導入事例

ドリームクリエイト 様の導入事例

”一人一人と向き合い一緒に夢を叶える”を経営理念に掲げるドリームクリエイト。

人材派遣事業を中核に、アクアリウム事業や飲食事業などの事業を展開している。

今回人材派遣事業において、日々増加する情報管理の問題を解決すべく@pocketを導入した経緯とその効果について、取締役の野上紀子氏にお伺いした。

スプレッドシートの問題1：情報が見づらく、探しづらい

人材派遣事業では、企業側の要件（案件）と派遣人材の情報をスプレッドシートで管理していた。当初は問題なく管理できていたが、事業が成長して案件や人材の情報が増えて行くにつれ、スプレッドシートの管理では限界を迎えたという。

「スプレッドシートを見てもどの企業に提案しているか、どの案件がダメだったのかが把握できなくなってきました」と野上氏。また「スプレッドシートに人材情報が埋もれてしまって、今動かせる人が誰かもわからない状況になった（野上氏）」というように、案件・人材どちらから見ても情報が探せず、業務遂行が難しくなってきていた。

日々更新されていく履歴情報も含めて情報を容易に探せるよう、スプレッドシートに代わるシステムを検討する必要に迫られていた。

スプレッドシートの問題2：外出先からの利用が難しい

また案件や人材の情報は、社内だけでなく現場のスタッフ管理者も取り扱っている。現場のスタッフ管理者はPCを触れない環境にいることが多く、スマホで情報を閲覧・入力していた。

スプレッドシートは、スマホでは見づらく入力しづらい。システム化を行うにあたっては、ストレス無くスマホで運用できるシステムであることを重要と考えていた。

効果1：情報が見やすく、探しやすくなった

@pocketで情報管理をするようになり、案件や人材といった情報も見やすく探しやすくなった。スプレッドシートのように、どこにどの情報があるかわからないということはない。必要な情報へ即座にたどりつけるようになった。

またシステム選定時に重要なポイントと考えていた「社外からのスマホ利用」に関しても非常に快適な操作性だった。スマホでも必要な情報を探せるし何より見やすい。

PCでもスマホでも使いやすいシステムが実現でき、スプレッドシートで問題視していた点は全て解消した。

効果2：リアルタイムで情報共有ができる

スマホでの運用が快適になったため、情報の閲覧だけでなく入力もリアルタイムでできるようになった。

スプレッドシートはスマホで入力しづらかったため、商談情報などの入力はPCが使える環境に移ってから入力することが多かった。リアルタイム性は無く、細かな商談メモも記録してはいなかった。

「スマホであれば外出先でも時間をあけず入力するため漏れがありません。また情報共有もリアルタイムで行えるので、非常に便利です」と野上氏。
社内、社外問わず、@pocketでリアルタイムな情報共有ができているようになったということだ。

プラスの成果：スキルシートの制作工数削減

その他にも成果があった。

人材情報を企業に提出する際、スキルシートという形で提出することがある。このスキルシートは企業ごとにフォーマットが決まっていることが多いため、スプレッドシートで人材情報を管理していた時は、都度企業ごとのスキルシートに転記するなどして作成していた。

@pocketには入力データを登録されたフォーマットに合わせて出力できる「帳票出力プラグイン（オプション）」がある。帳票出力プラグインを使えば、ExcelやPDF形式で企業ごとのスキルシートで出力ができる。スキルシートへの転記の手間がなくなり、事務工数削減に繋がったという。

その他のアプリで便利に活用

ドリームクリエイトでは、当初の問題であった人材管理や案件管理以外にも、様々なアプリを活用して便利に使っている。次に2つほど例を挙げる。

活用例1：請求書作成アプリ

Excelで行っていた請求書作成を@pocketでアプリ化した。

Excelの情報は共有しづらいため「請求書の金額確認など、社外のスタッフから問い合わせが入った場合、都度調べて回答する問い合わせ対応の手間があった（野上氏）」という。

@pocketで請求書を含んだ請求データを管理するようにし、社外からの確認も可能できるようにした。「@pocketを見ればわかる状態（野上氏）」にできたことで、問い合わせ対応の時間も削減されるようになった。

活用例2：日報管理アプリ

飲食事業やアクアリウム事業では、売上や在庫といった日報情報をスプレッドシートで管理していた。

スプレッドシートでの運用は、1日1シートの1ヵ月31シートで運用し、売上の集計は数式を駆使して行うイメージだ。シートに分かれているため「探すのも大変。その日のスプレッドシートを開いていくのも大変。活用しづらいので、見られない日報になりがち（野上氏）」という状況だったとのことだ。

また次の月になると新しくシートを準備し、都度数式を組み直す運用だった。数式がずれると修正の手間も発生する。スプレッドシートから@pocketへ運用を切り替えることで、その作業は全てなくなった。
「今考えるとその時間も無駄でした」と野上氏。@pocketで日報の運用もスムーズにいくようになったということだ。

今後の活用について

スプレッドシートで運用していたものを@pocketに置き換えて、数多くの業務改善ができたというドリームクリエイト。

「@pocketが無いと大変なことになる（野上氏）」というレベルで活用していただいている。

今後も様々なアプリを活用し業務効率を上げ、”一人一人と向き合い一緒に夢を叶える”という経営理念を実現するよう、社員とともに新たな事業展開へと進むことだろう。

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