案件管理ツールを導入すると業務を効率化できる！導入のメリットやデメリットを解説

「案件管理ツールを利用したらいいって言われた。でもそれってどういうもの？」
「案件管理でおすすめのツールって何かあるの？」
このように、案件管理したくてもツールへの疑問や不安がある方もいるのではないでしょうか。

この記事では、案件管理ツールとはどういったツールか、ツールを選ぶときのポイントにはどのようなものがあるのかを紹介します。記事を読むことで、案件管理ツールの基本的な情報について知ることができ、ツール選びでも失敗をしなくなるでしょう。

また、案件管理ツールを導入するメリットや、デメリットについても紹介しています。案件管理ツールを導入すべきか、メリット・デメリットの両方を考えて判断できるようになるでしょう。

案件管理ツールについて知りたい方、導入を検討している方は、是非こちらの記事をチェックしてみてください。

案件管理ツールは営業活動をサポートするツール

「案件管理」とは、営業目標の達成に向けて、顧客の情報や営業の進捗状況などを記録し、管理することです。

案件管理ツールを使うと、これらの情報を自社内での共有が可能になります。また案件管理ツールの多くがクラウドを活用しているため、営業で取引先に出かけていても、どこからでも最新の情報を共有可能です。

案件管理ツールの使用で、特定の社員のみが対応する業務の属人化を防ぎ、他の社員が営業活動をサポートできるようになるでしょう。

案件管理ツールは状況把握・効率化に役立つ

基本的に、案件管理ツールは誰が使っても同じようにデータを作成できるようになっています。このため担当者でない人がデータを見た場合でも、情報を正確に理解できるでしょう。

また案件管理ツールの中には、交換した名刺を撮影してデータベースを作成してくれるものもあります。簡単にデータベースを作成できるため、業務の効率化に役立つでしょう。

CRMとSFAの違い

案件管理ツールには、「CRM」と「SFA」があります。CRMは顧客と長期的かつ安定した関係を築くためのツールで、SFAは営業担当者が顧客情報を管理し、より効率的な営業活動をするためのツールです。

また、CRMはその目的から、マーケティングやサポートといったさまざまな部門が利用するのに対して、SFAは営業担当者が主な利用者という違いもあります。

案件管理ツールを誰が利用するのか、どのような目的で使用するのかで、どちらが自社に向いているのか検討してみましょう。

案件管理ツールを導入するメリット

案件管理では、顧客情報や担当者の情報、取引内容や受注、売上見込額などさまざまな項目を管理する必要があります。しかしこれらを最初から人の手で行うのは、大変でしょう。

案件管理ツールであれば情報を入力するだけで、最新の情報をすぐに確認でき、データの分析やレポーティングもできるなどの強みがあります。案件管理ツールの導入のメリットを具体的に紹介するため、参考にしてみてください。

案件ごとの分析が容易になる

案件管理ツールを使って分析することで、よりクライアントに刺さる提案ができるようになったり、営業担当者のミスを減らしたりできるでしょう。

これは案件管理ツールを使うと、情報を登録しただけで、その情報を元に分析できるようになるためです。

案件管理ツールでは、案件ごとの達成状況と目標未達状況の把握や、営業担当者の得手や不得手などの分析が可能です。また優秀な営業担当者の営業プロセスを分析し、ノウハウを活かした教育にも役立てられるでしょう。

作業状況や進捗状況を可視化できる

担当者が休みだったり異動したりすると、顧客への対応が遅れてしまう、適切な対応ができなくなるといった事態が起こることがあります。

案件管理ツールを導入していれば、それぞれの作業状況や進捗状況が可視化されているため、担当者が不在でもスムーズな対応が可能です。

これにより業務の属人化を防ぐことができ、顧客満足度の向上にも繋げられるでしょう。

案件管理ツールを導入するデメリット

案件管理ツールを利用することには、多くのメリットがあります。しかし、情報の取り扱いが増えるほどデメリットが発生する可能性もあるでしょう。

案件管理ツールを導入するのであれば、メリットだけでなくデメリットについても把握することが大切です。ここからはデメリットについて2つ解説していきます。

情報の共有に手間がかかる

案件管理ツールを使えば従業員同士で情報の共有が可能ですが、共有するためにはチャットツールやメール等で確認しなければならず、手間が増えてしまいます。

また、他のことに取り掛かっている間に先に流れていた情報が埋もれてしまい、情報がどこにあるか分からなくなる場合もあるでしょう。

情報の確認がしづらい

たとえばExcelを案件管理ツールとして使った場合、ファイルの中に情報が書かれていても、どのファイルに何の情報があるのか分かりづらいでしょう。ファイルの中身は検索できないため、都度開いて確認しなければなりません。

