導入事例

丹羽機材株式会社様の導入事例

紙のノートやExcelで受注管理を行っていると、見積・受注・発注・納品・請求の各工程で同じ情報を何度も転記する必要があり、作業時間の増加や対応漏れにつながります。 丹羽機材株式会社では、長年続けてきた手書きノートとExcelによる管理から、ノーコードツール「@pocket」へ段階的に移行。 毎日3〜4時間かかっていた帰社後の事務処理を、体感で半分以下まで削減しました。 今回は、導入に至った背景や導入後の変化について、取締役の丹羽政貴様にお話を伺いました。

紙の受注管理とExcel見積書の二重管理が、転記作業を増やしていた

── まずは、御社の事業内容と丹羽様のお役回りについて教えてください。

丹羽様：弊社は、大手メーカーの代理店として、バルブや配管機器などを幅広く取り扱う卸売業を営んでいます。社長である兄と私、営業担当4名を中心に、8名体制で運営しています。私は取締役を務めていますが、社内の総務や経理全般を含め、事務所内のことは何でも担当しているような状況です。

── @pocket導入以前は、どのような体制で業務を管理されていたのでしょうか。

丹羽様：導入以前は、受注管理をはじめ、注文や納品の手配まで、ほとんどの業務を手書きで管理していました。情報はすべてノートに記録しており、見積書のみExcelで作成していたものの、基本的にはアナログな運用が中心でした。

また、営業担当者が受注から納品まで一貫して対応する体制だったこともあり、各自が個人のノートで管理する形でもなんとか業務を回せていたんです。

── 普段の業務の中で、特に課題を感じられていた点はありますか？

丹羽様：一番の課題は、見積もりをExcelで作成した後、注文になったタイミングで再度手書きのノートへ受注内容を転記しなければならなかったことです。見積・受注・発注・納品・請求といった一連の業務が分断されていたため、同じ情報を何度も入力する必要があり、作業工数が大きな負担になっていました。

営業担当者は、日中に営業へ出た後、夕方に会社へ戻って事務作業を行っており、手書きの記入やExcelへの入力作業に毎日3〜4時間ほど費やしていました。特に転記作業が多く、業務全体のスピード低下にもつながっていたと思います。

また、手書きのノートは社外に持ち出さないようにルール化していたため、お客様から納期に関する問い合わせがあった際には、社内の担当者がノートをめくりながら進捗を確認しなければなりませんでした。検索性も低く、どの情報が最新なのか分かりづらい点も大きな課題でしたね。

もともと、パソコンが普及する以前からの業務フローを継続していた背景もあり、メールやExcelは使っていたものの、業務全体としてはアナログな運用から抜け出せていない状態でした。そのため、「何とか業務を効率化したい」という思いが徐々に強くなっていったんです。

受注管理だけをスモールスタートできるノーコードツールを評価

── 社内のシステム化やDXを検討し始めたきっかけについて教えてください。

丹羽様：業務改善に向けた情報収集として、まずは同業者や仕入先など、知り合いの企業がどのようなシステムを使っているのかを聞いて回りました。

紹介してもらったシステム会社の話を聞くと、私たちがやりたい管理は十分にできそうだったのですが、使わない機能が多すぎる印象だったのです。見積もり管理や受注管理、在庫管理、売上帳などがすべてセットになった大規模なパッケージシステムばかりで、その分導入コストも非常に高額になってしまうため、導入に踏みきれずにいました。

── @pocketを知った経緯と導入の決め手をお聞かせください。

丹羽様：高額なパッケージシステムを断念したあと、弊社の営業担当が自社に合うサービスを調べる中で、@pocketを見つけて問い合わせてくれたんです。他社のサービスとも比較検討したのですが、やはり決め手となったのは、自社に必要な機能だけをピンポイントで構築できる点でした。

「まずは受注管理だけから始めたい」という私たちの要望に対し、不要な機能にお金を払うことなく、低コストでスモールスタートできるのは非常に魅力的でした。

── 商談時の印象や、システム構築に対する不安などはありましたか。

丹羽様：商談時に自社の業務内容に合わせた具体的な活用イメージを提示してもらえたので、段階的に導入を進められそうだという安心感がありましたね。さらに、ノーコードツールだったことも安心材料の一つでした。専門知識がなくても、業務内容を理解していれば構築できるうえ、導入後も現場主導で柔軟にカスタマイズできそうだと感じました。

