近年では働き方改革が推進されており、少ない労働時間で多くの成果を上げる人が高評価を得られるようになりました。このような社会の流れの中で「時間効率をよくして仕事の効率を上げたい」と考えている人も多いのではないでしょうか。
当記事では、時間効率の重要性や時間効率がよい人の特徴、時間効率をよくする方法について解説します。時間効率をアップさせるツールの効果と注意点も確認し、「仕事ができる人」という周囲からの評価や、仕事もプライベートも充実した生活を手に入れましょう。
目次
時間効率の重要性とは？
近年では、働き方改革の推進や少子高齢化による労働人口の減少といった現状に伴い、同じ時間でより多くの業務量をこなすことが求められています。時間効率を高めて残業を削減し、仕事をスムーズにこなすことができれば、自身の仕事に対する企業からの評価も高まるでしょう。
また、時間効率を意識して仕事に取り組むと、プライベートの時間をより多く確保できるようになります。仕事とプライベートの両方が充実できるため、ライフワークバランスのとれたメリハリのある生活を送れるようになるでしょう。
時間効率がいい人の特徴
時間効率がいい人の特徴は、以下の2つです。
時間効率を上げるためには、時間効率がいい人の行動を真似することからはじめましょう。
時間効率をよくする方法5選
時間をうまく活用し、仕事を効率よく進めるための方法は多岐にわたります。時間効率をよくする方法をうまく実践できれば、仕事が進みやすくなり成果を上げやすくなるでしょう。
ここでは、時間効率をよくする方法を5つ紹介します。すべてをすぐに始めるのではなく、取り組みやすい方法から実践してみましょう。
ショートカットを活用する
パソコンを使用する頻度が高い人や文書作成業務が多い人は、マウスやタッチパッドを極力使用せず、ショートカットキーを積極的に活用しましょう。ショートカットキーを活用すると時間効率の改善が図れます。
代表的なショートカットキーは下記のとおりです。
| Windows | Mac | |
| コピー | Ctrl＋C | command＋C |
| カット | Ctrl＋X | command＋X |
| ペースト | Ctrl＋V | command＋V |
| 操作の取り消し | Ctrl＋Z | command＋Z |
| すべてを選択 | Ctrl＋A | command＋A |
| 保存 | Ctrl＋S | command＋S |
| 印刷する | Ctrl＋P | command＋P |
また、よく使用する言葉・文言や、予測変換でうまく表示されない言葉を単語登録することもおすすめです。2～3文字入力すれば使用したい言葉が出るように設定しておくと、書類作成に関わる業務の迅速化が図れるでしょう。
テンプレートを作っておく
日常業務において、「定期的に送付するメールがある」などの定型業務が多い場合は、テンプレートを用意することもおすすめです。テンプレートを作成しておけば、ゼロから文書を作成するよりも時間を大幅に短縮でき、余分な仕事量を減らせます。
チームで進める業務では、テンプレート以外に誰でも読める業務マニュアルを作成しておくことも重要です。急な休みや引き継ぎの際にも、マニュアルがあれば従業員の負担が少なく済むため、スムーズに仕事が進められます。チーム全体の仕事の流れを円滑化することにより、自身の時間効率アップを実現できるでしょう。
スキマ時間をうまく使う
「会議が早く終わり、次の予定まで少し時間がある」などのスキマ時間をうまく活用すると、時間効率がアップするため、仕事をスムーズに進められるようになります。
スキマ時間を活用するためには、事前に「スキマ時間ができたら取り組むこと」を決めておくことが重要です。10～15分程度の短時間で取り組めるタスクや雑務・課題を事前にリストアップしておきましょう。スキマ時間が発生したときに手元のリストにあるタスクを迷わずこなせるため、時間効率の大幅な向上が期待できます。
職場でのコミュニケーションを増やす
コミュニケーションが乏しい職場では、同じオフィスで働く上司や先輩、同僚や後輩などとの心理的な距離が遠く、お互いの性格や考え方を深く理解できていません。このような状態では、相手が傷つかないような言い回しを考えたり、必要以上の説得材料を集めたりといったムダな時間がかかりがちです。