案件が増えていくとファイル数も増えるため、どこにどのような情報があったのか忘れてしまうと、確認が大変になってしまいます。

案件管理ツールを選ぶときの3つのポイント

案件管理ツールには、さまざまな種類があります。そのため案件管理ツールを選ぶときには、どのように使いたいのか、どういった機能が欲しいのかといったポイントを押さえて選ぶ必要があるでしょう。

案件管理ツールを選ぶ際に、具体的に気をつけたいポイントを紹介します。参考にしてみてください。

他の案件管理ツールと連携が可能か

案件管理ツールを選ぶ前に、従業員が使っているツールと連携が可能かどうか、確認しておくようにしましょう。

たとえば連携したいツールの候補には、名刺管理ツールやWebカレンダーなどがあります。これらが連携できる案件管理ツールであれば、情報入力の手間をはぶけるでしょう。従業員の負担が減るため、業務上の不満も解消しやすくなります。

PCとモバイルの両方に対応しているか

案件管理ツールを選ぶのであれば、できればPCとモバイル両方に対応していることが望ましいでしょう。モバイルにも対応している案件管理ツールであれば、PCを使わなくても情報共有が可能になるためです。

モバイルでも使えるのであれば、外出先でも最新の情報を閲覧できます。空いた時間に情報の登録や確認ができたり、顧客との打ち合わせの直前に事前情報をさらっておいたりする使い方が可能です。業務効率や営業担当者のパフォーマンス向上に役立つでしょう。

使いやすいUIデザインになっているか

案件管理ツールは誰にとっても使いやすいUIデザインになっていることが重要です。使いにくいツールであると余計なストレスを従業員に与えてしまい、なかなか定着しないでしょう。

ではどのようなUIデザインがおすすめなのか、それは直感的に操作できるタイプのものです。ツールを選ぶ際は、無料トライアル等で使い方を確認してから、選ぶようにしましょう。

【プラン・機能別】おすすめ案件管理ツール13選

案件管理ツールを使いたくても、何を使えばいいか分からないこともあるでしょう。案件管理ツールを選ぶ際は、どのような用途で使えるか、費用はどの程度かかるのかといった情報を得て選ぶ必要があります。

以下ではこれらの情報を踏まえ、案件管理に向いているツールを紹介するため、参考にしてみてください。

@pocket

「@pocket」はプログラミング知識がなくても簡単にアプリを作成でき、リアルタイムでの集計や分析も可能なアプリです。料金が低価格なため、案件管理ツールを低コストで導入したい方に向いているでしょう。

@pocketの利用には、プランごとに月額の費用が発生します。しかしそれ以外に、特に導入費用はありません。プランごとにデータ容量や追加アプリなどで違いがあるため、自社に向いているプランを選んでみましょう。

出典：業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）｜＠pocket
参照：https://at-pocket.com/

業務アプリ作成ツールの＠pocket （アットポケット）

eセールスマネージャー Remix Cloud

「eセールスマネージャー」は扱いやすいUIが特徴で、誰でも活用でき、導入から運用までサポートが充実している案件管理ツールです。

特に便利な点は、CFMとSFAを組み合わせた機能があることでしょう。顧客管理をしつつ、セールスサポートのための機能を利用できます。たとえば顧客情報管理や案件管理、案件シナリオや地図機能などです。

今回は「Remix Cloud」について紹介していますが、利用人数によってより低価格のプランも存在します。閲覧のみやグループウェアのみといった利用方法を限ったユーザーの利用も可能なため、検討してみてください。

CFMとSFA、どちらの機能も必要としている方に向いているでしょう。ただし、初期費用が要問合せとなっています。

出典：営業部のDXなら定着率95％のCRM/SFA｜eセールスマネージャー
参照：https://www.e-sales.jp/

出典：ご利用人数や導入規模に合わせた料金プラン｜eセールスマネージャー
参照：https://www.e-sales.jp/price/

Trello

「Trello」は小さなプロジェクトから大きなプロジェクトまで対応可能な、シンプルな案件管理ツールです。

Trelloではプロジェクトチームでボードを活用し、進捗状況に合わせてカードを移動します。現在どうなっているのか、目で見て分かりやすいツールでしょう。可視化されたデータでかつシンプルなやりとりをしたい方に向いています。