既存の業務フローを無理にシステムに合わせるのではなく、自分たちのやりやすいようにシステム側を変更できるのは、私たちのような小規模な企業にとって重要なポイントでした。

見積・受注・帳票出力を一元化し、営業の事務作業を削減

── 実際に現在はどのようなアプリを作成し、活用されているのでしょうか。

丹羽様：まずは見積もりアプリを作成し、そこから受注管理へデータを連携できる仕組みを構築しました。さらに、プラグイン機能を活用することで、同じデータをもとに見積書・注文書・納品書・請求書などの帳票も出力できるようにしています。

そのほかにも、スケジュール管理アプリや名刺管理アプリなど、「こんな機能があったら便利だな」と感じたものを、その都度現場主導で追加しました。担当者ごとの月間売上を一覧で確認できる簡単な集計機能も導入しています。

── 社内にはITに不慣れな方もいた中で、どのように現場へ定着させていったのでしょうか。

丹羽様：営業担当の中にはパソコンが得意な者もいれば、そうでない者もいたため、一気に切り替えるのではなく、半年ほどかけて従来の紙ベースでの管理との並行運用を行いながら徐々に定着させていきました。パソコンが得意なメンバーは1〜2ヶ月ほどで@pocketのみの運用へ移行できましたが、苦手なメンバーには「間違ってもいいから、まずはアプリに入力してみよう」と声をかけながら進めていきました。

現在はノートでの運用から脱却していますが、システム操作に不慣れなメンバーについては、他の営業担当が入力をサポートしています。また、見積もりの抜け漏れがないかをお互いに確認し合うなど、役割分担しながら運用できているため、大きな混乱なく定着できました。

── アプリ導入後、現場の業務はどのように変化しましたか。

丹羽様：以前は、営業活動を終えた後に一度会社へ戻り、全員で事務作業を行っていました。しかし現在は、外出先でもノートパソコンやスマートフォンから入力できるようになったことで、移動中や空き時間に処理を進められるようになり、営業先からの直行直帰もしやすくなりました。

導入前は、帰社後の事務処理に毎日3〜4時間ほどかかっていましたが、現在は外出先でも対応できるようになったことで、作業時間は体感として半分以下まで削減できていると思います。

また、業務データを一元管理したことで、対応漏れや進捗の見落としを防げるようになった点も大きな変化です。例えば、納品書を発行すると自動でチェックが入る仕組みにしており、チェック欄が空いていれば「まだ対応できていない業務がある」とすぐに把握できるようにしています。こうした仕組みづくりによって、業務の抜け漏れを未然に防ぐと同時に、業務全体のスピード向上にもつながりました。

導入当初は不安もありましたが、実際に使い始めると現場から改善アイデアが自然と出るようになり、現在では自分たちで使いやすい形へ調整しながら運用しています。

手厚いサポートを活用しながら、現場主導でさらなる業務改善へ

── アナログ管理からの移行において、アイアットOECのサポート体制はいかがでしたか。

丹羽様：導入初期は、使い方がまったく分からない状態からのスタートだったため、サポートには本当に助けられました。電話で「こういうことがしたい」と相談すると、Zoomで画面共有をしながら丁寧に説明していただき、最初のベースとなるアプリ構築もサポートしてもらえました。

また、分からないことを相談しやすい体制が整っていたことも安心材料でした。実際に運用を進めながら質問や確認を重ねることで、ITに詳しくない私たちでも、少しずつ自分たちで構築・運用できるようになっていったと感じています。

── 今後の展望や、@pocketに期待していることがあれば教えてください。

丹羽様：アイアットOECさんからは定期的にアップデート情報が届くのですが、そのたびに「より使いやすくなっているな」と感じています。継続的に改善されているので、今後にも期待しています。

一方で、私たち自身、まだ@pocketの機能を十分に活用しきれていない部分もあります。今後は、蓄積したデータを活用した売上分析などにも取り組みながら、さらに業務改善につなげていきたいですね。

── 最後に、どのような課題を持つ企業に@pocketをおすすめしたいですか。

丹羽様：弊社のような少人数の企業や、専任のIT担当者がいない企業には特に合っていると感じています。最初から大規模なシステムを導入するのではなく、「まずは必要な機能だけを使いたい」という企業にとって、必要な範囲から段階的に導入できる点は大きな魅力ではないでしょうか。

特に、紙やExcel中心の管理に限界を感じている企業には、一度試してみてほしいですね。

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