導入事例

株式会社報商製作所 様の導入事例

1984年創業の株式会社報商製作所。「常に提案し、そして考える」を社是とし、豊富な経験・実績を軸に消防器具や撒水器具、船舶器具の製造販売を行っている。

報商製作所では、営業日報の課題解消のためにITツールを探していた。今回@pocketへの導入を行った経緯と課題解消について、総務経理部 次長 齊藤 茂 氏にお聞きした。

@pocketの導入前の課題について

報商製作所では、営業からの報告共有に2つの課題を持っていた。

1つは情報が埋もれるという点、もう1つは上長から営業担当へアドバイスが入れにくいという点だ。これは報商製作所の顧客管理方法の仕組み上発生していた。

報商製作所では、見込み顧客と既存顧客は別のツールで記録していた。見込み顧客は1社ごとに異なるExcelファイルで管理し、見込み顧客から既存顧客になれば、別のツールで日報を記録するという具合だ。

2つに分かれて記録されるという問題もあるが、特に問題となるのはExcelを使った営業報告だった。Excelは簡単に記録できる反面、情報が探しにくいという難点がある。また双方向でもないため、上長から営業担当へアドバイスが入れられない。

そのため上長への報告や相談、また上長からのアドバイスは、メールや口頭で行われており、後から振り返りづらくコミュニケーションに問題がある状況だった。

ツールの選定から導入まで

導入後から課題解消まで

見込み、既存と分かれていた顧客管理を@pocketで一元管理した。

顧客情報の分断が起こっていたものが、同じデータベース上に顧客ごとに整理されて記録されているので、情報が埋もれることは無い。Excelではなくデータベース化されているので、探すのも容易だ。見込み顧客、既存顧客とも、営業活動の報告は同じオペレーションでできるため、シンプルな運用にも繋がった。

実際の営業日報の運用は次のとおりだ。
営業担当は@pocketに営業日報を記録。上長が営業日報を確認して、コメント機能を使いアドバイスを残す。また営業日報やコメントの未読情報は、お知らせBOXに表示されているため、見落としはない。

この一連の運用で「上長から営業担当へのアドバイスが難しい」という課題は解消した。

また「他の営業もやり取りが見えるので、参考にすることもできているようです」と齊藤氏。上長と担当間のコミュニケーションとしてだけではなく、営業どうしの情報提供やアドバイスといったコミュニケーションの活性化にも繋がったようだ。

その他にも「忙しく業務をしている上長の方も、外出先からスマホで営業日報が見られますし、コメントも入れられます」（齊藤氏）というように、よりコミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上にも繋がっているようだ。

応用と今後の展開

営業日報の課題解消を目的として導入した@pocketだが、上長と営業担当間の円滑なコミュニケーションができたという実感から、新たに「連絡日報」というアプリを作成して運用しはじめた。

「営業日報」と「連絡日報」の違いは、主には共有レベルの違いだ。
営業日報は営業全体に共有されるものだが、連絡日報は上長と担当しか閲覧出来ない。担当から上長への日々の業務報告や相談といった用途で使用しており、気軽に上長と担当間のコミュニケーションが取れるツールとして活用されている。

また4月から始まったアルコールチェック義務化の確認記録簿にも@pocketを活用しており、今後も社内のデジタル化や情報共有の推進として、@pocketで様々なアプリを作成して活用していくということをお聞かせいただいた。

作成アプリ例

営業日報

連絡日報

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