初期費用が不要で利用可能な無料プランもあるため、低コストで始めたい方におすすめです。

※下記表の料金は年間契約した場合の月額表記です。

出典：どこにいてもチームのプロジェクトを管理｜Trello
参照：https://trello.com/ja

Salesforce Sales Cloud

「Salesforce Sales Cloud」は、CRMだけでなくAIやデータ、自動化などの機能が備わっているツールとなっています。

メイン機能は、セールス向けAIやアナリティクス、収益モデルを管理するRevenue Cloudなどです。AIを活用し、営業のサポートを強化したい方におすすめします。ただし、使いこなすためには高度なスキルを求められる可能性があることに注意してください。

Salesforce Sales Cloudには5つのプランが用意されており、全て有料です。また、導入費用については要問合せとなっています。

※下記表の料金は年間契約した場合の月額表記です。

出典：Sales Cloudで、成長を加速｜Salesforce-セールスフォース・ジャパン
参照：https://www.salesforce.com/jp/products/sales/

出典：営業向け製品の価格｜セールスフォース・ジャパン
参照：https://www.salesforce.com/jp/products/sales-pricing/

Redmine

「Redmine（レッドマイン）」とは、オープンソースのプロジェクト管理システムです。特に費用はかからす、誰でもRedmineをダウンロードして利用可能となっています。このため、案件管理ツールに費用をかけたくない方におすすめのツールでしょう。

Redmineの主な機能として、タスクをチケットとして登録する機能や、プロジェクトを管理できるガントチャートなどがあります。文書を作成できるWikiや、ユーザーが参加できるフォーラムも利用可能です。

出典：Redmine.JP — オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア｜Redmine.JP
参照：https://redmine.jp/

出典：5分でわかるRedmineの概要｜Redmine.JP
参照：https://redmine.jp/gofun/overview/#about

Zoho CRM

「Zoho CRM」はCRM／SFAツールの1つであり、低価格のためコストを抑えられることが特徴です。このため、安価でCRM／SFAツールを利用したい方におすすめでしょう。

利用可能な機能としては、CRM／顧客管理やSFA／営業支援の他、データを集計して営業分析レポートを作成したり、AIによる営業活動のサポートをしたりする機能などがあります。

導入費用はかかりません。月額のみで、4つのプランが存在します。年間契約を結べば、よりコストパフォーマンスが良くなるでしょう。まずは無料トライアルから挑戦してみてください。

出典：Zoho CRM【公式】世界25万社が利用する顧客管理・営業支援ツール｜Zoho CRM
参照：https://www.zoho.com/jp/crm/

出典：Zoho CRM 料金・費用｜Zoho CRM
参照：https://www.zoho.com/jp/crm/zohocrm-pricing.html?src=crm-footer-crm-index

Lychee Redmine

「Lychee Redmine（ライチ・レッドマイン）」とは、誰でも無料で利用可能なRedmineの拡張機能（プラグイン）のことです。こちらはRedmineとは違い費用がかかりますが、その分機能が充実しているというのが特徴でしょう。Redmineでは物足りない方におすすめです。

主な機能としては、ガントチャートやダッシュボード、レポートの自動作成などがあります。スケジュールを視覚的に把握できるようになったり、報告書を作成する手間などを削減し、業務効率を上げられたりできるでしょう。

Lychee Redmineのクラウド版には、無料で利用可能なフリーと有料の3つのプランが用意されています。初期費用は必要ありません。無料お試しで、試してみましょう。

出典：らくらくプロジェクト管理ツール｜Lychee Redmine（ライチ・レッドマイン）
参照：https://lychee-redmine.jp/

出典：料金プランとオプションサービス｜Lychee Redmine（ライチ・レッドマイン）
参照：https://lychee-redmine.jp/plan/

JUST.SFA

「JUST.SFA」はSFAの案件管理ツールです。そのため、営業プロセスを効率化するための導入に向いています。

JUST.SFAの特徴は、プログラミングスキルがなくてもカスタマイズが容易ということでしょう。また、導入の検討段階から定着のフェーズにいたるまで、サポート体制も充実しています。好みに合わせたカスタマイズをしたい方、手厚いサポートを受けたい方におすすめです。

JUST.SFAの費用については、要問合せとなっており、公開されていません。無料トライアルもあるため、相談して試してみましょう。

出典：商品・サービス｜ジャストシステム
参照：https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/

Asana

「Asana」は、業務すべてを可視化して、管理することに向いている案件管理ツールです。プロジェクトを可視化するガントチャートや、ワークフロー管理のためのかんばんボードといった機能があります。

業務に必要な情報や書類などは、タスクごとに紐づけられて管理されているのが特徴でしょう。これにより、従業員の生産性向上が見込めます。このため、業務の効率化や生産性向上させたい方におすすめのツールです。

