形で、状態に応じて可変するステップも構築可能です。
ステップ設定の自由度
- 分岐条件：休暇種類や申請金額に応じた承認ルート振り分け
- 通知先追加：法務や経営層への同時通知設定
- 承認期限リマインド：期限が近づいたステップを自動でアラート
こうした機能により、社内手続きの抜け漏れや滞留が減り、申請から処理完了までのリードタイムが大幅に短縮されます。
具体例：@pocketを使った構築手順概要
便利なのは分かったが実際にどのように構成させればよいのか。
ここでは、@pocketにおいて実際に行う設定手順の概要を簡単にご紹介します。
1. アプリの準備
- 社員管理アプリ：社員ID、氏名など、社員に関する基本情報を管理
- 有給申請アプリ：申請日、申請対象日、休暇タイプ、申請理由などを入力するフォーム
2. リレーション設定
- 有給申請アプリの「申請者」フィールドを社員管理アプリの「社員ID」に紐付け
- 社員管理アプリ側で「関連レコード集計」フィールドを追加し、
参照データ期間を先月分などに限定して有給申請データを参照
3. 集計プラグインの導入
- 適用先：社員管理アプリの「関連レコード集計」フィールド
- 設定：アプリに数字項目を新設した上で、休暇タイプ別に参照レコード数を格納させるよう設定
4. プロセス管理の有効化
- 適用アプリ：有給申請アプリ。アプリ内に承認者入力欄などを事前設定
- ステータス作成：承認ステップ数に応じて必要数を作成 ＊ステップに該当します
- 意思決定ボタン：ステップ内に「確認中」「承認」「却下」などのボタンを適宜配置。
内部に「申請者が○○部門なら」などの条件分岐を設定 - 気付き：「ステータス対象が自分だったら」「承認者入力欄が入力済ならば」等の条件で
承認者や申請者への気付きをセット（フィルタ/通知設定）
これだけで、「社員が申請→自動集計→承認フロー完結」の一連の流れが構築完了します。
導入に必要な具体的な費用
上記運用を実際に行う場合の費用を以下にまとめます。
- スタンダードプランでの契約 ＝ 月額500円×利用アカウント数（最低5ユーザー）
- 関連レコード集計プラグインの導入（自動集計） ＝ 月額3,000円（複数アプリへ導入可能）
- プロセス管理機能の導入（自動承認フロー） ＝ 月額3,000円（複数アプリへ導入可能）
例えば20人でこのシステムを運用する場合の総額は、月額16,000円で実現可能となります。
さらにこの金額は、「50個のアプリ作り放題」「カレンダ表示」などの多くのスタンダードプラン標準機能を含み、導入した関連レコード集計プラグイン・プロセス管理機能は、ほかに作成したアプリにも自由に導入が可能となります。
せっかく導入した機能ですから、本記事内の使用法だけでなく、以下のようなアプリやシーンにも活用して、月額16,000円の範囲内でも最大限に利活用することをお勧めします！
- 関連レコード集計プラグインで、顧客リスト内に営業日報の営業訪問回数を自動集計する
- プロセス管理機能で、インシデント報告や稟議決裁のワークフローを自動化する
👉スタンダードプランで何ができるのかチェックする
👉プロセス管理の活用例をもっと見る！
👉関連レコードの活用例をもっと見る！
想定される導入効果
- 総務工数削減：社員1名あたりの手動処理時間を5分と仮定しても、「5min×社員数+全員集計時間」 ぶんの工数削減を実現
- 有給取得率向上：定期的な法定取得未満アラート等で意識づけ。取得率が10％以上アップ等
- ミス削減：手動集計によるミスが0件に
- 法令対応：労基署への報告用データ作成時間が数日→数分に短縮
これらの成果は、社員自身による申請データ入力と、自動集計プラグイン、プロセス管理機能を組み合わせたからこそ得られたものです。
また、クラウド系のノーコードツールならではの「直感的設定」「柔軟なカスタマイズ性」により、業種や社内ルールの違いに関わらず、同様の効果を期待できます。
まとめと次のステップ
本記事では、@pocketの標準機能とプラグインを使った「有給申請システムを自動化」する手順とメリットを解説しました。
- 社員が申請フォームに入力 → 関連レコード集計プラグインで自動集計 → プロセス管理で承認フローを自動実行
- 手作業の削減、リアルタイム可視化、法令対応の安心感
- 導入後は総務工数70％以上削減、有給取得率向上などの成果
まずは、@pocketの無料トライアルを使って、実際の操作感や集計結果を体験してみてください。公式サイトには、今回紹介した機能をすぐに試せるサンプルアプリが用意されています。
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