今回ご紹介するのは、@pocketの「帳票出力プラグイン」を使った、一風変わった活用方法です。
正直なところ、”こんな使い方もあるのか”と驚かされたケースです。
「帳票出力プラグイン」とは、@pocketに登録された1データを任意のExcelフォーマットに変換出力する機能で、@pocket使用各社の中で最も人気の高いオプション機能です。
主に見積書や請求書に使用されることが多い帳票出力プラグインですが、あるデイサービスの現場では「ご家族への安心材料の提供手段」として活用されていました。
目次
いわゆる”帳票”ではない使い方
このデイサービスセンターでは、毎日・あるいは指定曜日などに通所してくる利用者様に対して、食事、入浴、リハビリ、レクリエーションなどの様々なサービスを提供されています。
あらかじめ決まったサービスを受ける場合もあれば、その日の体調などに応じて「これはなし、これを追加」といった要望に応える必要もあるそう。
提供サービスの内容は事業者としてこれまでも正しく記録が取られてきましたが、手書きでの記録であったため、通所者のご家族から問合せがあった際に過去の状況を探しづらく、提出するために再度書面に書き起こすといった二度手間が起きていました。
手書きでとなると、字の綺麗な人に頼みたい心理が発生したり、読める読めないが発生したりもしますよね。
今回それを改善し、@pocketでの記録を行うとともに、この「帳票出力プラグイン」を使用して、通所者ごとに、提供したサービス内容リストを簡易書面にしてご家族に渡したり、それを電子データとして送信報告したり、といったことを始められました。
これからデイサービスの利用を検討されているお客様などからは、
「どんなサービスを受けたわかって安心できそう」
「入浴介助を受けたから今日は家でのお風呂がいらない、などが家族の誰でもわかりますね」
など、通所開始に対する安心材料に繋がっているようです。
電子化とプラグインが生んだメリットと今後の展望
@pocketは導入費が安く、入力や操作を行うスタッフにとっても、入力とマウス操作ができればいいため、導入に踏み切りやすかったようです。
リストを手書きする必要がなくなり、複数人分を一括出力で一度に生成できるため、必要に応じて素早くリストを提供することができるようになりました。
また、電子化と検索機能によって、後日「何月何日に誰に何を提供したか」などを探し出しやすくなりました。
センター長は「今はスタッフがこのシステムの運用に慣れる段階だが、いずれ請求書の発行にも役立てたい」とおっしゃっています。
@pocketによる電子化のメリットのまとめ
- 手書きからの脱却 → 字の綺麗な人に頼む必要もなし
- 過去の利用履歴が探しやすくなった
- 安価なため導入失敗時のリスクが少ない状態でスタートできた
- 入力とマウス操作以上のＩＴスキルを必要とせず、スタッフに受け入れられやすかった
- スマホやタブレットからも操作可能で、新たなＰＣ端末が不要だった
プラグイン追加のメリットのまとめ
- 1ボタンで各通所者へのサービス内容リストを発行できるようになった
- 複数データの一括出力により、人数が多くても手間がかからない
- これまで使用してきた手書用のフォーマットをそのまま使用できた
あなたの業務にも ”書面に自動反映できたら便利なもの” ありませんか？
「帳票出力プラグイン」は、「一般的に”帳票“と呼ばれている区分の書面」に限らず、「登録データを何らかのExcelフォーマットに当てはめてデータ化ができる機能」であるため、このような請求書や見積書などとは異なる書面であっても利用が可能です。
無料トライアルで設定方法や効果をあらかじめ試すことも可能です。
「もしかしたらあの業務で使えるかも…」というひらめきがあるなら、ぜひ一度無料トライアルしてみてください。