Asanaの導入費用は特にありません。無料～有料で利用できるプランが4つ用意されているため、利用したい機能によって、選んでみましょう。

出典：チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンライン管理｜Asana
参照：https://asana.com/ja

出典：Asana の料金｜Asana
参照：https://asana.com/ja/pricing

GENIEE SFA/CRM

「GENIEE SFA/CRM」は、SFAとCRMのどちらの目的でも使用可能な、案件管理ツールです。このため営業部門だけで使うのではなく、他の社員も使いたい場合に、おすすめのツールとなっています。

GENIEE SFA/CRMは、連携機能が豊富という特徴があるでしょう。たとえば他社のチャットワークツール、某企業が提供しているメールサービス・地図アプリケーションと連携する機能があります。これらを使い、情報共有や営業活動をサポートできるでしょう。

費用については、最初から10ユーザー分を含んだ料金が設定されています。月額料金以外に、見積もりによって初期費用もかかる点に注意してください。

出典：営業管理ツール顧客管理ツールならGENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう）
参照：https://chikyu.net/

出典：料金プラン | 営業管理ツール顧客管理ツールならGENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう）
参照：https://chikyu.net/price/?link=globalNav

出典：SFA/CRM 機能一覧｜GENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう）
参照：https://chikyu.net/functions/?link=globalNavFunctions

Backlog

「Backlog」は、さまざまな人が直感的に使えることを目指して作られた、案件管理ツールです。シンプルに操作できることから、使いやすいツールを選びたい方におすすめでしょう。

主な機能としては、ドラッグやドロップで使えるカンバンボード、プロジェクトの進行状況をチェックできるバーンダウンチャート、お知らせ機能などがあります。モバイルアプリにも対応しており、2段階認証でセキュリティも万全でしょう。

初期費用は無料で、月額利用料金がかかります。長く使うなら、月払いよりも年払いの方がお得になるでしょう。30日間無料で試すことも可能です。

出典：チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール｜Backlog
参照：https://backlog.com/ja/

出典：豊富なプランから選べるプロジェクト管理ツール｜Backlog
参照：https://backlog.com/ja/pricing/

Mazrica Sales（旧Senses）

「Mazrica Sales（旧Senses）」は、ビジネスを成長させるために特化したツールです。

案件について入力すれば、AIがその情報に基づき、案件のリスクや何が問題となっているのか、類似する案件はないかをピックアップしてくれるでしょう。モバイルアプリで使いたい方、リモートワークを実施している方におすすめします。

初期費用はかかりません。また提携ベンチャーキャピタルより融資を受けている方限定ではありますが、Mazrica Salesが最大で50％割引になるスタートアップ支援プランが用意されています。無料トライアルもあるため、気になる方は一度利用してみましょう。

出典：現場ファーストでビジネスの成長を支援するAI搭載のSFA/CRMツール｜Mazrica Sales（旧Senses）
参照：https://product-senses.mazrica.com/

出典：料金プラン | SFA/CRMツールならMazrica Sales （旧Senses）
参照：https://product-senses.mazrica.com/pricing/

出典：連携VC｜SFA/CRMツールならMazrica Sales （旧Senses）
参照：https://product-senses.mazrica.com/vc_plan/

Wrike

「Wrike」は部門の壁を越えたコラボレーションを重視し、組織の生産性向上を目指すことを目的としたツールになっています。部門にこだわらず利用したい方、マーケティングやITでの戦略的な取り組みを行っていきたい方におすすめです。

タスク管理に向いているダッシュボードや、クロスタグ付けで組織を横断するプロジェクトの可視化、直感的で使いやすいガントチャートなどの機能があります。

無料のプランから有料のプランまであり、2週間の無料トライアルが利用可能です。まずは無料のトライアルで、使用感を試してみましょう。

出典：チームの仕事をオンラインでまとめて管理｜Wrike
参照：https://www.wrike.com/ja/

出典：各種プランと価格設定｜Wrike
参照：https://www.wrike.com/ja/price/

案件管理ツールを導入して業務を効率化しよう

案件管理ツールを導入することで、よりクライアントに合った提案が行えるようになります。社員の作業やプロジェクトの進捗状況を可視化し、把握しやすくするといったメリットもあるでしょう。しかし、情報の共有に関してデメリットが発生することも事実です。

案件管理ツールを導入するにあたっては、自社の目的に沿った、デメリットの少ないツールを選んでみましょう。この記事で紹介した、案件管理ツールを選ぶときのポイントも、参考にしてみてください。