導入事例

池田建装株式会社様の導入事例

紙やExcelで営業管理を行っていると、情報が分散し、検索や引き継ぎに時間がかかります。池田建装株式会社では、顧客管理・営業日報・案件管理を『@pocket』で一元化。
その結果、営業情報が組織資産として蓄積され、週1回の営業報告面談の廃止にもつながりました。今回は、導入に至った背景や決め手、そして導入後の変化について、営業部長の神原様に伺いました。

紙とExcelの併用による属人化と、情報が蓄積されない課題

── 導入前の管理体制と、当時の課題についてお教えください。

神原様：当時は、「紙文化」が根強く残っていました。ISO（国際標準化機構）を取得していることもあり、ペーパーレスへの意識は強くありましたが、実際には顧客管理や営業日報、売上管理といった重要書類の多くが紙で運用されていたのです。書類は年々増え続け、年度別に整理しても、必要な資料を探すのに時間がかかります。さらに、保管場所の確保も課題になっていました。「このままで、よいのだろうか」という危機感を、常に抱えていました。

また、Excelも併用していましたが、作成したデータは印刷してファイリングする運用のため、データと紙の二重保管で管理を行う状態でした。営業日報に関しては、紙を持参して外出先で手書きするスタイルでしたので、本人にしか理解できない情報も多かったです。データとしての蓄積という観点では、十分とは言えませんでした。

── 以前、システム化に取り組まれたこともあったと伺っていますが、当時はうまくいったのでしょうか。

神原様：結論から言うと、当時のシステムは十分に活用できませんでした。確かに、過去に一度顧客管理のシステム化に取り組んだことはあります。ただ、そのシステムはスマートフォンでの操作に対応しておらず、営業現場との相性がよくありませんでした。営業担当は外出することが多く、現場で入力できない点は致命的だったのです。帰社後に入力する運用を想定していましたが、戻ると別の事務処理が発生し、どうしても入力が後回しになってしまいます。その結果、システムは導入したものの、実質的には活用されていない状態が続きました。

── そのような状況は、営業活動にどのような影響を与えていましたか。

神原様：最大の課題は、営業活動が組織の資産として積み上がらないことでした。紙で管理していると、情報が時系列で整理されにくく、担当者個人にしか理解できないメモのような形になりがちです。そのため、担当変更や引き継ぎの際に、これまでの経緯が十分に共有されないケースも少なくありませんでした。

自分たちが日々積み重ねている営業活動を、個人の記録ではなく、組織として蓄積していく必要がある。そうした問題意識は、次第に強くなっていきました。

現場視点で見極めた、業務適合性重視の最適なシステム選択

── システム検討の経緯と、比較の中で重視されたポイントを教えてください。

神原様：検討当初は、まず名刺をなくし、そこに紐付いた顧客管理を実現したいという点でした。そのため、先にSansanを導入しており、次に検討するシステムについては「Sansanと連携できること」が前提条件でした。

比較検討については、複数社に説明を受け、実際にお試しで操作もしました。ノーコードのツールなども試しましたが、効率化を目的として導入するはずが、使い方次第ではかえって非効率になるのではないかという感覚がありました。当社の業務は一見シンプルに見えても、実際には工程や流れが複雑で、1回の説明では伝わりにくい部分があります。弊社ならではの構造や業務にうまくフィットしない場合は、「ここは譲れない」という判断になり、見送ることもありました。

重視したのは操作性と業務フローへの適合性です。営業が見積依頼を持ち帰り、案件化し、受注へと進むという一連の流れの中で、「誰が見ても分かりやすいこと」「顧客情報に適切に紐付けられること」など、現場で実際に使うメンバーの視点が重要でした。機能が豊富であること以上に、業務に自然に組み込めることを求めていました。

── @pocketを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

神原様：はい、機能自体もそうですが、担当者さんのレスポンスの早さと提案姿勢は大きな決め手でした。こちらが「こういうことはできますか」と相談した際に、「その形ではないのですが、この形ではいかがでしょうか」と、必ず代替案を提示していただけました。

単に可否を回答するのではなく、実現に向けた選択肢を提示していただいた点は印象的でした。結果的に、納得できる場面が多くありました。

紙運用から脱却し、営業活動への時間再配分を実現

── 導入後、どのような領域から導入を進め、運用面での課題にはどのように対応されましたか。

神原様：まずは顧客管理、営業日報、案件管理の整備から着手しました。導入から少し経って、現場管理部の現場日報でも利用を開始しました。以前は帰社後に入力する運用でしたが、@pocketはスマホから入力ができます。外出先で空いた時間に対応可能な利便性が評価されて、自然と社内での活用が広がっていきました。

一方で、導入初期には運用面での調整が必要でした。紙の場合は、手書きで提出すれば完了が明確ですが、システムでは誰がどのタイミングで入力したのか、完了したことに気付けないという課題がありました。受注報告についても同様で、データ上では自ら確認しに行かなければ状況が把握できません。その点は率直に相談をさせてもらいました。

最終的には、提出期限の17時に提出ボタンを押すと上長宛てに通知が届く運用に整理しました。お知らせ通知を確認する形にすることで、確認漏れを防止できました。いかに少ない労力で安定運用できるかが重要でしたが、導入から理想的な運用体制への移行は比較的スムーズだったと感じています。こういった運用のご提案をいただけたのも、ありがたかったですね。

── 導入後、日々の業務にはどのような変化がありましたか。また、営業現場ならではの効果はありましたか。

神原様：検索機能の利便性には、大きな変化を感じています。顧客情報に案件や見積、受注状況、過去のやり取りが紐付いているため、顧客情報を開けば、関連情報を一括で確認できます。以前は顧客管理、日報、見積データがそれぞれ分かれており、画面を行き来する必要がありました。その手間が減っただけでも、時間短縮につながっています。私は売上確認の機会が多いため、その点でも効率化を実感しています。

── 特にインパクトが大きかった成果について教えてください。

神原様：業務時間の使い方の最適化です。営業業務の可視化が進み、社内での情報共有のスピードと精度が向上しました。これにより、状況把握の時間が削減されました。また、従来の報告面談についても準備等の時間が必要でしたが日報の仕組みを作ることで報告は日報のみとしました。これにより、日報入力の質が向上しました。

@pocket導入後は、備考欄に必要事項を入力する運用へ切り替え、口頭での補足が必要な内容のみ個別に共有する形に変更しました。変更時には意見の違いもありましたが、「システムで代替できる部分はシステムで対応する」という方針で進めました。

その結果、報告のための時間と移動時間が削減され、新規アポイントの設定や事務作業、見積送付、顧客フォローなど、営業として優先度の高い業務に時間を充てられるようになっています。時間の使い方を見直し、より価値の高い活動へ振り向けられた点は大きな成果だと感じています。

案件データを分析し、営業活動をより戦略的にしていく

── 今後@pocketを活用して取り組んでいきたいことはありますか。

神原様：今後は案件データの収集をより細かく行い、営業戦略に活かしていきたいと考えています。当社は民間企業のお客様が中心で、製造業や食品関連など業種も多岐にわたります。期間ごとの傾向などを可視化しながら、より戦略的な営業活動をしていきたいです。その点についても相談をしながら、活用の幅を広げていきたいと考えています。

── 最後に、@pocketはどのような企業に適していると感じますか。

神原様：自社の仕組みがやや複雑だと感じている企業には適していると思います。業務効率化や紙文化での管理に課題を持っている場合には、検討する価値があるのではないでしょうか。現場の実態に合わせて運用を構築できることは、大きなメリットだと感じています。

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