導入事例

株式会社アイアットOEC 総務部の導入事例

@pocketの開発・提供を行っている弊社アイアットOECでは、自社内でも積極的に@pocketを活用しDX推進を図っている。

今回、弊社総務部課長の山本恭久氏に協力をいただき、@pocketを活用した業務改善について事例紹介をする。

各部門からの対応をスムーズに

様々な書類やデータを管理している総務部には、それらを利用したい各部門から利用依頼が入る。
たとえば入札や契約業務を行うために、印鑑証明書や納税証明書の取得依頼が入るというようなものだ。

依頼の連絡方法に決まりは無く、チャットや電話、メールなど様々なツールで受け付けていた。
総務部では受け付けた後、内容の不備を確認して不備があれば依頼者へ確認の連絡。不備が無ければExcelに依頼者や内容などを記載して進捗管理する。そのような流れで業務を行っていた。

「連絡が入ってくるのがバラバラですので、見落としや対応漏れに気を使います。またExcelに転記していく必要があるので、かなり負担の大きい事務作業が発生していました」と語る山本氏。
依頼者のことを考えると、早く対応してあげたいという気持ちはあるのだが、一本化されていない窓口の問題と、Excel管理の手間の問題があり、とても円滑な対応とはいえなかったという。

解決に向けてのアプリ作成

問題解決を目指し、まずは問い合わせの多い印鑑証明書、納税証明書の書類利用依頼をアプリ化した。
依頼する側は「証明書発行依頼アプリ」に内容を記載するだけだ。チャットやメール、電話でバラバラに受け付けていた依頼は「証明書発行依頼アプリで申請」となり、窓口は一本化された。

アプリを見れば、誰が、いつ、何を請求してきたかがわかる。未処理、対応完了もアプリ内で管理できるので、進捗管理のために転記する作業は無くなった。もちろん、対応の見落としや対応漏れ、内容の不備もない。

見落としや対応漏れの発生といったストレスや、Excelへの転記という事務作業が無くなり、依頼への対応は非常にスムーズにできるようになった。

他にも次のような効果も見られた。
書類はアプリ内にPDFとしてアップしているため、同じような依頼があった場合、原本に拘らない書類であればすぐに渡せる状態ができるようになった。

依頼側からもこの仕組みは好評で「お互いがストレスなく円滑に業務を回せる理想の状態（山本氏）」となっているとのことだ。

社内面談の改善への取り組み

総務部では人事関連の業務も行っている。
人事関連の改善として、まず社内面談をアプリ化して取り組んだ。

社内面談は、総務（人事）・上長・従業員の3者のギャップ解消が重要だと考えていた山本氏だが「その場の雰囲気で言いそびれてしまうこともある（山本氏）」とも感じていた。

その場限りの面談にならないよう、ギャップの見える化をする「面談アプリ」を作成する。
面談アプリは、面談を控える従業員自身が事前に業務内容やキャリアプランを振り返り、所感を記入するアプリだ。通常業務の負担にならないよう、入力項目も必要最小限に抑え、要点を整理できる作りとなっている。事前提出はアプリへ登録するだけで完了し、関係者以外は見えないように閲覧制限を設けた。

自分自身の今までを振り返り、上長や総務との面談に臨むことでお互いに理解が深まる。面談アプリはお互いの考えのギャップ解消に役立てられ、社内面談の質の向上に繋がっている。

今後の@pocket活用

作成アプリ例

面談アプリ

その他作成アプリ一覧（事例取材時）

開発したアプリ	@pocket活用前
採用＆人事管理	Excel
テレワーク日報	他ツール
各種証明書発行依頼＆発行済み証明書一覧	他ツール
面談（新入社員、昇格者）	Excel
総務業務説明書（業務フロー）＆用語集	Excel
点呼記録（アルコールチェック）	なし
車両管理（リース車）	Excel
業務、売掛、買掛共有アプリ	Excel
昇格試験管理	Excel
年賀状リスト	Excel
退職金管理	Excel
教育研修実施記録＆受講アンケート、教材管理	他ツール
ゴルフコンペ管理	Excel
昇給昇格評価管理	Excel
総務省提出書類管理	なし

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