企業の月次業務の中でも、請求書の作成は欠かせない業務の一つです。
特にサブスクリプションサービスを提供している企業の場合、毎月ほぼ同じ内容の請求書を送る必要があります。
しかし、毎月一から請求書を作成するのは手間がかかる上に、ミスが発生する可能性もあります。とはいえ、「コピー」で済むかと言えば、そうでもない不都合なケースも少なくない。
そこで、＠pocketの「データ複製」機能が大いに役立ちます。
目次
＠pocketの「データ複製」機能とは？
＠pocketの「データ複製」機能を利用することで、先月の請求データを今月分として簡単に複製できます。これは、すでに入力されたデータをもとに新しい請求書を作成するための機能です。
「コピー」との違いは、複製する項目（マッピング対象）を選択できる点です。例えば、日や月ごとに変わる項目は除外し、固定の項目だけを複製することができます。これにより、無駄な手間を省きつつ、ミスを防ぐことが可能です。
「コピー」との決定的な違い
@pocketにも「コピー」機能は当然ついていますが、すべての項目をそのままコピーするため、日付が古いままであったり、書き換えるべき点が書き換わっていなかったりすることがあります。
その結果、古い情報のまま請求書を発行してしまうというミスが発生することもあります。
しかし、＠pocketの「データ複製」機能では、マッピング対象を「あまり変動しない項目だけ」に絞って複製するため、このようなミスを避けることができます。
「登録済みデータの一部だけを新しい登録データとして使いまわせたら…」
「20項目のうち10項は同じ内容、残りの10項目は違うデータなのだけど、楽に作れない？」
こういった声から「データ複製」機能は生まれました。
実に、かゆいところに手が届く機能なのです。
利用するために何が必要？使い勝手は？
利用するためには
この機能を利用するためには、「スタンダード」または「プロフェッショナル」のいずれかのプランである必要がありますが、有償オプションではないため、これらのプランをご利用中であれば誰でも（今からでも）、標準機能として「データ複製」機能を利用することができます。
利用方法も至って簡単で、「請求書アプリ」のような該当アプリの設定内で、「データ複製設定」を行い、「アプリ内にあるどの項目を新規データに使いまわすのか」を決める（マッピングする）だけです。
あとは、先月の請求データの詳細画面から、複製ボタンを押すだけ…。
担務に応じていくつでも作れる多様性
担務や組織・役職などによって、同じアプリでも「この項目がいる、いらない」が違う場合もあるでしょう。
データ複製は一つのアプリにいくつでも作ることが可能なため、必要な数だけ、ボタンと設定を行うことができます。
また、利用権限を絞ることができるため、必要な人にだけ使いたい複製ボタンが表示されるようにすることが可能です。「えーっと、どのボタンだっけ」という迷いを防ぐことができますね。
もちろん、運用中のアプリが10個あれば、それら全てで「データ複製」機能が使え、使用数の制限などは原則ありません。
是非以下の記事を参考して使い始めてみてください！
別のアプリにも複製（データ転記）できる？
え？「同じプリ内にしか複製できないのか」って？
ご興味持っていただけて嬉しいです！もちろんできますよ！！
「このアプリに登録された情報の一部を、別のアプリの新規の登録情報にも使いたい…」というシーン、ありますよね！
マッピングの設定画面で、「どのアプリに複製したいのか」の対象アプリを選ぶだけです！
とっても簡単ですよ！
まとめ
＠pocketの「データ複製」機能は、毎月同じような内容の請求書を発行する必要がある企業にとって、非常に便利な機能です。
この機能を活用することで、手間を省きつつミスを防ぎ、効率的に請求書を作成することができます。
＠pocketの導入を検討している方は、ぜひ無料トライアルを利用して、その便利さを体験してみてください。
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