営業活動をしていると、取引データの管理に苦慮されている会社を多く目にします。
特に毎日複数の取引があるような企業では、取引データの整理や請求管理などに手を取られているケースが少なくないようです。そんな中、@pocketの「明細収集プラグイン」が救世主となったケースをご紹介しましょう。
目次
電子化の弊害とまで思わせた”データ集め”の課題
初めてA社をお尋ねしたときに伺った”課題”が、「請求業務にかかりすぎる時間」でした。
電子化をしたメリットは確かに感じておられるのに、弊害的な問題に苦しめられているようでした。
紙の頃と同じだなんてそんな…。時間がかかる要因は何です？
取引が発生するたびに1件ずつデータ登録しているんだが、うちは「月まとめ」で請求や支払いをしているんだ。1社に対してひと月のうちに複数回取引を行っているから、これをまとめて、1請求に起こさなければならないんだよ。
たしかに、ひと月に交わした取引のデータから特定の相手先のデータを探し出し、そのデータを1つの請求書の中にまとめて記載する。これは大変な労力です。ミスが信用失墜を招きかねないのでなおさらです。
それでも1取引1データとしての登録が理想
「取引が発生するたびに1件ずつデータ登録する」これは最も標準的な履歴保存方法の一つです。
いつ、誰と、何をいくらで取引したか。この記録が1取引ごとに独立していないと、内容の変更やキャンセル対応、トラブルの際にも確認がしずらくなりますからね。
社内でもデータの登録方法の再検討をされたこともあるようで、「1社に対して1データを作り、取引があるたびに情報を追加していく」という実践もされたようですが、「データを探してから登録する手間」の問題や、「直前の取引情報を誤って消してしまう」といった問題が発生。
やはり「1取引1データ登録」の形が最善と結論づけられたようでした。
ほんとに救世主！？、プラグインのトライアル開始
そこで私が提案したのが「明細収集プラグイン」です。
自動でひと月1データずつにまとめてくれるって？
そうです！
それも、1社ずつ実施する必要もありませんよ。「会社ごとに、1か月分のデータ」を1データにまとめたものを作ってくれますから。
明細収集プラグインを使えば、「相手先ごと月ごと」などを基準に、取引総額、やり取りした明細などを1データに自動でまとめ、請求データや納品データを作ることができるのです！
「月ごと、年ごと、日ごと」など、応用も可能です。
言葉通りだとするなら2日がかりの仕事が全ていらなくなることになる。
ちょっと信じられないが…本当なら革命だよ。ともかく使ってみる。
こうして、トライアルとしてプラグインを使ってみていただくことに。
トライアル導入直後から連絡がない。そのワケは…
訪問時に簡単な設定方法の説明はしたものの、実際に設定をする段になれば何らかのHELPの電話がかかってくるものと思っていましたが、しばらく連絡がない。
設定でつまづいて使えていないならもったいないな、と思って尋ねてみると、すでにプラグインが正常稼働している状態になってました！
これにはびっくりしました。
サポートのメール問い合わせなどを活用されたようで、「ここに○○項目をセットすると成功する」といった具体的な項目名を指示したアドバイスによって、ご自分でセットを完了することができたのだそう。
日中はなかなか忙しくて、手が空いたころには結構な時間。
時間外対応してもらうのも気が引けるし、どうにか自己解決できないかと思ってね。
設定完了までこぎつけて、”俺もまだまだITいけるな”って思ったよ！
これでA社は、請求業務の為に2人がかり&2日かけて集計/チェック作業を行っていた月末月初の業務をなくすことができ、経理の応援として駆り出されていた営業メンバは、月の初日から営業活動を行えるようになったとのこと！
請求書発行が格段に早くなったこと、また、ひと月ごとに各社とどれほどの回数/金額のやり取り実績があるのかといった取引分析も行えるようになり、今後の営業活動指針にも役立てられているそうです。
トライアル結果の検証
- 2人がかり&2日かけての集計/チェック作業が不要に。
- 営業部門から借り出していたHELP人員も不要に → 営業に専念可能に。
- 請求書発行が格段に速くなる→取引先からの入金遅延が減少。
- ひと月単位での取引数、価格、取引先数などの分析が行えるように。
トライアルの結果は上記の通り。
また、「1社に対するデータが1つにまとまっているから、そのまま請求書を発行できる機能があったよね？」とのことで、追加で「帳票出力プラグイン」もご契約いただきました！！！
手動時の集計ミスもなくなったことから、「請求業務の自動化」が実質完成した形です！！
- 「帳票出力」プラグインを使ってさらに短縮！
- 「請求業務の自動化」が実質完成
明細収集プラグインの3000円に加えて帳票出力の5000円が加わる点を確認しましたが、営業担当の手が2日空いたこと、明細収集と帳票出力はほかのアプリにいくつでも使えることなどから、まだまだ利用価値が高いと判断してくださったようでした。
こうしてどんどん活用アイデアを膨らませていただけることは、営業冥利につきますね！
活用できそうならば是非トライアルしてみて！
今回のA社のケースでは「取引先名と取引年月」ごとにデータをまとめましたが
取引先名に関わらず取引の「年月」単位で全データ全明細を集約したり、年月に縛られず「取引先名」のみの累計全データで集約する、さらには「利用者」ごとの集約を行って、営業担当単位のデータ集約をすることも…！
皆様もご興味があればぜひ明細収集プラグインを使ってみてください。
1ヵ月無料トライアルもでき、期日が来たら自動的に使えるなくなる仕組みの為自動課金は発生せず、その後の契約も必須ではありませんから、ぜひお気軽にお試しください。
試してみて不要と判断すればそれもよし、役立てばA社のように劇的に楽になる可能性も！？
@pocketの明細収集プラグインは、取引データの整理に頭を悩ませている方にとって救世主です。
日々の取引データを効率的に管理し、請求書作成をスムーズに行うために、このプラグインをぜひ活用してみてください。業務の効率化を実現しましょう！
＠pocketの導入を検討している方は、ぜひ無料トライアルを利用して、明細収集プラグインも含めて、その便利さを体験してみてください。
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電子化は確かに必要だったんだ。取引の履歴を探し出すのも格段に楽になったし。けど、請求業務にかなりの時間がかかってしまうようになってしまった。紙だった頃と同じくらいかかっているかもしれない…