導入事例

マイクロソニック株式会社様の導入事例

医療機器の研究開発から製造販売を手がけるマイクロソニック株式会社では、事業の拡大と従業員の増加に伴い、紙とファイルで行っていた従来の管理方法に限界を感じていました。承認プロセスの非効率化や書類管理の煩雑化といった課題を解決するため、低コストで柔軟なカスタマイズが可能なノーコード業務アプリ作成ツール『@pocket』を導入。今回は、導入の決め手や導入後の効果について、総務部の小池様にお話を伺いました。

社員増加で限界に。紙ベースの承認フローが業務のボトルネックに

──『@pocket』導入前の承認フローと、当時抱えていた課題を教えてください。

小池様：当時は社員数も少なかったこともあり、書類を印刷して上司に手渡しするアナログな承認フローでした。
専用システムは使っておらず、PCや社内サーバー上に顧客ごとのフォルダを作成し、受注のたびに見積書・発注書・請求書などを都度格納する運用です。
少人数の段階では問題ありませんでしたが、事業が拡大して社員が増えるにつれて処理が追い付かなくなり、書類回覧の遅延が目立つようになりました。そこで、事務作業をシンプルにし、全体のスピードを上げることを目的にシステム導入を検討し始めました。

──社員数が増えたことで、スピード以外にも課題が出てきたのでしょうか。

小池様：社員や部門が増えるにつれ、承認者の数や経路が複雑化し、扱う書類そのものも増加しました。その結果、回覧中の書類がほかの書類に紛れて承認フローがストップしてしまったり、「印鑑はもらえたか」と毎回口頭やメールで確認したりする必要があり、非常に非効率な状態でした。
「このままでは業務が回らなくなる」と、危機感を抱いていたのが正直なところです。

低コストと自社のニーズに応える「自由度の高さ」が導入の決め手に

──システム導入を本格的に検討し始めた理由と、『@pocket』の第一印象を教えてください。

小池様：きっかけは、親会社からの出向者の方に『@pocket』を紹介していただいたことでした。「以前の職場で使っていて、管理がとてもスピーディーにできた」という話を聞き、まずは説明会に参加してみることにしました。

説明を聞いている段階では、正直「少し難しそうだな」と感じる部分もありました。ただ、それ以上に「これを使いこなせば業務が一気にスピードアップする」という期待が大きかったです。複数の社員が同じ書類を確認し、共通認識を持てる点には大きな可能性を感じました。

──他社ツールとの比較検討の状況と、『@pocket』の導入の決め手はどこにあったのでしょう。

小池様：社内で他社ツールをいくつか比較しました。そのうえで『@pocket』を選んだ理由は2つあります。
1つ目は導入コストの低さです。初期設定を安価に依頼できる点は、IT投資に大きな予算を割けない当社にとって非常に助かりました。
2つ目の理由は、最も大きな決め手でもあったのですが、当社の要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる自由度の高さです。世の中には高性能なアプリがたくさんありますが、機能が多すぎると使いこなせないこともありますし、自社にぴったりのものは意外と見つかりません。その点『@pocket』は、必要な機能だけを当社向けに組み込めるため、「思ったことを形にしていける」サービスだと感じました。

承認が最短数分に。劇的な時間短縮とペーパーレス化を実現

──『@pocket』導入後、実際にどのようなアプリを活用されていますか。

小池様：現在は、稟議書、出張申請、経費精算といったワークフロー系のアプリを中心に利用しています。営業だけでなく、マーケティングや技術系の社員も活用しており、全社的な業務効率化につながっています。今後は、営業活動の本格化に合わせて、営業部門向けの専用アプリも作成していく予定です。

──開発から導入までの期間はどれくらいでしたか。

小池様：他業務と並行しながら、「この方が使いやすい」「こういう機能も追加したい」と社内で意見を出し合い、どの形が最適なのか丁寧に検討していきました。そのため初期設定には約1ヶ月ほどかかりましたが、自社に合った仕組みを作り込むためには必要なプロセスだったと思っています。一方で、開発自体はノーコードで進められるので、構想が固まってからはスムーズに形にできました。

──導入後の変化を教えてください。

小池様：効果は非常に大きかったです。例えば稟議書の場合、紙の運用では印刷して承認者の席まで持っていく必要がありましたが、今は作成が完了した瞬間に次の承認者へ自動で回ります。承認者の手が空いているかどうかを気にしながら渡す必要もなくなったため、この違いは本当に大きいと感じています。

──具体的にどれくらい時間が短縮されましたか。

小池様：承認者が4名いる書類だと、以前は全員から印鑑をもらうのに丸1日かかることもありました。今では早ければ数分で承認が完了します。また、承認者が出張中でも滞りなく進むようになった点も大きいです。紙の運用では、出張から戻るまで承認フローが止まっていましたが、現在はPCやスマートフォンからその場で承認可能です。物理的な制約がなくなり、業務スピードを落とさずに済むようになりました。意思決定の速さは、会社の業務効率に大きく影響していることを実感しました。

──プラグインも活用されているとのことですが、どのような便利さがありますか。

小池様：プラグインを導入したことで、会社名や品名を手入力せず、マスターから選択するだけで自動反映されるようになりました。入力の手間が大幅に減り、非常に助かっています。間違い防止のためにコピー＆ペーストしていた負担も、現在はなくなっています。

今後の事業拡大と、それを支える手厚いサポート体制への期待

──導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

小池様：担当の窓口が明確に決まっているため、安心して相談できています。また、不明点や要望を問い合わせると、いつも迅速にご対応いただけるので助かっています。レスポンスが非常に早く、万が一トラブルが発生してもすぐに解決できる点は心強いです。

──電子帳簿保存法改正への対応状況はいかがでしょうか。

小池様：その点についても対応済みです。請求書にタイムスタンプを付与できるプラグインを追加し、真正性を担保しつつ、インボイス制度に対応したフォーマットで請求書を管理できるようにしています。自社だけでは対応が難しい法改正も、システムによってスムーズに進められるのは非常にありがたいです。

──『@pocket』はどのような企業におすすめできますか。

小池様：業務面で言えば、紙や個人PCのフォルダで書類を管理している企業には特に効果が大きいと思います。導入によって業務スピードが上がるだけでなく、属人化の解消や情報共有のしやすさにもつながり、確認漏れや伝達ミスの防止にも役立ちます。
また、規模感という点では、中小企業や個人経営の会社様に特にフィットする印象です。高額なシステムは導入をためらってしまいがちですが、『@pocket』は費用面でも良心的で、導入のハードルが低いのが特徴です。大きなIT投資は難しいものの、今の非効率な業務フローを改善したいと考える企業には最適な選択肢だと思います。

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