どこの会社にもある会議。営業会議や経営会議、マネージメント会議など皆様の会社にもいろいろ会議や打ち合わせがあるのではないでしょうか。
そのような会議で必要になるのが、「議事録」です。
皆さんは議事録をどのようにして作成して、どうやって共有しているでしょうか。中には「会議の議事録なんか書いていない」と言われる人もいるのではないかと思います。
確かに議事録は面倒な作業で、書かなくても会議での決定事項や自分の役割など全員が把握できているのであれば、書く必要はないと思います。
しかしながら議事録なしで、全員が同じように内容を把握するのは難しく、決定事項や自分の役割をうっかり忘れてしまえば、場合によっては業務に大きな影響を与えるような事も発生してしまいます。
今回はこのような重要な議事録の管理や共有を@pocketを活用していく方法をご紹介します。
目次
議事録の必要性
なぜ議事録は必要なのでしょうか。まずは必要性についていくつか紹介していきます。
会議の欠席者への共有
会議に出席予定者が全員参加するとは限りません。会議内での重要な決定事項を欠席をしている人が把握できない場合は、その後の業務に支障がでるケースも出てきます。
欠席者への共有を確実に行うために議事録は必要になってきます。
決定事項や役割を明確化する
会議で活発な意見が出れば出るほど、結局何をすることになったのか？どうのような決定事項なのか？聞く人によって曖昧になるケースがあります。
決定事項が曖昧のままでは、これも業務に支障が出てきます。
このような事ないように、議事録で決定実行やその目的など明確にして参加者に共有することで、メンバーの意識を統一していく事が出来ます。
議事録を書く人が正しく把握できていなかったとしても、議事録を共有することで参加者が確認して訂正していく事ができ、共通認識にしていく事が出来ます。
会議の内容を整理する
会議では、色々意見がでれば結局何が決まって、何をすればいいのか？場合によっては曖昧になってしまいます。
また1時間の会議の内容をすべて的確に把握できる人は多くはありません。会議の内容を議事録に整理して共有することで、参加メンバーに内容を確実に浸透させていく事ができるようになります。
言った！言わない！を無くす
そんな事は言ってないよ。私が言ったのは□□□だよ。。。
このような事は皆さん一度は経験した事はあるのではないでしょうか。
人の記憶は曖昧で、言ったことを忘れたり、または言われた方は、誤解して認識していたりと内容の認識を共通化することは難しい面があります。
このようなケースを減少させていくためにも、議事録で発言内容など的確に記述し、共有していく事は必要になります。
議事録でよくあるケース
このように重要な議事録ですが、皆様はどのように運用されているでしょうか。
よくあるのは、会議後にワードやエクセルを利用して議事録を作成し、それを参加者や欠席者にメールで共有するケースです。
これでも、共有はできるのですがメールでの共有だと、情報が埋もれてしまうような危険性があります。前回の会議でどのような話になったか？確認したければ大量のメールの中から、前回のメールを見つける必要があります。
また共有ストレージなどで、議事録を保管するような方法もあると思います。これだと前回の議事録を探すのは簡単になるのですが、例えば議事録の内容をキーに検索したいケースなどでは検索が難しくなります。
以前に〇〇について、会議で話をしたけど、いつの会議だっけ？
このようなケースでは、ストレージの保存では見つけるのが面倒になってきます。
このように、エクセルやワードでの議事録管理だと不便に感じる点があれば、@pocketを活用してみてはいかがでしょうか？
@pocketで議事録を作成する
@pocketは様々な業務アプリを簡単に作成できる、ノーコードアプリ開発ツールです。
議事録で必要な項目を自由に追加して、議事録アプリを作る事が出来ます。
フォームは自由に作成
上記の議事録サンプルのように、必要な項目を自由に追加して使いやすいようにカスタマイズが可能です。
@pocketで議事録管理の便利な点
@pocketで議事録管理をすることで、便利な点をご紹介します。
検索が簡単
作成した項目は自由に検索対象に設定できるようになります。
例えば内容に書いているキーワードで議事録を検索するような事ができます。
〇〇について、以前会議で話があったけどあの話があったのはいつの会議だっけ？
このようなケースでは、従来のエクセルなどの検索だとなかなか該当の会議を見つける事ができませんが、@pokcetなら、簡単に検索が出来るようになります。
検索項目は自由に設定できます。
会議の内容だけでなく、参加者で検索したり、タイトルで検索したりなどよく使う検索対象を設定が可能です。
議事録に添付して関連資料も管理
議事録に、添付ファイル用の項目を追加すれば、その会議で使った資料も添付することが可能です。
その会議で話し合った内容は議事録の内容欄に記入し、関連する資料は添付して管理するので後から資料を確認することも簡単にできます。
また、会議の内容を録音しているようなケースであれば、録音データを添付するような事もできるので、実際の生の会議の情報を簡単に共有することが可能になります。
権限機能で関係する人だけで、議事録を共有
議事録にカテゴリを追加しておけば、そのカテゴリ単位で閲覧できるメンバーを限定するような権限機能も設定できます。
「営業会議の議事録は、営業担当者と経営者だけしか閲覧ができない」など用途に合わせて自由に閲覧範囲の設定が出来ます。
コメント機能で、補足が可能
議事録にコメント機能を追加しておけば、議事録の内容に対して補足でコメントなども追加できます。
内容について、追記があればコメントを入れておくなど会議外でもコミュニケーションを補足できる便利な機能になります。
まとめ
今回は@pocketを活用して、議事録を作ってみました。
@pocketで議事録を管理することで、議事録を探す手間も大幅に削減できます。また検索も容易で今まで以上に意味のある議事録を管理していく事が出来るようになります。
働き方改革で見直しされる事の多い会議ですが、会議の時間だけでなく議事録の活用も見直ししてみてはいかがでしょうか。
先日の会議で説明して、〇〇さんが言われたいたように、◇◇◇を行ってみましたが、結果は出ませんでした。