コミュニケーションを密にとり、それぞれのキャラクターを従業員どうしが深く理解できていれば、少しの言葉・情報でも真意が伝わり、仕事のスピードアップが図れます。また、お互いのスケジュールを把握できるため、効率よく稼働することも可能です。スキマ時間などを利用して、積極的にコミュニケーションをとりましょう。
常に身の回りを整理整頓しておく
時間効率を上げて仕事をスムーズに進めるためには、身の回りのものを常に整理しておくことが大切です。身の回りを整頓しておけば、必要なものを探す時間を短縮できます。必要なものを必要なときに取り出せるよう、デスクの上や引き出しの中には必要最低限のものだけを置くようにしましょう。
デスク周辺と同様に、パソコンのデータを整理することも重要です。「適切なフォルダにファイルを収納する」「不要なデータは削除する」など、データを探す時間が短縮される工夫を行いましょう。
時間効率でツールを使う効果と注意点
仕事をスムーズに進めるためには、時間効率の向上を目的としたツールを活用する方法もあります。ツールを導入する際は、ツールによって得られる効果や使用する際の注意点について、事前に把握することが重要です。
ここでは、時間効率の向上を目的としてツールを使う効果と、注意点を紹介します。
効果：全体の進捗が可視化できる
時間効率を上げるために有効なツールとして、「時間管理ツール」が挙げられます。ツールやシステムによっては、個人のスケジュール管理・タスク管理だけでなく、チーム全体の進捗状況を把握することも可能です。常にチームで情報共有をしておくと、より能動的かつ効率的にプロジェクトを進められます。
また、仕事に関する情報をシェアすることで、全体の進捗状況とともに個人の実務内容・業務スピードなども把握できます。チーム全体を正確に可視化でき、フィードバックも行いやすいため、生産性向上や時間を有効に活用できる人材の育成に役立つでしょう。
注意点：使用するツールは1つに絞る
時間管理ツールは種類が豊富にあるため、「複数のツールを使ってみたい」と考える人もいるでしょう。しかし、複数のツールに手を出してしまうと、ツールの使い方に慣れるまでに時間がかかり、かえって仕事の効率を落としてしまうことになりかねません。
時間管理ツールを導入する際の比較検討は必要となるものの、実際に使用するツールは1つに絞りましょう。1つのツールで時間管理ツールの対応に慣れた上で、自分やチームにとって必要なサービスやメリットの多い機能を提供しているツールを選択してください。
まとめ
時間効率を上げることは、少子高齢化による人材不足や働き方改革が進む現代において自身の評価を高め、プライベートの時間を充実させるために重要です。「仕事内容の細部にこだわりすぎない」「仕事の全体像を見るようにする」など自身の意識改革を行い、時間効率の向上を図りましょう。
時間効率を上げる方法として、ショートカットの活用やスキマ時間の有効利用などが挙げられます。また、チーム全体を可視化できる時間管理ツールを導入することもおすすめです。使用するツールは1つに絞り、自由度が高く低コストで始められるツールを検討してみましょう。
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・細かいことにこだわりすぎない
時間効率がいい人は、仕事で一定以上の成果を上げることを目標としており、仕事の細部にこだわりすぎない柔軟性があります。
「仕事を完璧に仕上げたい」という気持ちをもつことは、決して悪くありません。しかし、完璧主義が強すぎると、必要以上に時間がかかってしまったりミスを誘発したりするため、マイナスに働くことが多くなります。
時間を有効に活用するためには、「要所が押さえられており一定以上の業務品質を満たしていれば合格」のように、目標設定をすることも重要です。
・仕事の全体像を見ることができる
仕事を効率よく進められる人の多くは、仕事の全体像を把握できており、仕事の優先順位をつけることが得意という特徴があります。業務をスムーズに進めるための計画や道筋を自分で考えられるため、より少ない時間で多くの成果を上げることが可能です。